電子檔案管理問題探討

文/吉林四平市軍隊離休退休干部服務管理中心 亢文靜

我國檔案管理逐漸走向網(wǎng)絡化與電子化時代，許多電子文件歸檔后由管理人員將其形成電子檔案，電子檔案的出現(xiàn)沖擊了傳統(tǒng)的檔案管理模式，推動我國檔案管理走向現(xiàn)代化以及信息化。但電子檔案也存在一些不足，比如其管理信息容易被人為篡改，數(shù)據(jù)不加以保護也容易丟失，整體依賴于計算機。因此，電子檔案管理人員必須要具備專業(yè)的知識技能，及時發(fā)現(xiàn)電子檔案管理中存在的問題并進行解決，更好地促進電子檔案管理水平的提升。

一、電子檔案管理存在的問題

（一）缺乏對電子檔案管理的重視程度。伴隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)與網(wǎng)絡化技術都逐漸應用到辦公設備中，檔案管理部門的傳統(tǒng)紙質文件管理工作也逐步被電子檔案管理所取代。但有些檔案管理人員思想陳舊，缺乏對電子檔案管理工作的正確認識，從心理層面沒有認識到信息時代給檔案管理工作帶來的改變，忽視了電子文件及數(shù)據(jù)的收集及整理。特別是由于檔案管理人員忽略了電子檔案的重要性，所以在日常辦公過程中并不會使用電子文件對收集上來的數(shù)據(jù)整理歸檔，有很多電子文件上傳到管理人員手中，但管理人員不會對其進行整理。另外，有些檔案管理人員雖然逐漸了解了電子檔案的重要性，但在對電子文件管理過程中由于缺乏專業(yè)技術與認真態(tài)度，使文件存在被人為篡改的可能，容易被黑客盜取文件中的信息。

（二）缺乏有效的管理方式。目前我國電子檔案管理工作起步時間較短，仍然處于初步發(fā)展時期，缺乏科學有效的管理方式。有些管理機構由于設備儲存過低，存在新電子文件覆蓋舊電子文件的情況，并且沒有在紙質文檔與電子文檔之間建立統(tǒng)一有效的管理方式，造成很多文件丟失。同時加上檔案管理人員培訓教育缺失，很多檔案管理部門的管理人員年紀較大，缺乏技術型的復合型管理人才，雖然引入了先進的辦公設備，但由于人員不能勝任信息化管理工作，造成現(xiàn)代化的管理技術無法充分在檔案管理中發(fā)揮其作用。

（三）缺乏法律作用。雖然公眾不斷認可電子檔案的應用，但是在法律上強調只有紙質原件才具有憑證作用。但當前電子文件沒有固定載體，也沒有固定機構專門做電子檔案的管理工作，這就造成一些文件轉化成電子檔案之后缺乏明確的原始憑證性，相關部門也沒有對其作出規(guī)定，導致檔案的可信度沒有制度做保證。

二、電子檔案管理問題解決措施

（一）加強電子檔案的安全管理工作。檔案管理機構應加強對電子檔案管理設備的日常維護及不斷健全管理體系。首先，應建立一套完整的管理體系來保證電子檔案的安全性，應具體明確每位工作人員的具體責任，做好每一環(huán)節(jié)電子歸檔工作，當電子檔案形成后必須仔細核對，信息無誤后才可歸檔入庫，保證各種形式的電子文件能夠科學有效地被歸檔保存。其次，需要增強網(wǎng)絡的安全管理力度，聘請專業(yè)人員建立數(shù)據(jù)恢復和備份體系，通過各種網(wǎng)絡手段更好地抵抗人為或病毒帶來的損害。最后，針對重要文件，在其電子歸檔之前，需要保存一些具備法律效力的憑證性文件，保證文件的有效性。

（二）加強對新型管理人才團隊的建設。在當今信息時代，只有掌握先進信息技術的工作人員及機構才能真正避免出現(xiàn)安全風險。因此電子檔案管理機構應對管理人員進行定期培訓。首先，應逐漸轉變員工的傳統(tǒng)理念，讓他們認識到電子檔案管理的重要性。其次，電子檔案管理機構應加強對人員素質的培養(yǎng)，通過多種形式培訓逐步提高員工的技術及理論水平，幫助員工按照相關規(guī)定熟練操作電子設備，有效運用管理設備對電子檔案進行高效管理。最后，要優(yōu)化內部管理機構，通過各項制度來對電子檔案管理的違法亂紀行為進行處罰，提高人員工作效率。

（三）制定規(guī)范的電子檔案管理體系。在電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)中，都存在著信息丟失或被更改的風險，為更好地提高電子檔案管理的質量，應針對電子檔案管理工作制定相對應的法律法規(guī)，制定保密協(xié)議，對重要性及機密性文件做好特殊規(guī)定。同時針對企業(yè)來說，要依據(jù)這些電子檔案制定系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，不斷對檔案信息資源進行完善，保證數(shù)據(jù)資源能夠實現(xiàn)內部共享。

三、結束語

電子檔案管理模式將會成為未來主要的辦公方式，加強電子檔案管理工作有著非常重要的作用。由于每天都會產(chǎn)生大量的電子文件，對檔案管理人員的專業(yè)素質提出了更高要求，因此電子檔案管理機構必須制定完善的規(guī)章制度，加強對工作人員的培訓，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，從而提升我國電子檔案管理水平，幫助電子檔案管理工作更好更快地發(fā)展。