醫院人事檔案中精細化管理的應用對策

文/泰安市中醫醫院 孫立梅

人事檔案對于任何企業來說都是重要的信息資源，對醫院來講當然也不例外。人事檔案在醫院中所扮演的角色是人才相關信息的載體，它記錄著每一個人的個人信息、學歷、思想品德、相關經歷、職稱以及獎勵處罰等內容。醫院的管理層可以根據人事檔案了解本院人才的組成情況，還可以根據檔案記載及時安排相關人員進入適合他們的崗位，也是人員調配升遷的重要依據。目前，隨著社會的不斷發展，醫療衛生機構的改革也不斷深入，隨之而來的，醫院的人事檔案管理工作也將面臨著越來越高的要求，醫院如何對人事檔案進行科學精細的管理，也是人事檔案管理者們需要思考并且亟待解決的問題。

一、醫院人事檔案管理中存在的問題

（一）醫院對人事檔案管理不夠重視。隨著醫院人事制度的不斷改革和深入，之前檔案的秩序被突然打破，隨之而來的便是人才的流動性日益加大，這些情況都導致了人才的引入受到極大的阻礙，甚至引發了許多諸如檔案在卻無人或者是有人卻無檔案的情況發生。醫院因為它的特性，所以普遍存在著重視醫療技術發展但是卻忽略人事檔案管理的現象。很多醫院的管理層沒有意識到人事檔案管理的重要性，認為它只是將醫院人員進行簡單的記錄，對人事檔案管理的作用存在認識上的偏差。

（二）管理手段落后。因為醫院對于人事檔案管理的不重視，所以對檔案管理方面的投入也較少。辦公環境簡陋、設備陳舊、硬件設施不全等都是經常出現的現象。很多辦公場地還不滿足防火防潮防盜的安全要求，并且辦公場地集人員日常辦公、檔案閱覽、倉庫儲存為一體。雖然現在無紙化辦公已經普及，但是在醫院，檔案管理人員從人事檔案的收集、整理、歸類、存檔等還都是采用手寫的方式，紙質資料非常多。檔案的利用率和人員的辦公效率都很低，還因為紙張較多占據更大的空間，也不利于保存。

二、醫院人事檔案精細化管理的措施

（一）將信息化管理運用到人事檔案管理中。隨著計算機技術以及互聯網的高速發展，醫院人事檔案的信息化管理是大勢所趨。醫院需要加快信息化管理的建設腳步，推動人事檔案管理的改革進程。醫院可以將改革逐步進行，在人員選擇上需要安排業務能力強并且責任心強的人來完成此項工作。因為醫院人才眾多，可以分科室逐步進行：首先建立人才資源庫，將院內的人才逐個錄入到資源庫中。資源庫錄入完畢之后，可以將信息進行共享，讓大家都能看到醫院內的優秀人才，這樣也會形成良性的學習之風。這樣的方式不僅方便了人事檔案人員的管理工作，更加方便了管理層對于本院內人才的掌握，不論是崗位晉升還是作重大決策都能快速知道醫院內人才情況，然后進行科學的決斷。

（二）健全檔案管理制度。管理制度是對于管理方式的一份指導文件，并且能夠對管理行為進行一定程度的約束。加強人事檔案管理需要健全檔案管理的相關制度。在完成信息化管理之后，因為人事檔案也存在一定的隱私性，所以如何運用和管理還需要科學地進行規劃。管理人員需要對檔案進行分類，哪些人員的檔案可以進行公開，哪些需要保密；哪些檔案內容可以公開，哪些內容需要保密；管理中是否所有人都有權限對于檔案進行查閱；面對醫院人員的大量查看，怎樣合理安排時間，這些都是需要考慮的問題。這些問題的解決需要根據醫院的實際情況進行劃分，可以先進行試運行觀看一下效果，如果一旦出現問題，還可以及時進行調整。這樣的方式能夠先發現制度的弊端，然后根據實際的摸索再進行改正，制定出科學有效的管理制度。

（三）建立良好的醫院文化。在對醫院的人事檔案進行精細化管理時，還需要建立良好的醫院文化。我們都知道，企業文化是一個企業的核心，良好的文化能夠影響員工的行為，為管理和發展打下基礎，醫院亦是如此。醫院想要進行改革，想要對人事檔案進行精細化管理，那么首先就需要使醫護人員們意識到精細化管理與傳統的管理有何不同。傳統的人事檔案管理認為保存好資料就是工作的核心，但是精細化管理需要做的是適應市場的運行機制，還要為醫院及時提供人才方面的相關資訊，強化人事檔案管理，提升醫院的管理實效。在工作之余，院方還需要實時關注醫護人員的素質培養，為他們制定工作計劃，并且按時提供相關培訓，增加人員相關技能。良好的醫院文化需要有人文關懷，關注員工的自身動態和實際需求，給予他們切實的幫助，讓他們實地感受到院方對于員工的關心，這樣能夠激發他們的工作積極性，促進他們成長。

三、結束語

總而言之，醫院的人事檔案管理需要推陳出新，將傳統的管理模式改為精細化管理，這不僅方便了檔案管理人員的工作，還對醫院的人才引入和運用起著非常大的作用，醫院應該予以重視。