淺談發揮醫院人事檔案的作用

文/山東省鄒城市嶧山鎮衛生院 蔣興

醫院人事檔案是醫院在人事管理工作中形成的反映醫院干部、職工參加社會實踐活動情況的真實記錄。也是醫院檔案全宗的重要組成部分。

一、醫院人事檔案的作用

（一）人事檔案為醫院的發展提供人才信息。人事檔案是歷史地、全面地了解一個人的必要資料，是人事工作中有利于正確評價人才的一種依據，對人事任免、工作調動有重要作用。人事檔案的使用是我們黨幾十年來行之有效的工作制度。不看人事檔案，不了解一個人的歷史情況和全面情況就草率使用的作法，不僅違背了人事工作的程序和制度，而且很容易造成用人不當，給工作造成損失。在我國經濟建設突飛猛進的今天，作為社會保障系統的醫療單位在抓經濟效益的同時，注重醫院內部管理的科學性，使醫院的人、財、物得到合理利用，發揮出最佳效益。人事檔案能在此過程中發揮其作用，為醫院各個部門合理地提供人才信息，選拔出各部門所需的優秀人才，推動醫院的改革，更好地為社會各界服務。

（二）為領導選人用人提供真實可靠的依據。我國在建設有中國特色的社會主義偉大事業中，確定了選拔和使用干部必須堅持革命化、年輕化、知識化、專業化的標準，而且選擇和啟用這樣的干部時，人事檔案則可歷史地、全面地為選拔使用干部的部門正確提供。人事檔案是確定和澄清個人有關問題以及進行政治審查的憑證，有關個人的年齡、籍貫、文化程度、參加革命工作時間、人黨入團時間、工資級別、健康狀況等問題，看起來似乎是一些一般性的情況，但有時起著重要的作用。

（三）人事檔案是一個人歷史的真實記載。人事檔案反映的是一個人參加社會活動的全過程，是一個人在社會上的歷史面貌的體現。從這個意義上講，人事檔案是一個歷史過程真實記錄的客觀反映，也是我國人事管理中最重要的原始資料之一。因此，是編寫人物傳記和專業史志的寶貴史料，有時，還能為公檢法部門提供有關問題的憑證。這就使的人事檔案的真實性、嚴肅性、純潔性得以體現。

二、加強人事檔案管理，發揮人事檔案作用

在我國經濟迅速發展的今天，充分發揮人事檔案的資源，為醫院各個職能部門，為臨床以及醫技部門推薦專門人才，提供人才信息，為發展醫院經濟，保障社會效益保好駕、護好航。這也是醫院人事檔案擔負的重要歷史責任。為此，人事檔案管理人員必須通過有關部門經常地、認真地收集干部職工任免、調動、考察考核、培訓、獎懲以及發明創造、科學研究等工作中所形成的反映干部職工德、能、勤、績的材料，不斷充實人事檔案內容，更好地發揮人事檔案的作用、為醫院的發展更好地服務。

（一）建立全國醫院人事檔案信息通用數據庫的構想。我們應當著力開發醫院人事檔案管理的自動化系統，使人事檔案工作實現數字化、信息化管理，也可以借鑒先進國家采用縮微技術來存儲檔案信息，實現人事檔案管理工作的現代化。針對我們目前的國情，各級醫院檔案管理部門必須盡快建立檔案的管理體系，并把醫院人事檔案也納入全國檔案工作管理體系，使人事檔案的利用達到信息化的水平。

（二）加強大中專院校畢業生檔案轉遞的管理。大中專畢業生是國家培養的專門技術人才，他們將是醫院未來的希望。轉好、管好他們的檔案非常重要。因此，必須按照國家規定、順利地轉遞到用人單位，為這些畢業生的將來打下良好的基礎。

（三）加強檔案填寫的管理。近年來，干部履歷、職工登記表檔案中存在著年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高，職務越填越大的混亂現象。為此，筆者建議：一要狠抓思想教育，牢固樹立實事求是的思想作風。二要建立填寫檔案材料責任制，明確分工，責任到人，定期檢查，有錯必糾。三要加強對人事檔案管理的領導，堅持糾錯治亂，確保人事檔案的準確性。四要建立健全職工檔案管理制度，嚴把檔案入檔關。

（四）提高人事檔案管理人員的管理水平。在今天科學技術瞬息萬變的科技時代，檔案管理工作人員應主動適應改革，采取自學、外培和外學等辦法，不斷提高自身的專業知識結構，并且應掌握一些最新的科學管理辦法。作為人事工作的重要組成部分，組織人事科長是人事檔案工作中的組織者和管理者，在人事工作中起著舉足輕重的作用。作為新世紀的人事檔案管理者，應更新知識，更新觀念，站在改革的前列，轉變管理模式，從經驗管理走向科學化管理，從服從、被動的管理轉變為發揮創造性的參與管理。

（五）加強人事檔案員的培訓。目前，人事檔案員層次不齊，文化水平低，知識面不廣。隨著社會的進步，按照人事檔案科學發展的要求，應注意人事檔案員素質的培養、知識的更新和技能的提高，建立多渠道、多層次的在職檔案管理人員培訓制度。培訓內容要適應人事檔案領域的技術發展，著力培養精通人事檔案整理、保護、利用、檔案宣傳和外事工作以及計算機管理等各種門類知識的人員，并通過溝通、激勵、疏導、改善人事檔案管理人員的心理環境，充分調動他們的主動性積極性，以便全身心地做好本職工作。

三、小結

在醫院檔案工作中應樹立服務意識，拓展服務手段，加強人才隊伍建設，多方位為公眾提供優質信息服務。使得醫院檔案工作能適應信息時代的發展需要，使醫院檔案工作真正融入社會發展之中，融入人民群眾的工作和生活之中。