醫院辦公室檔案管理規范化的對策分析

文/鄭州市第七人民醫院 趙雅博

一、淺析醫院辦公室檔案管理現狀

檔案是用來記錄單位運行的重要依據。而醫院辦公室檔案則是記錄醫院工作以及患者信息的主要依據，其對醫院工作的正常開展有著極其重要的影響，而且醫院辦公室檔案的有效管理，對整個醫院的管理工作有著重要的影響。但是，眼下我國的醫院辦公室檔案管理仍然不太規范，而且還存在一定的問題。

（一）缺少專業的檔案管理人才。縱觀我國的醫院辦公室檔案管理，諸多醫院的辦公室檔案管理工作都存在一定的問題，而且在管理方面比較混亂，其主要原因是由于醫院缺乏專業的辦公室檔案管理工作人員，很多醫院檔案管理工作人員系非專業人士，因此對醫院檔案管理工作不太熟悉，這就導致醫院辦公室檔案管理工作難以規范化進行，因為既懂醫學專業，又懂檔案管理的人才屈指可數。

（二）只重視病歷檔案的收集管理，忽視其他檔案的管理。很多醫院本著對患者負責的原則，對患者的病例都會有所保存，而且還設有專門的病例檔案，便于患者情況的查詢和管理。但是有些醫院只重視對病例檔案的保存，卻往往忽略了對其他檔案的整理、存檔和管理，比如醫院行政運行的相關資料，這些資料總是被忽視，經常不能得到有效管理。

（三）醫院檔案管理機制不健全。醫院是極其重要的有關民生問題的基礎設施建設，所以醫院是比較特殊的場所之一，所以其檔案的形式也多種多樣，而且不同的檔案有不同的保存方式，而且還有保存時間的長短。由于部分醫院并沒有細化檔案的管理，也沒有采取相對應的管理措施，致使醫院檔案管理機制不健全，這就直接影響了醫院辦公室檔案管理的規范性和有效性。

二、檔案管理規范化的可行性對策分析

（一）傳統保存的檔案有利于進行規范化管理。以前，我國的科技發展較為落后，因此醫院辦公室檔案的管理，都是傳統的方式進行保存，而且一般都是紙質檔案，雖然紙質檔案的保存方式在管理方面有一定的難度，甚至有些檔案存在管理不完善等問題，但是這些紙質檔案可以為現代手段進行保存的方式提供保障，也能為檔案的規范化管理提供有效條件，雖然以前醫院對檔案的管理并沒有給予重視，但是本著對患者負責的態度，部分醫院也對患者檔案進行了保存，這些檔案便可以作為檔案管理的有效資料，并進行分類、整理和歸檔，就可以很容易地整理出醫學檔案，從而有助于加強醫院檔案管理的規范化。

（二）傳統的模式有助于建立統一的管理體系。受傳統的檔案管理模式的影響，當前部分醫院檔案管理模式不盡完善。傳統的檔案管理模式并沒有統一的管理體系，所以，為了提高醫院檔案管理的規范性，必須建立健全統一的檔案管理體系。因為傳統的管理模式不統一致使檔案管理存在不妥之處，部分醫院的科室檔案自行保管，而部分醫院則是將患者檔案保存在一起，卻將其他檔案分開管理，并沒有建立健全統一的檔案管理體系。因此，醫院不僅要重視對患者資料檔案的管理，還要重視對行政和其他檔案的管理。所以，醫院要建立并完善檔案管理體系，從而極大限度地提高醫院辦公室檔案管理的規范化和統一化。

（三）科技的運用方便了醫院辦公室檔案管理。傳統的醫院辦公室檔案都是紙質檔案，雖然能較為完整地保存檔案，但是卻存在一系列的問題，諸如紙質檔案往往占用很大的空間，而且也不便于工作人員查找資料，這就在無形中影響了檔案管理工作人員的工作效率。但是，隨著社會的不斷進步和發展，科技日新月異，因此，醫院辦公室檔案的管理便可以采用電子檔案，這樣不僅減少了檔案的存儲空間，還方便了工作人員對檔案的分類、整理和歸檔的工作，從而極大限度地提高了醫院工作人員的效率。當然，電子化檔案應該和紙質檔案有機結合起來，對于一些特殊性的檔案，不僅需要紙質檔案，也需要做成電子化檔案，從而使檔案管理更加規范化。

三、結束語

總而言之，隨著科技的日新月異，人們對醫療水平的要求也有了明顯的提高，而且對檔案的安全性和完整性也有了更具體的要求。因此，為了滿足廣大患者及患者家屬的要求，醫院要建立健全辦公室檔案管理體系，為醫療水平的進步提供充實的保障，從而更好地為人民服務。