醫(yī)院行政檔案管理常見弊端及優(yōu)化措施

文/云南省德宏州人民醫(yī)院 胡曉倩

檔案管理在醫(yī)院運營發(fā)展中發(fā)揮有重要作用：一方面，檔案對醫(yī)院來說具有參謀和咨詢作用，是醫(yī)院領(lǐng)導和各行政科室的助手。另一方面，加強檔案管理也是提高醫(yī)院行政工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。因此，應充分認識到醫(yī)院行政檔案管理的重要性，及時發(fā)現(xiàn)醫(yī)院行政檔案管理中存在問題，并積極采取相應措施來提升行政檔案管理規(guī)范化、標準化及科學化。

一、醫(yī)院行政檔案管理常見弊端

一是管理人員工作欠缺主動性。一些醫(yī)院行政檔案管理人員工作主要是為了應付上級領(lǐng)導的檢查，檔案管理意識匱乏，積極性較低，難以主動參與到行政檔案管理工作中。雖然這對醫(yī)院日常工作來說并未凸顯出缺陷，但從長遠來說這種情況不利于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。二是行政檔案管理制度未完善。行政檔案管理缺乏相關(guān)制度的制約，導致工作人員在檔案管理工作中比較隨意，使得檔案管理工作效率低下，質(zhì)量不盡人意。三是管理人員素質(zhì)較低。當前很多醫(yī)院行政檔案管理人員存在專業(yè)素質(zhì)差、管理經(jīng)驗不足問題，難以滿足現(xiàn)階段醫(yī)院行政檔案管理需求。另外檔案管理人員整體年齡偏高，其中大多數(shù)人思維較為落后，往往采用陳舊的管理技術(shù)，且思想上比較抵觸新事物的學習。四是行政檔案管理方式滯后。管理上信息化建設力度不夠，紙質(zhì)文書仍是主要的檔案方式，難以管理、查閱及存儲。雖說一些醫(yī)院已經(jīng)開始著手建設信息化檔案管理，但卻沒有形成一個全面的檔案信息化管理，僅僅由電子文檔的形式替換到紙質(zhì)檔案，檔案的調(diào)用、分析等工作進展緩慢。

二、醫(yī)院行政檔案管理優(yōu)化措施

（一）領(lǐng)導加大對行政檔案管理的重視。醫(yī)院針對行政檔案管理工作，相關(guān)領(lǐng)導要提高重視程度，行政檔案文件除了能夠體現(xiàn)醫(yī)院近期情況外，還可以為醫(yī)院今后的發(fā)展提供可靠的參考依據(jù)。行政檔案具備較高的醫(yī)用價值，需要醫(yī)院注重對檔案資源的開發(fā)與利用，摒棄以往封閉式管理模式，采取開放式管理方法。在實際檔案管理工作中，要通過將資料文件轉(zhuǎn)變成事實依據(jù)，及時向醫(yī)院各部門傳遞，讓患者病情診斷獲得可靠參考資料，促進醫(yī)院經(jīng)濟效益的不斷提升。同時，還要根據(jù)《檔案法》相關(guān)內(nèi)容，及時做好歸檔工作，大力開展檔案宣傳工作，確保每個員工都意識到檔案管理工作的重要性，積極參與到這項工作中，為提升醫(yī)院檔案管理規(guī)范化水平奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）完善醫(yī)院行政檔案管理制度。行政檔案管理工作的順利開展需要有完善的管理制度作為保障。對此，醫(yī)院應根據(jù)《檔案法》中的具體要求建立并完善管理制度，主要涉及到檔案搜集、整理、查閱、調(diào)用、存儲保護等內(nèi)容，借助制度來讓檔案管理要求和標準變得更加明確。與此同時，要嚴格執(zhí)行管理制度，只有相關(guān)工作人員堅持認真執(zhí)行，管理規(guī)章制度才能真正發(fā)揮效用。最后需要在完善行政檔案管理制度的基礎(chǔ)上強化對檔案工作的宣傳，通過在內(nèi)部開展行政檔案管理教育，逐漸在醫(yī)院議事日程中加入行政檔案管理工作的考核，從側(cè)面激勵檔案人員加強知識修養(yǎng)，提高認知水平，久而久之，讓醫(yī)院全體工作人員都樹立起“依法治檔”的意識，從而促進行政檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

（三）重視檔案管理人員素質(zhì)的提升。檔案管理人員本身在行政檔案管理中發(fā)揮中重要作用，因此提升行政檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)是優(yōu)化醫(yī)院行政檔案管理工作的有效途徑之一，具體可以從以下3個方面入手：首先是定期對行政檔案管理人員開展思想素質(zhì)教育，思想決定人的行為，讓員工思想素質(zhì)不斷提升才能更好地滿足認識檔案管理的工作要求。其次是強化行政檔案管理人員的業(yè)務能力，積極組織員工進行專業(yè)知識方面的學習。最后是在提高行政檔案管理人員綜合素質(zhì)的過程中，要充分發(fā)揮模范和榜樣的作用，對于取得明顯進步的員工可適當給予鼓勵，從而在醫(yī)院內(nèi)部形成一個積極良好的學習氛圍。

（四）加強檔案管理的信息化建設。醫(yī)院行政檔案管理工作任務重、事項雜，涉及方方面面的內(nèi)容，為讓檔案管理更加規(guī)范，且提高醫(yī)院檔案管理效率，醫(yī)院還需要注重對先進信息技術(shù)的應用，實現(xiàn)辦公自動化目標，加強檔案管理信息化建設。對此要進一步增加在醫(yī)院信息化建設上的投入，盡快將各種設備設施配置齊全，如計算機、打印機、掃描儀、除濕柜等，通過現(xiàn)代化管理的方式，讓檔案利用者能夠快速查詢到所需信息，為今后的利用提供方便。同時醫(yī)院還要建立獨立的檔案工作室數(shù)據(jù)網(wǎng)絡，將保密措施做到位，保證信息的安全，為今后的利用創(chuàng)造良好條件。

三、結(jié)語

總之，檔案管理是醫(yī)院管理中不可或缺的一部分，對醫(yī)院發(fā)展影響巨大。對此醫(yī)院應加大對行政檔案管理的重視程度，針對行政檔案管理中存在的問題展開分析，不斷完善、創(chuàng)新檔案管理制度，提升管理人員專業(yè)能力與綜合素質(zhì)，并加強管理信息化建設，切實提升新時期醫(yī)院行政檔案管理的質(zhì)量與效率。