試論職業(yè)學校檔案管理存在的問題及對策

文/鄒城高級職業(yè)技術(shù)學校 趙德燕

隨著數(shù)據(jù)化時代的到來，職業(yè)學校的檔案管理工作逐步實現(xiàn)了數(shù)字化，這大大推進了檔案的開發(fā)和利用工作。但仍然有很多職業(yè)學校因循守舊，習慣傳統(tǒng)的檔案管理模式，他們尚未了解信息化的優(yōu)勢和便利。這些職業(yè)學校長期依賴手工操作進行檔案管理，工作效率較低下，無法及時滿足師生的需求。職業(yè)學校的檔案管理工作還需充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，實現(xiàn)資源的共亨。

一、職業(yè)學校檔案管理過程中存在的問題

（一）合并辦學對檔案管理的影響。上世紀，合并辦學的熱潮，使得職業(yè)學校檔案管理的問題顯得尤為突出，合并辦學期間會涉及眾多不同的機構(gòu)部門，檔案的重新立卷和歸檔工作相當繁瑣，形式規(guī)格也極為繁瑣細碎。而且合校期間人心思想浮動也比較大，很多人都存在工作狀態(tài)和情緒均不穩(wěn)定的情況，給檔案管理工作帶來了困難，對檔案資料的整理收集、移交立案等許多工作增加了難度和壓力，遺失或毀損檔案的現(xiàn)象也屢見不鮮。檔案立卷文件的整理收集、目錄編撰、安全存放等方面也不完善，更有甚者，在部門調(diào)整、辦公室搬遷這一過程中，將眾多檔案資料隨意堆放，或者直接和廢品一同進行處理，導致很大一部分檔案資料未移交、未保留、未歸檔，嚴重影響了檔案管理工作。

（二）集中與分散對檔案管理的影響。按照國家對檔案管理工作的要求，各級組織對各門類的檔案要進行統(tǒng)一集中管理。然而目前我國學校的檔案管理在實際工作中想做到這一點很困難，由于各種原因，學校存在著校區(qū)布局上的差異，這使得集中管理檔案難以實現(xiàn)。校區(qū)與校區(qū)之間距離或遠或近，規(guī)模不盡相同，檔案存放的數(shù)量差異巨大，館舍建設(shè)也參差不齊，信息化程度也高低不均。這一系列原因勢必會讓學校檔案集中管理的可能性產(chǎn)生較大差異。在這樣的情況下，很難實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理。現(xiàn)今，信息社會飛速發(fā)展，只有優(yōu)化配置資源才能實現(xiàn)職業(yè)學校檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化。利用網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)和大數(shù)據(jù)管理，在追求統(tǒng)一的前提下，使檔案管理工作達到統(tǒng)一與分散相結(jié)合，真正做到資源的合理利用和分享。

二、 應(yīng)對職業(yè)學校檔案管理的方式

（一）促進檔案管理工作規(guī)范化。“沒有規(guī)矩無以成方圓”，檔案管理工作也是如此，只有建立健全檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，提升管理水平，做到權(quán)責分明，才能使檔案管理工作健康良性發(fā)展。健全學校文件歸檔制度，明確分工，明確責任人，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，標準化。在具體工作中，可以做到有規(guī)可循、有章可依。提高檔案管理者的法律責任意識，保障檔案管理工作的權(quán)威性。

（二）提升檔案管理工作者的素質(zhì)。加強團隊建設(shè)，提高員工素質(zhì)。人是檔案工作的主體。必須建設(shè)一支熱愛檔案管理工作、綜合業(yè)務(wù)能力優(yōu)秀、人員梯隊合理的團隊，促使檔案管理盡快適應(yīng)信息化發(fā)展要求。尤其要注重檔案管理隊伍的年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)以及業(yè)務(wù)水平等，加強檔案管理人員的培訓，特別是先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓，與此同時，還需改變思想觀念，調(diào)動檔案管理工作者的積極性，引進熟悉計算機系統(tǒng)開發(fā)和信息管理的人才，把握信息化發(fā)展趨勢，真正發(fā)揮學校檔案的服務(wù)效能。

（三）加快檔案管理信息化建設(shè)。實現(xiàn)檔案信息化的前提需要從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。由此可見，加強信息化首先要實現(xiàn)檔案電子化與數(shù)字化，創(chuàng)新檔案管理模式。目前，許多高校都有自己的校園網(wǎng)，同時利用計算機技術(shù)開發(fā)檔案管理新程序，用現(xiàn)代化的手段武裝檔案管理。文檔一體化管理，可以同步文件起草和文件歸檔。使用專業(yè)的管理軟件，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為更易儲存的電子文檔，實現(xiàn)全方位立體化的檔案管理。促使檔案為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)是現(xiàn)代化檔案管理的重要標志之一，實現(xiàn)計算機管理檔案就可以充分提高檔案的管理效率和利用效率。學校的檔案館在推進現(xiàn)代化管理的進程中應(yīng)首先根據(jù)重要程度、價值、利用率和開放的程度對檔案進行認真排序，這樣可以有效提高檔案管理計算機化的進程，也大大提高了檔案的社會利用效率。減少著錄條目以及錄入條目，無形中節(jié)約了時間也節(jié)省了人力。

（四）重視開發(fā)利用檔案資源。只有充分利用檔案，才能實現(xiàn)檔案的真正價值。近年來，學校館藏資源日益豐富，想要提高檔案的使用效率，必須使這些檔案發(fā)揮實際作用。職業(yè)學校檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點都是為了給廣大師生提供更優(yōu)質(zhì)、更便捷的服務(wù)，使師生能夠準確快速地找到所需資料，更好地反饋給教學科研等活動。檔案管理人員需明確工作性質(zhì)和目的，樹立服務(wù)學校和社會的理念，能夠及時準確、主動有效地為大家提供服務(wù)。

三、結(jié)語

現(xiàn)今職業(yè)學校需要高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，加大力度促進檔案管理改革，運用創(chuàng)新思維改善檔案管理工作。學校檔案管理人員的素質(zhì)與檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量也休戚相關(guān)，學校還需提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，提升檔案管理水平，加強檔案服務(wù)質(zhì)量。只有如此才能促進職業(yè)學校檔案的開發(fā)與利用。