高職院校年檢檔案材料收集與整理思索

文/重慶科創職業學院 張志平 袁森

檔案是學校在各項工作中形成的具有保存價值的、各種形式的圖文并茂的歷史載體，是維護學校歷史面貌、學校辦學總結、學校領導決策的依據。為此，檔案收集與整理工作不僅是學校檔案工作的起點和基礎，更是學校檔案信息資源貯存的重要途徑。

一、高職院校檔案收集整理工作的現狀與問題

（一）收集工作意識薄弱。在年檢材料收集實際工作中，有的部門對檔案管理工作缺乏必要的重視和關注，認為重要教學、科研資料應由本部門自行保管，這樣利用和查詢起來更方便；有的部門不把檔案收集、歸檔當回事，當檔案館多次催促時，總以各種借口拖延不歸檔。

（二）收集工作制度滯后。好的收集方法是收集工作質量的保證，但目前對檔案材料的收集范圍、工作職責和檔案規范流程不明確，在整理方法上比較落后，雖然制定了相關制度，但制度執行力度不夠強，對拖延和不歸檔的只能通過不斷催促來解決，沒有相應的懲罰措施或懲罰措施執行不到位。

（三）收集工作的培訓力度不夠。培訓工作是順利開展檔案收集的必要準備，因我校檔案人員流動性大、大多檔案人員是兼職，且人員變動性較大等原因，導致檔案管理人員缺乏文書管理專業知識，對歸檔文件材料的完整性、連貫性、時間性認識不足。各部門與檔案管理部門之間缺乏溝通，未及時交流工作意見，以致于出現了幾年前的檔案現在才歸檔。

（四）資料整理不規范。檔案資料的分類不規范，材料零亂，缺乏系統性，同一年度或同一事情（問題）的材料分布在不同的案卷中；部門批復與請示未對應放在一起，且紙張大小不一致，破損的未進行裱糊或修整；案卷標題不能揭示卷內文件的主要內容，卷內目錄殘缺不全且不規范。

二、轉變工作作風，提高檔案收集、整理質量

（一）發揮主觀能動性，開拓檔案收集渠道。收集工作是檔案管理工作的前提和基礎。從檔案人員自身做起，思想應高度集中，充分發揮主觀能動性，加強督導與檢查。加強協調，不定期主動到各部門聽取意見、收集檔案，廣開渠道，確定收集范圍，借助學校OA辦公自動化系統發布消息，對所有收集到的文件、榮譽、證件、照片、圖紙等進行分類掃描或照相，實現電子文件的自動上傳收集。

（二）強化檔案意識。強化檔案意識，使大家意識到自己在日常教學、科研、學生管理工作中形成的文件、材料、和所完成的教學成果、教學視頻、活動照片、科研成果資料，不僅是自己工作中的勞動成果，更是學校的寶貴資源，主動自覺地配合檔案收集。如果不及時留存和歸檔此項工作中的重要過程性材料，那么需要利用的時候，缺少真實的記載和依據。

（三）加強檔案知識培訓。檔案管理人員在文書管理方面知識相對欠缺，學校應加強文書管理培訓，檔案人員應面對面進行交流，了解他們在檔案收集、文書管理日常工作中遇到的各類問題，并針對這些問題進行探討、解決；檔案管理部門也可以提出檔案收集、整理工作的要求，同時也使各部門更加明確收集的內容和要求，知道如何配合檔案部門把這些工作做好。

（四）強化檔案資料的整理。收集到的檔案資料，應遵循一定的邏輯原則，結合學校實際情況，采用適當的分類方法進行合理分類，類目之間不得交叉， 一經確定，不能隨意變動分類。在分類的基礎上，剔除重復及其他無保存利用價值的，以問題為主并結合文件材料自身特征進行組卷。為方便查找，便于利用，體現文件材料的緊密聯系，通常一個問題（或一項工作）組成一卷，在文件排列順序上要保持正文在前、底稿在后，結論在前、依據在后，批復在前、請示在后，原件在前、復印件在后的原則，對排好順序的文件在每頁正面的右下角，反面的左下角用阿拉伯數字進行編頁和編制卷內文件目錄表，最后通過專業的檔案裝訂工具把此前整理好的文件材料進行整理、裝訂、書寫卷皮。

（五）加強督導，執行質量考核。建立健全的檔案管理規章制度，注重平時過程性管理，各部門應發揮主觀能動性，根據學校實際情況，制定出相應的檔案管理實施辦法、考核細則，并與績效掛鉤，在開展期中和年度檢查中，對工作認真負責、收集齊全、完整、整理質量較好的個人及部門給予表彰，對執行力度不夠的給予通報批評，這樣可以大大激發檔案工作人員的工作熱情，讓檔案收集、整理工作不再流于形式。

三、結語

總之，高校一年一度的檔案材料的收集與整理工作是長久的事，是平時材料收集和積累的一個過程，需要我們用先進的技術和方法來規范和加強管理，做好這一過程性材料的收集、整理和歸檔，確保各類檔案的完整性、準確性和安全性，更好地為學校各項教學、科研工作服務 。