充分利用檔案 助力學校發展

文/武漢市東西湖職業技術學校 陳晶

學校檔案是學校在教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的，歸檔保存備查的文字、圖表、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。它包含了學校師生各個層次、不同時期的活動，對于學校編史修志、行政管理、教育教學、科研、基建維護、師生利益等諸方面有著重要的參考、憑證作用。隨著科技化、信息化的發展，檔案工作人員從幕后走向前臺，檔案工作的重心由單一的保管職能向綜合利用開發轉移，因此，如何充分利用檔案資源，為學校的內涵發展、特色發展、開放發展、創新發展、穩健發展助力，成為學校檔案工作者的首要任務。

一、助力學校發展是學校檔案的內在需求

（一）學校檔案的信息量決定了它參與學校改革發展的必要性。學校檔案具有巨大信息量，詳細記錄了學校的發展歷史，從學校成立至今，一磚一瓦的基本建設；從學校取得的各項榮譽到教職工個人教書育人的成果；從各類設備、儀器的購置到開展各類活動的照片、實物；從教職工的業務檔案到學生的學籍檔案等等。正是學校檔案的巨大信息量，為學校的發展和改革提供了歷史依據，為學校發展提供可靠的人文資料。

（二）學校檔案的文化屬性決定了它參與學校發展的必然性。學校檔案本就是學校文化的重要內容之一，學校檔案記錄了最真實最原始的學校艱苦創業拼搏奮進的發展歷程，記錄了眾多教職工在平凡的崗位上做出的感人事跡，記錄了學生在“先成人，先成材”的教學理念下成長為一名合格社會人的過程。學校檔案記錄了重大事件及眾多的知識信息，是學校寶貴的物質財富和精神財富，是促進學校發展和改革的基石。

二、加強檔案利用對促進學校發展的重要作用

檔案中的信息，為學校管理者和教職工的工作及學生的學習與成長，提供了可靠可行的依據，讓他們吸取經驗，把握現在，開拓未來，不斷提高教育教學水平與學習水平，促進學校可持續發展，加快學校發展的步伐。

（一）助力學校發展，獲評全國首批改革發展示范校。2011年我校申報國家教育部、人力資源和社會保障部、財政部組織的全國首批國家中等職業教育改革發展示范校評選，建設期為兩年，該評審指標體系有100條一級指標，涉及了學校方方面面的工作，需要提供的檔案數量及質量都有嚴苛的要求。檔案管理人員認真研讀了評估指標，吃透評估指標，一方面按照要求調集了學校的組織沿革、大事記、年度工作計劃及總結、文書檔案、教育教學檔案、科研檔案、會計檔案、教師業務檔案、基建檔案等各類檔案3000余件，另一方面，根據示范校建設期長的特點，加大了檔案資料的收集力度并制定了“四同時、四參加”制度，檔案管理人員能參加示范校建設的重要會議，拿到第一手資料，極大提高了檔案的質量及檔案管理者的地位。2013年，國家三部委組織專家到校驗收，看到組織邏輯關系嚴密、翔實、制作精美的資料，均贊不絕口，我校順利通過評審，成為首批國家中等職業教育改革發展示范校。

（二）提供招生信息，參與制定合適招生政策。招生工作是中職學校工作的重中之重。目前，全省中職學校招生工作競爭激烈。“好酒也怕巷子深”，為了突出東職特點，吸引各地考生，必須因地制宜確定我校招生政策。學校檔案室主動參與招生工作，除為招生辦提供歷年生源輸出地、各校學生報到率、學生感興趣的專業排名這些數據外，還提供以往招生資料和經驗性總結材料，以及我校辦學理念。使招生辦在制定我校招生政策時，凸顯我校辦學實力、辦學品質和辦學特色，彰顯我校深厚的歷史文化底蘊和豐富的校園文化建設，不僅使我校在每年激烈的招生競爭環境中脫穎而出，而且擴大了我校在中等職業教育中的影響力，贏得五湖四海的莘莘學子的青睞，圓滿完成歷年招生工作。

（三）服務師生助力學校內涵發展。我校經過多年的發展，已經由過去的規模化發展逐步轉型為內涵式發展，檔案為學校的管理提供了科學的決策，對學校進行了準確的定位，使學校有了自己的靈魂，我校校園網絡的建設，教師的業務提升，德育工作室對學校德育理念的提煉，學生的升學、就業，享受國家資助等等都受益于學校的檔案，為師生提供快捷高效的信息服務被發揮到極致。

（四）宣傳學校文化軟實力，提升職校辦學影響力。學校檔案室保存了1979年建校之初至今的包括照片、錄像、實物、視頻等在內的多種多樣的校園文化建設資料，充分展示了我校教職工和學子的精神風貌。學校宣傳處利用檔案室提供的素材，編寫了《路在腳下》《天生我才——優秀畢業生成材事跡》《十年輝煌》《再鑄輝煌——學校發展歷程》等刊物，體現了我校文化軟實力，產生了廣泛的影響力。

（五）為學校規劃、工程檢修維護提供翔實的數據。學校的發展規劃是一項嚴肅認真的工作，任何項目的建設都需要嚴謹的科學論證。學校檔案為制定學校發展規劃提供了重要依據。隨著學校辦學檔次的提高，我校的老報告廳已不能滿足日常會議、演出的需要，由于老報告廳和學校大樓連為一體，不能拆除，只能重建，但老報告廳能否承受新添設備成為翻新的最大問題。學校檔案室及時提供了該項目20年前的圖紙、其他相關檔案資料，經武漢市建筑設計院鑒定，老報告廳能承受新添設備，為學校安全生產提供有力保障。

時代的發展、社會的進步、科技的發展，對學校各項工作提出了新的挑戰，學校要通過不斷的發展、改革肩負起時代的使命。我們要轉變思想觀念，建立良好機制，提高學校檔案服務能力，讓檔案更好地為學校發展改革服務。