試論農(nóng)業(yè)科技檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題及解決措施

文/云南省農(nóng)科院熱帶亞熱帶經(jīng)濟(jì)作物研究所 楊弘倩 楊獻(xiàn)奇 鐘青貴 張超

農(nóng)業(yè)科技檔案是在農(nóng)、林、牧、副、漁等生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的科技檔案，為本地區(qū)的農(nóng)業(yè)資源開(kāi)發(fā)提供有力條件，隨著我國(guó)科技的進(jìn)步，農(nóng)業(yè)的發(fā)展，農(nóng)業(yè)科技檔案在農(nóng)業(yè)發(fā)展中越來(lái)越受到人們的重視，但在農(nóng)業(yè)科技檔案管理中還存在著一些問(wèn)題需要解決，本文結(jié)合工作實(shí)際，提出解決措施。

一、農(nóng)業(yè)科技檔案管理中常見(jiàn)的問(wèn)題分析

（一）缺乏檔案收集意識(shí)。農(nóng)業(yè)科技材料的收集，是指由于農(nóng)業(yè)科技活動(dòng)中伴隨著農(nóng)業(yè)科技活動(dòng)的客觀需要，農(nóng)業(yè)科技部門(mén)或農(nóng)業(yè)科技人員根據(jù)農(nóng)業(yè)科技的工作程序和技術(shù)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技文件材料的收集工作。農(nóng)業(yè)科技人員缺乏檔案收集意識(shí)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：1.不重視材料的收集。在從事農(nóng)業(yè)科技活動(dòng)的過(guò)程中，科技人員或生產(chǎn)人員往往只重視生產(chǎn)或科研成果的收集，不重視其生產(chǎn)或科研過(guò)程材料的收集，這導(dǎo)致了農(nóng)業(yè)科技檔案的不完整。2.缺乏保護(hù)意識(shí)。對(duì)歷史久遠(yuǎn)的科技檔案缺乏保護(hù)意識(shí)，一些重要的圖片文字資料并未被單獨(dú)歸檔，導(dǎo)致資源的遺失和破損。

（二）檔案管理方式單一。檔案管理需要檔案工作者不斷地堅(jiān)持學(xué)習(xí)探索，才能解決新情境下的新問(wèn)題，然而農(nóng)業(yè)科技檔案的管理大多數(shù)仍舊采用舊式管理方法，主要有以下兩種：1.歸納法。簡(jiǎn)單地將檔案按類(lèi)別、性質(zhì)進(jìn)行歸納。這導(dǎo)致某些檔案難以窺得原貌，尤其是歷史久遠(yuǎn)的實(shí)物檔案和文書(shū)檔案。2.綜合法。對(duì)于檔案系列的整理，總是先收集相關(guān)的資料，然后一一予以分析，最后進(jìn)行綜合性的大匯總，這種傳統(tǒng)的檔案整理方法雖然有利于總結(jié)問(wèn)題，得出結(jié)論，卻很難發(fā)現(xiàn)已存在的問(wèn)題。

二、農(nóng)業(yè)科技檔案管理中相關(guān)問(wèn)題的解決措施

針對(duì)以上存在的情況，筆者提出如下解決措施：

（一）建立明確的檔案管理?xiàng)l例。1.建立科技文件材料登記管理制度。由科技管理部門(mén)或項(xiàng)目管理部門(mén)指定專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)科技文件材料的積累、管理工作。根據(jù)科技工作程序和有關(guān)規(guī)定，以及科技活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn)，明確每個(gè)部門(mén)的材料積累職責(zé)、范圍和要求，作為文件材料積累的依據(jù)。檔案部門(mén)可以提供統(tǒng)一的科技文件材料積累袋，以便于平時(shí)積累、管理和利用。2.監(jiān)督科技檔案的修改和補(bǔ)充。文書(shū)檔案與科技檔案有一個(gè)不同的地方，就是文書(shū)檔案歸檔后絕不允許修改，能夠真實(shí)地反映政務(wù)活動(dòng)的歷史面貌，是文書(shū)檔案的存在要旨，也是文書(shū)檔案的真實(shí)性和權(quán)威性的所在；而科技檔案則不同，為了保持科技檔案和它反映的科技對(duì)象的一致性，某些科技檔案則是可以被修改甚至是需要被修改的，因此科技檔案管理者有監(jiān)督科技檔案的修改和補(bǔ)充的職責(zé)。

（二）提高科技檔案人員的管理水平。檔案管理是一件紛繁復(fù)雜而又需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的工作。它的工作性質(zhì)決定了科技檔案工作者需要不斷地學(xué)習(xí)，不斷地提高自己的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，才能勝任這一工作，筆者認(rèn)為提高科技檔案人員的管理水平有以下幾種途徑：1.定期培訓(xùn)。隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)操作將越來(lái)越普及，這需要定期組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理培訓(xùn)。2.提高科技管理水平。如上文所述，某些科技檔案是需要被修改的，管理者有監(jiān)督科技檔案的修改和補(bǔ)充的職責(zé)，因此科技檔案的管理者要具備相應(yīng)的知識(shí)和技能，這要求科技檔案的管理者不僅要具備一般的檔案管理技能，還要對(duì)科技項(xiàng)目、實(shí)驗(yàn)儀器的維護(hù)等與科技管理有關(guān)的知識(shí)有一定的了解，所以科技檔案管理人員要不斷地提高自己的科技管理水平。3.借鑒其他學(xué)科的研究方法。借鑒其他學(xué)科的研究方法，可以為檔案工作者打開(kāi)新視角、新思路，能更好地提升科技檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。譬如筆者曾將歷史人文學(xué)科中的王國(guó)維使用的“二重證據(jù)法”的互證方法應(yīng)用于較為久遠(yuǎn)的科技檔案的管理中，在調(diào)查云南省農(nóng)科院熱經(jīng)所潞江壩棉花歷史檔案時(shí)，將圖片、文字信息與當(dāng)時(shí)參與者的口述互證，使的棉花檔案的面貌更為明晰。

三、結(jié)論

綜上所述，缺乏檔案保護(hù)意識(shí)和檔案管理方式的單一，是農(nóng)業(yè)科技檔案管理中最為常見(jiàn)的兩個(gè)問(wèn)題，筆者認(rèn)為明確相關(guān)的管理?xiàng)l例和提高管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平能夠有助于上述問(wèn)題的解決。