淺談應收賬款管理

文/安陽鑫龍煤業(yè)（集團）有限責任公司 張德文

一、應收賬款

應收賬款是指企業(yè)在商品交易過程中，因銷售商品、提供勞務，應向客戶收取而未取得的回報，一般采用貨幣計量，在資產(chǎn)負債表中反映為應收賬款。它是企業(yè)流動資產(chǎn)的重要組成部分。應收款項包括應收賬款、預付賬款、其他應收款、長期應收款等特殊原因形成的應收款項。

二、應收賬款的作用

企業(yè)應收賬款的變動是一把雙刃劍，一方面應收賬款的增加可以降低庫存、擴大銷售使企業(yè)營業(yè)利潤增加；另一方面，應收賬款的增加會降低企業(yè)現(xiàn)金流動速度，延長企業(yè)營業(yè)周期。由于企業(yè)采用權(quán)責發(fā)生制核算銷售收入，企業(yè)的銷售收入與資金流入很難同步，部分銷售收入沒有相應的現(xiàn)金流與之對應，而企業(yè)稅負則是根據(jù)銷售收入確定，從而增加企業(yè)稅負。如果企業(yè)存在大量應收賬款的情況下取得年度盈利，企業(yè)股東分紅所造成的現(xiàn)金流出必須由企業(yè)支付，企業(yè)因上述追求表面效益而產(chǎn)生的現(xiàn)金流出，不但沒有產(chǎn)生相應的經(jīng)濟效益，還降低了影響企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)速度，掩蓋了企業(yè)的實際經(jīng)營狀況。

應收賬款的存在本身就是商品交易和資金流出的產(chǎn)物，企業(yè)一方面可以借助于它來擴大銷售，降低庫存，增強企業(yè)本身競爭能力，同時又希望避免由于應收賬款的增加而給企業(yè)帶來壞賬損失、資金周轉(zhuǎn)困難等弊端。因此，企業(yè)必須在銷售利潤和增加的應收賬款擔負的財務成本之間作出決策，只有當所增加的銷售利潤超過應收賬款所增加的財務成本時，應收賬款的增加才是可以接受的。

三、應收賬款管理

（一）建立信用分級管控制度。企業(yè)可以建立客戶及供應商信用分級管控制度，建立債務單位檔案，制定信用等級標準和不同的信用政策，并定期對債務單位信用等級做出分析調(diào)整。根據(jù)應收款管理責任，由相關業(yè)務部門負責建立和維護債務單位檔案，定期更新。債務單位檔案內(nèi)容包括以下內(nèi)容（企業(yè)可根據(jù)具體情況適當調(diào)整）：1.債務單位基本資料。包括但不限于債務單位的名稱、地址、聯(lián)系方式、所有權(quán)人、業(yè)務管理責任人、法人、注冊資本，及與本公司交往的時間、業(yè)務種類等。由責任部門具體業(yè)務人員負責收集整理。2.債務單位特征。企業(yè)可以根據(jù)債務單位銷售區(qū)域、發(fā)展?jié)摿Α⒔?jīng)營理念、經(jīng)營范圍等因素，綜合考慮經(jīng)濟政策、法律、稅收等分類管理。3.業(yè)務狀況。包括債務單位的財務狀況，如資產(chǎn)負債情況、利潤情況、現(xiàn)金流情況；銷售狀況，如銷售業(yè)績、市場占比、同行業(yè)競爭情況等。4.交易現(xiàn)狀。主要包括債務單位的經(jīng)營現(xiàn)狀、存在的困難、債務單位的戰(zhàn)略決策、未來預期及債務單位的形象、聲譽、財務狀況等。5.債務單位綜合評價。企業(yè)可以根據(jù)客戶基礎資料、經(jīng)營狀況、交易狀況等因素采取不同權(quán)重，分別打分，對客戶進行綜合評價。6.信用評級。根據(jù)對債務單位的綜合評價情況，將欠款單位劃分相應信用等級，并根據(jù)債務單位經(jīng)營狀況等信息變化及時進行調(diào)整。

（二）加強銷售合同管理。企業(yè)應設置專門的檔案管理部門或指定專門部門負責相關業(yè)務。企業(yè)銷售產(chǎn)品時應綜合考慮生產(chǎn)、銷售、法律等因素制定銷售合同，完善合同的內(nèi)容，明確交易各方的責任和義務，特別是違約條款、交易非常條款等相關內(nèi)容，盡可能避免日后糾紛。銷售合同對收款或付款條件、收或付款節(jié)點、違約處理等進行詳細約定。為及時掌握合同內(nèi)容、監(jiān)督合同履行情況，銷售合同簽訂后，應交檔案管理部門備案。銷售部門應跟蹤和落實合同履行情況，并及時將合同履行過程中發(fā)生的財務原始憑證及時交財務部門。財務部門根據(jù)銷售部門提供的原始票據(jù)進行相應的財務處理。財務部門在收付款項時，應認真核對，嚴格按照合同約定辦理相關業(yè)務。

（三）嚴格賒銷管理。企業(yè)應根據(jù)不同客戶資信情況展開賒銷管理。一般的處于行業(yè)賣方市場的商品不得采取賒銷方式。企業(yè)應根據(jù)行業(yè)情況、本企業(yè)實際等制定嚴格的賒銷制度，按照資信等級、賒銷金額等，對不同等級審批權(quán)限做出規(guī)定，根據(jù)客戶資信評價情況和市場銷售情況等采取不同的賒銷政策。

（四）加強預付賬款管控。企業(yè)應加強預付賬款管控力度，對于不同類別的預付賬款逐筆分析，加大預付賬款力度，減少企業(yè)資金壓力。采購業(yè)務原則上不得采取預付款方式。確因特殊情況需要預付款的，應根據(jù)供方市場情況、行業(yè)狀況和付款條件，確定合理的預付款額度，盡量壓縮預付款比例。采購業(yè)務主管部門在提交合同審批時，應對預付款的必要性及談判過程進行專項說明，

（五）建立應收款項專用備查賬簿。企業(yè)可以根據(jù)不同應收款項性質(zhì)、賬齡等因素建立應收賬款專用備注賬簿，并與財務部門定期進行核對。應收賬款專用備注賬簿內(nèi)容主要可包含：欠款人名稱、交易內(nèi)容、合同編號、合同金額、合同約定收款或付款條件及日期、每筆交易發(fā)生日期、欠款金額、已收回金額、是否逾期、逾期金額、責任人（包括分管領導、業(yè)務部門負責人、具體經(jīng)辦人）、存在問題、備注事項等。具體內(nèi)容可根據(jù)應收款項不同因素進行適當調(diào)整。

四、逾期應收款項管理

（一）加強催收管理。應收款項的催收工作根據(jù)企業(yè)實際情況確定，一般的由相關業(yè)務部門負責清收，具體應收賬款可以指定專門清收管理部門或者指定專人負責。應收款項管理責任部門和具體責任人員，應及時關注合同到期情況，對于臨近付款期的欠款，應提示欠款單位及時付款；對已到期或已逾期的應收款項，可采用電話、傳真、電子郵件、信件、上門等形式及時催收，并對催收記錄資料進行存檔，確保應收款項催收持續(xù)不過法律催收期限。

（二）定期分析及預警。定期對本單位應收款現(xiàn)狀、控制目標完成情況、存在的問題等進行分析。按月對應收款項的余額、賬齡、增減變動、清收目標完成情況、存在的問題等進行專項分析，對存在壞賬風險的應收款項進行提示，并將相關信息及時反饋給相關責任部門、分管領導和負責人。相關責任部門應根據(jù)本部門臺賬登記、財務部門反饋信息和業(yè)務開展情況，對負責清收的應收款項定期總結(jié)分析，并建立預警機制，對可能影響應收款回收的事項（如欠款單位違約、重大資產(chǎn)重組、經(jīng)營情況惡化、破產(chǎn)等）及逾期應收款項進行預警，及時完善相關措施，并將分析預警報告報分管領導和單位負責人。

（三）建立定期對賬制度。至少每半年與欠款單位核對一次賬目，由財務部門制作對賬函，相關業(yè)務部門和責任人配合完成對賬工作，形成書面的對賬記錄；雙方余額不一致的，應編制對賬調(diào)節(jié)表，由對賬雙方簽字并加蓋財務專用章或單位公章。業(yè)務部門臺賬與財務部門應收款明細賬也應定期進行核對。

五、應收款項清收措施

（一）制定專項清欠方案，嚴抓行動實施。逐筆分析應收款項形成原因、形成時間，找尋原始經(jīng)辦人，劃定清收部門、清收責任人、清收時間點，建立臺賬跟蹤管理，對超過1年以上的應收賬款建立專項檔案。

（二）建立激勵督導機制，嚴格考核落實。建立清收激勵和督導并行的考核機制，將企業(yè)每月清欠工作考核與工資、績效掛鉤，階段性清欠考核直接與責任單位工資總額掛鉤。對清欠工作進展較慢的責任人單獨約談，明確清收責任，提出了相關要求。

（三）運用法律途徑維權(quán)，追索欠款。依法治國是我國的國策，我國有完善的法律體系。一方面，企業(yè)必須根據(jù)法律規(guī)定進行經(jīng)濟活動；另一方面，企業(yè)的合法經(jīng)濟活動受我國法律保護。在應收賬款的追索過程中，企業(yè)可以根據(jù)《合同法》《民法》等法律規(guī)定，使用法律武器保護自己的利益。對企業(yè)合法經(jīng)營過程中取得的具有法律效力的書面文件要定期整理。對于資不抵債、經(jīng)營不善的客戶，在綜合分析后應考慮啟動債權(quán)人申請破產(chǎn)程序，及時止損。