提升電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的方法和策略

文/哈爾濱熱電有限責任公司 吳林鍇

一、提高辦公室文秘人員的服務(wù)意識

電力企業(yè)辦公室文秘人員處于企業(yè)管理結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)的中心位置，只有將服務(wù)意識內(nèi)化于辦公室文秘工作的實際，才能更好地發(fā)揮出專業(yè)的發(fā)展作用和促進功能。在實際工作中，相關(guān)人員要站在服務(wù)企業(yè)長期發(fā)展、促進企業(yè)內(nèi)部良性溝通的角度開展文秘工作，系統(tǒng)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部不同部門、不同單位、不同個體之間的關(guān)系，以高效率服務(wù)和全面協(xié)調(diào)構(gòu)建起電力企業(yè)更系統(tǒng)、更科學地組織、管理、溝通新機制和新樣式。辦公室文秘人員在工作中會經(jīng)常接觸社會、公眾，是電力企業(yè)形象的代表。所以，辦公室文秘人員要在對外聯(lián)系和溝通中將服務(wù)社會、服務(wù)大眾的意識表現(xiàn)在具體的工作中，樹立起電力企業(yè)良好的市場形象，在公眾心目中建立起良性認知，擴大電力企業(yè)在社會上的影響力和感染力。

二、改進辦公室文秘的工作方法

辦公室工作涉及電力企業(yè)的大政方針制定和戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)實施，特別是辦公室的每一項文秘工作都會在后續(xù)的實施中，對電力企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展全局產(chǎn)生重要的影響。因此，辦公室文秘人員必須根據(jù)電力企業(yè)的實際情況和發(fā)展趨勢，不斷進行工作方法的改進、創(chuàng)新和優(yōu)化，在提升辦公室文秘工作水平的基礎(chǔ)上建立起適于電力企業(yè)、辦公室、文秘人員共贏的工作體系和方法。一方面，辦公室文秘人員要在具體實際工作中不斷摸索和總結(jié)，掌握電力企業(yè)辦公室文秘工作的特點和規(guī)律，在千頭萬緒的辦公室文秘工作中分清工作的輕重緩急和主次關(guān)系，在短時間和大強度的辦公室文秘工作中做到忙而不亂、穩(wěn)步推進，確保辦公室文秘工作水平適應電力企業(yè)經(jīng)營、管理和決策的要求和需要。另一方面，工作中文秘人員要做到對自身的不斷充實和調(diào)整，利用各種機遇和條件進行自我學習和持續(xù)總結(jié)，有計劃、有步驟地提升自身的能力和水平。同時，辦公室文秘人員也要不斷協(xié)調(diào)身體、情緒、心理等內(nèi)在影響因素，使其能夠在繁雜、艱巨的辦公室文秘工作中處于良好而穩(wěn)定的狀態(tài)，進而確保電力企業(yè)辦公室文秘工作的質(zhì)量和水平。

三、關(guān)注辦公室文秘工作的細節(jié)處理

電力企業(yè)辦公室文秘工作具有點多面廣、紛繁復雜的特點。“細節(jié)決定成敗”是辦公室文秘工作的金玉良言。因此，辦公室文秘人員必須在日常工作過程中，在面臨復雜問題的情況下做好細節(jié)處理，這是提升辦公室文秘工作水平的關(guān)鍵所在。作為電力企業(yè)的辦公室文秘人員，首先要端正工作態(tài)度，在謙虛謹慎的作風下扎實而認真地開展相關(guān)工作，在正確對待多樣化辦公室文秘工作的前提下，堅持對辦公室文秘工作細節(jié)的全面關(guān)注，做到對辦公室文秘工作質(zhì)量的先決性保障。其次，辦公室文秘人員要采取“身體力行”的方式認真對待工作的過程、細節(jié)和關(guān)鍵，帶動辦公室文秘的同事和相關(guān)人員形成關(guān)注工作細節(jié)的“小氣候”和工作習慣，在辦公室文秘工作范圍內(nèi)建立起嚴謹、求實的工作作風，進而為辦公室文秘工作的開展、電力企業(yè)經(jīng)營和管理工作的順利進行提供基礎(chǔ)性、細節(jié)性的支持。最后，辦公室文秘人員要正確對待電力企業(yè)領(lǐng)導交付于自己的工作：一方面，要在細節(jié)上找出任務(wù)和工作的切入點和著眼點；另一方面，要在細節(jié)上下功夫，強化細節(jié)控制、過程控制，力求工作的完善和完美，以便更好地完成辦公室文秘工作目標。

四、抓住電力企業(yè)辦公室文秘工作的核心和重點

辦公室文秘人員要建立主動服務(wù)電力企業(yè)發(fā)展的核心思想，突出辦公室文秘工作的核心和要素，真正做到系統(tǒng)加工、準確傳遞、及時整理，以嚴謹、科學、準確的辦公室文秘工作為電力企業(yè)的管理、經(jīng)營和決策提供基礎(chǔ)性的支持和保障。辦公室文秘人員首先要確定信息準確的核心要點，要確保收集、加工、整理和分析信息的完整性、系統(tǒng)性和代表性，為電力企業(yè)領(lǐng)導的科學決策提供堅實的數(shù)據(jù)、信息和資料支撐。其次，辦公室文秘人員要關(guān)注企業(yè)領(lǐng)導容易忽視的問題和內(nèi)容，要站在電力企業(yè)戰(zhàn)略經(jīng)營、長期發(fā)展和全面成長的角度系統(tǒng)分析各類信息、數(shù)據(jù)和資料，了解到其隱含的內(nèi)在邏輯和隱藏的潛在問題，為電力企業(yè)領(lǐng)導了解實際、規(guī)避風險和防范問題提供有益的參考。最后，辦公室文秘人員要形成工作的重點和自身的特色，要掌握辦公室文秘的特點和規(guī)律，養(yǎng)成抓住辦公室文秘工作要點的素養(yǎng)和習慣，真正起到在辦公室文秘工作上為企業(yè)領(lǐng)導工作提供全面性、系統(tǒng)性、科學性的支撐和保障。

五、結(jié)語

辦公室文秘人員要從思想、工作、細節(jié)上入手，不斷提升辦公室文秘的水平和能力，更加關(guān)注電力企業(yè)發(fā)展的方向和管理的重點，系統(tǒng)地進行辦公室文秘專業(yè)的再認知、再學習、再創(chuàng)新，真正在辦公室文秘方面奠定高效率、高質(zhì)量，促進電力企業(yè)成長和發(fā)展的堅實基礎(chǔ)。