高校會計資料無紙化管理研究

□（廣東工業大學財務處 廣東廣州510000）

近年來，高校科研、教學等各項業務蓬勃發展，隨之而來的大量的相關經濟業務使得財務工作的壓力劇增。因此，每年歸檔的財務資料大幅增加，憑證裝訂、檔案整理人員不堪重負，有限的辦公用房也難以承載這些越堆越高、越來越多的檔案資料。再加上項目結題、審計查賬等要求，憑證翻查、復印取證的工作時有發生，影響了正常的財務工作，傳統的會計檔案管理模式已不能滿足新時期高校財務管理的步伐。財政部于2015年12月發布的《會計檔案管理辦法》明確了電子會計檔案的管理規定，并新增了在一定條件下僅以電子形式歸檔保存會計檔案的管理要求，此項變革將進一步推進財會檔案的信息化進程，極大地提高財會檔案管理工作的效率。

一、我國會計檔案管理現狀

《會計檔案管理辦法》雖已實施近三年，但真正開始實行“在一定條件下，實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存”改革的單位恐怕不多，其中高校更是少之又少。迫于審計、巡視檢查的壓力，大多數高校就連保管期限已過多年的會計檔案都不敢輕易銷毀，更不用說進行無紙化變革了。但是壓在庫房的財會資料歷經多年歲月的洗禮，可能早已成為脆紙一張，經過多次翻閱后，許多細小的附件已不慎掉落、遺失，仔細核對下常常發現附件不齊。推進高校會計檔案信息化改革勢在必行。

早在2012年，中國電信廣東省分公司、中國聯通集團公司主動申請，并經國家檔案局會同財政部批復，作為試點開展會計檔案電子化管理工作，試點內容為“以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、內部信息系統產生的原始憑證和外部的銀行回單”。兩家單位一直積極穩妥地推行會計檔案電子化管理工作，并取得了不俗的成績。本文以兩家單位的成熟經驗為參考，并結合高校會計檔案管理的特殊情況，試提出高校會計檔案電子化管理實施方案，以期提高高校財會工作效率，為財會人員“減負”。

二、會計檔案電子化管理的實施方法

現階段，大部分高校的電子化管理初具規模，在此基礎上稍作加工，即可快速、方便地實現會計檔案電子化管理工作。

（一）會計檔案電子化管理的前期準備工作

1.整合已有多套系統，不同部門間實現數據共享，以及資源溝通無障礙。高校各部門的信息雖然千差萬別，但相互之間還是存在一定的交叉之處（如資產與財務、設備與總務等），因此可以考慮將財務系統與其他系統融合、直接抓取有關信息資料。完善的高校財務核算系統是財會工作信息化的基石；而與之相關的合同管理、資產管理、人力資源管理、招投標采購系統等其他部門的管理系統，應在一定程度上分享端口，以實現整個高校各部門資源的數據對接。此舉一來方便教職工辦事，就同一件事情不必往返于不同部門之間；二來可以極大地提高校內的工作效率，不同部門間實現數據即時共享，不必經過繁復的文件打印、來往溝通。最終由電子檔案系統將分散在各系統內的有關信息抓取歸檔，實現相關信息全覆蓋，以呈現出完全、完備、完整的檔案信息。

2.引入電子檔案影像系統，及時將紙質資料掃描入庫。除了內部生成的單據（如固定資產登記卡、支出審批單）外，高校的日常、科研報銷業務仍有大量的外來原始憑證 （如差旅費票、發票等）。雖然部分發票、財政票據已實現電子化，但大部分的票據目前仍以紙質的方式呈現。利用影像系統，及時將紙質附件掃描入庫，便于在需要查賬時一鍵查詢，無需翻查憑證，只需數秒即可在系統中調閱憑證附件原始材料。這樣一來，即使結題、審計、各種檢查等需大舉查閱會計檔案，也不至于影響正常的財務工作，節省了大量的人力、物力。更重要的是，無論歷經多少年，附件依舊清晰且不會丟失。目前已有部分高校使用高速掃描機器，將每天的憑證、附件逐張掃描，形成影像文件，從而入庫。雖說掃描本身也有一定的工作量，但與審計調閱憑證時的翻查相比，還是省時省力了許多。

（二）會計檔案電子化管理的核心內容

根據《會計檔案管理辦法》，應歸檔的會計檔案包括以下幾類：會計憑證、會計賬簿、財務會計報告，以及其他會計資料。

1.會計憑證。會計憑證是數量最大、翻閱得最多、整理起來最為耗時的會計檔案。結合高校目前的實際情況來看，將紙質與電子會計憑證并存才是更佳的方案。隨著電子發票、電子票據的進一步擴圍，越來越多的商家、單位不再出具紙質單據，實現完全的“無紙化”操作指日可待。

中國聯通集團公司作為試點開展會計檔案電子化管理工作時，將憑證數據歸檔工作進行了一系列變革：對于記賬憑證，僅以電子化方式保存，不再存檔紙質憑證。對于外部原始憑證及相應報賬單以紙質保存，同時掃描原始單據、報賬單等文件，由報賬單條形碼匹配關聯原始憑證與記賬憑證，后續便可在系統內實現共同調閱，無外部原始憑證的報賬單則無須打印。內部信息系統產生的原始憑證以電子化的方式保存，通過相應的記賬憑證，即可檢索調閱相應信息。這樣一來，紙質資料依舊存在，并且歸集的每冊憑證均附上相應的《歸檔對照表》，內容包含：記賬憑證編號、報賬單編號、有無附件、制單人、金額、摘要、來源系統等信息。

對于以上做法，高校的可參考度較高，特別是當全校各管理系統實現數據共享時，一鍵即可查詢相關信息（特別是內部信息系統產生的原始憑證），并抓取信息（如固定資產登記記錄、已簽訂的合同掃描件等材料），作為憑證附件保存，省略了各部門間打印各種材料作為證明的步驟。

對于銀行支付，傳統的做法是出納進行匯款且成功后，在眾多的銀行回單中翻查到對應的回單，并將其黏貼到相應的憑證中。對于匯款業務量較大的高校，此項工作耗時耗力；且銀行送單、回單耗時長，往往不能當天取得回單、幾日后才能取得附件，容易造成錯漏。而今許多高校已實現銀?；ヂ?、銀企互聯，能夠在賬務系統中一鍵向網銀發起自動支付、同時導入銀行電子信息作為支付憑證。如此一來，電子回單可以直接并入相應的附件材料，無需再打印、翻查銀行回單。一來節省了大量的人力物力，二來可以即時知曉是否匯付成功且自帶回單，為銀行對賬提供了極大的便利。由此可見，實行會計憑證電子化管理后，整個財務工作鏈可以節省大量的人力物力；從出納、審核、對賬、裝訂，到事后的查賬翻閱，都會方便、高效得多。

2.會計賬簿。目前，大多數高校所使用的會計核算系統都能符合 《會計檔案管理辦法》的相關規定——“準確、完整、有效地輸出符合國家標準歸檔格式的會計賬簿，并設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序”。每年下半學年，高校財務人員在財務系統中將賬簿按照會計科目或其他方式打印出來、并將其裝訂成冊，數量巨大，可能達數萬張、近百冊之多。每年僅打印賬簿一事，就需要多次更換硒鼓、甚至更換打印機。裝訂好的會計賬簿占地空間大，翻閱則較少。按照《會計檔案管理辦法》的最新規定，檔案部門可直接以電子賬簿歸檔，無須將其打印、裝訂。此舉不但節省了大量的紙張、油墨，而且為庫房騰出了不少空間。

3.財務會計報告。與會計憑證、會計賬簿不同，財務會計報告篇幅不長，頁數相對較少。對于財務會計報告的電子化使用管理，可視使用單位分別處理：若是校內部門要求使用，可以電子方式提供（可通過設置查詢權限）；若是對外報送，則視外部單位要求，以紙質或電子的形式提供。

三、會計檔案電子化管理的工作難點

（一）數據安全

數據安全是一切信息化管理工作的重中之重，也是會計檔案電子化管理的基石。根據《會計檔案管理辦法》的規定，各單位應“采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改”，并“建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響”，分別對電子會計檔案的獨立性、持久性作出了相關規定。

根據中國聯通的相關經驗，首先要建立安全權限控制機制，為電子會計檔案設置安全網絡。同時要確保檔案的完整、不被篡改，在線瀏覽與檔案原文件相互保持獨立；而且會計檔案電子文件所有展現形式都要一致，強化電子會計檔案使用時的安全性保障。

此外，高校內部還需設立強有力的內網信息安全管理體系和技術體系。保障校內各管理系統的安全，為會計檔案電子化管理工作奠定良好的信息安全基礎。

（二）財務部門與檔案部門業務融合

檔案部門在梳理電子會計資料時，由于自帶其他系統生成的材料，可順帶一并理順其他部門的相關資料，保證資料齊全；財務部門將資料數據記錄、整理，檔案部門及時將其歸檔、存儲。兩部門間需密切合作，使得財務與檔案管理無縫對接。

目前，高校的財務檔案管理工作仍然存在不少問題：財務部門重出賬核算、輕后續檔案整理的現象比比皆是；檔案保管不善而導致附件不齊、或是紙張脆弱的情況也時有發生。若是歸檔不齊、保存不當，前期核算得再好、再規范也無濟于事。相關領導層應正視這些問題，重視檔案管理工作，才能一步一步做好檔案、存好檔案，進一步實現財務檔案電子化管理工作。