檔案館未來發展的新前景
——智慧檔案館

文/云南省紅河州檔案館 高海云

互聯網技術的廣泛應用促進了人們生產生活方式以及思想觀念的轉變。我們要擴大互聯網技術在檔案館管理過程中的使用范圍，優化檔案館管理體系和工作流程，促進檔案館智能化發展。檔案館自出現以來經歷了傳統檔案館、數字檔案館的發展歷程，現在又開始發展智慧檔案館。其實，建設智慧檔案館符合建設智慧城市的要求，強化了檔案館的職能和作用，為政府制定各項決策提供準確全面的參考信息，從而提高政府決策的科學準確性和全面性。

一、智慧檔案館的主要特征

智慧檔案館與原有檔案館存在本質性的區別和差異，智慧檔案館可以簡單理解為對檔案館內各種信息資源進行智能化和數字化管理。

從檔案館建設范疇的角度來講，綠色檔案館所包含的內容更多，范圍更廣，在完善智慧檔案館軟件和硬件設施的基礎上，增加綠色建筑的理念和內容。我國十分重視可持續發展的經濟理念，建設綠色檔案館符合可持續發展的要求。20世紀末期，綠色檔案館理念被提出，以綠色環保、節能降耗等為主要特征，與建設智慧檔案館的目標基本一致，都是積極提升檔案館的工作效率和服務功能，促進檔案館社會價值的最大化。綠色檔案館和智慧檔案館都強調了提升檔案資源的安全系數和綜合利用率，充分發揮檔案資源的社會服務功能，重點打造功能更加強大的現代化檔案信息資源中心。

智慧檔案館可以準確全面地感知、整合和分析檔案信息資源，已經成為構建智慧城市的重要組成部分。

智慧檔案館的管理對象是更加多元化的檔案資源，在整理和保存好各種檔案信息資源的基礎上，更加重視檔案管理信息化建設，充分發揮智能技術的強大功能，實現對各種檔案信息資源的智能化管理和應用，為檔案館的持續發展奠定基礎。

二、建設智慧檔案館的必要性

世間萬物都是在不斷發展變化，檔案館也不例外。數字檔案館受建設理念、管理技術等多種因素的影響具有一定的局限性。通過深入研究可以發現，數字檔案館并不是檔案管理模式改革的結果，而是檔案信息管理方式發生變化的結果。利用數字技術實現對城市建設檔案信息的有效管理，雖然提高了檔案管理的效率，但是也造成數字檔案和檔案實體信息的分離。此外，數字檔案缺少信息管理的整合功能，只是單純提高傳統檔案信息資源的管理水平和管理效果，可以理解為是利用數字技術對傳統檔案信息資源進行加工處理，對檔案管理人員業務的開展并沒有太多的作用和影響。數字技術在促進檔案管理工作的同時，也增加了檔案管理潛在的危險，比如信息管理機制不健全、信息服務水平較低以及信息安全系數較低等等。檔案館管理人員想要徹底解決這些問題，就需要創新檔案管理思路，運用功能更加強大的技術，比如云計算等等，加快檔案館和智慧城市、智慧中國的結合，及時調整智慧檔案館建設的目標。

三、建設智慧檔案館要面臨的挑戰

智慧檔案館是檔案管理部門改革創新的主要途徑之一。雖然智慧檔案提高了檔案信息化程度，但是智慧檔案館的建設也并非一帆風順，毫無障礙的。

（一）智慧檔案館的建設思想和方向比較難把握。實現數字檔案館到智慧檔案館的跨越式發展并不是一朝一夕之間就能完成的，必然需要數量龐大的數據信息和人才，對各種技術和設備的要求也更高，因而，要加快現代化檔案管理人員的培養速度，轉變高校檔案管理人才的培養模式和培養目標，培養出更多復合型高素質的能夠滿足建設智慧檔案需求的專業人才。

（二）檔案館收藏和使用兩種功能矛盾的加深。數字化檔案館的建設和發展讓檔案館成為數字化倉庫，但對數字化倉庫內各種信息的使用程度并沒有太多的改變。檔案館內信息資源具有強大的歷史使用價值，使用檔案館信息會增加檔案信息損壞丟失的幾率。

四、建設智慧檔案館的整體構想

建設智慧檔案館要具有整體意識和全局觀念，從不同的角度，以不同的方式加快智慧檔案館的建設進程。在建設智慧檔案館之前，要確定智慧檔案館的整體建設方案和建設目標，并對建設方案進行科學專業的推測，提升建設方案的可行性和科學性。

建設智慧檔案館要實現電子文檔一體化，加強信息資源和業務數據的結合，充分發揮物聯網技術的強大功能；加快記憶理念和數字文獻資源的融合；提升檔案信息資源的妥善保管，保證信息資源的安全等等，建設智慧檔案要進一步完善檔案信息收集、管理和監督等體系，深度挖掘和利用檔案信息資源，提高檔案信息資源的高度智能化。

五、結語

建設智慧檔案館，順應我國建設智慧城市的潮流，提高了檔案管理水平和管理效率，為城市建設提供更多有價值的參考信息，促進我國經濟社會的平穩發展。