企業(yè)文書檔案管理滯后性探討

文/中鋁寧夏能源集團有限公司 徐冬梅

對于企業(yè)發(fā)展而言，文書檔案管理工作顯得十分關鍵，它既是對企業(yè)發(fā)展歷程的有效記錄，同時也可以為企業(yè)今后發(fā)展規(guī)劃提供有效指導。在企業(yè)的經(jīng)營管理過程中，會涉及到諸多的檔案材料，這些都是企業(yè)發(fā)展的重要信息資源，一旦丟失和損壞，必將極大地影響自身的生產(chǎn)和經(jīng)營水平，所以提高文書檔案管理質量和效率就顯得十分重要，相關領導需要給予高度重視。

一、企業(yè)文書檔案管理特點分析

相對比其它類型的檔案，企業(yè)文書檔案具有以下幾方面特點：第一，文書檔案是企業(yè)各項生產(chǎn)和經(jīng)營活動的有效記錄，它記錄了企業(yè)的整個發(fā)展歷程，可為企業(yè)后續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供科學依據(jù)。第二，文書檔案是企業(yè)檔案管理工作開展的基礎，只有對其進行有效收集和整理后，才會完善不同類型的企業(yè)檔案。第三，文書檔案與其它類型的檔案并不是相互獨立的，二者之間有著密切的聯(lián)系，它們是立檔單位全宗的重要組成部分，共同組成企業(yè)的全宗檔案。

二、企業(yè)文書檔案管理滯后性研究

現(xiàn)階段，大部分企業(yè)的文書檔案，在制度化和規(guī)范化方面存在嚴重的滯后性。

（一）檔案收集的滯后性。文書檔案收集存在嚴重的滯后性：第一，文書檔案收集作為企業(yè)檔案管理工作開展的基礎和前提，對于后續(xù)資源集中化管理有著重要的影響。但是由于企業(yè)文書檔案涉及內(nèi)容廣泛，較為分散，給收集工作帶來困難，造成檔案材料收集不齊全、不完整。第二，企業(yè)各個部門對于文書檔案的積累要求和重視程度不同，這在一定程度上影響了文書檔案的收集效率和質量，使其出現(xiàn)嚴重的滯后性。

（二）檔案開發(fā)利用的滯后性。文書檔案收集是檔案管理工作的前提，而文書檔案的開發(fā)利用是檔案管理的最終目標，同時也是核心所在。目前，大部分企業(yè)并沒有意識到文書檔案開發(fā)利用的重要性，一些文書檔案長期閑置在檔案室內(nèi)，得不到很好的開發(fā)和利用，使其失去了固有的價值和存在意義。還有一些企業(yè)雖然重視文書檔案的開發(fā)利用，也建立了相應的檔案管理信息軟件，但是由于軟件開發(fā)深度不夠，使得系統(tǒng)檢索與紙質檔案無法實現(xiàn)有效銜接，同樣無法滿足全文檢索的新要求。

三、企業(yè)文書檔案管理出現(xiàn)滯后性的原因

（一）管理意識相對薄弱。現(xiàn)階段，大部分企業(yè)在檔案管理方面投入人力、技術、設備相對較少，加之文書檔案整理工作相對枯燥和繁瑣，檔案人員積極性不高，管理意識薄弱，導致文書檔案管理形式化較為嚴重，最終出現(xiàn)嚴重的滯后性。

（二）檔案管理制度不規(guī)范。企業(yè)文書檔案管理工作的開展離不開制度的指導和制約，這是檔案管理工作開展的重要保障。目前很多企業(yè)檔案管理制度與實際脫軌，檔案管理制度中沒有明確反饋和考核，崗位職責劃分不清晰，制度形同虛設，無法發(fā)揮出實質性作用。

（三）缺乏軟硬件配置。軟硬件方面的投入是確保文書檔案有效開展的關鍵，一旦投入力度不夠或者配置水平較低，會極大地影響后續(xù)的管理水平。目前大部分企業(yè)對檔案硬件的配置都沒有給予足夠重視，甚至有些企業(yè)沒有專門的檔案儲存場所，文書檔案散失嚴重，管理極度混亂；在軟件方面，由于配置的檔案管理信息軟件開發(fā)深度不夠，限制了檔案資源的開發(fā)利用。

（四）檔案隊伍建設存在問題。由于企業(yè)機構改革，檔案管理隊伍出現(xiàn)嚴重不穩(wěn)定性，這極大地限制了檔案管理效率和水平的提升。另外，隨著檔案信息化建設水平的不斷提升，一些經(jīng)驗豐富的檔案管理人員，信息化能力卻嚴重不足，無法適應檔案信息化管理的新需求。

四、企業(yè)文書檔案管理滯后性的應對措施

（一）加強檔案的重視力度。企業(yè)的重視對于文書檔案管理水平的提升有著十分重要的作用：第一，企業(yè)應加強人才、技術和設備等方面的投入力度，為后續(xù)文書檔案管理工作的高效開展奠定堅實的物質基礎。第二，要提高檔案人才隊伍的建設，不斷提高檔案人員的專業(yè)理論知識和信息化能力，確保檔案管理工作的有效開展，從而促進企業(yè)自身的進一步發(fā)展。

（二）加強檔案管理意識。企業(yè)應在內(nèi)部開展廣泛的、多種形式的檔案宣傳和教育工作，普及檔案管理相關知識，提高企業(yè)員工對檔案管理的了解、認識和支持程度，為企業(yè)文書檔案管理工作營造健康、有序的環(huán)境，促進企業(yè)文書檔案管理各項工作的順利開展。

（三）完善檔案管理制度。制度建設對于文書檔案管理水平的提升有著重要作用，為了確保制度建設的有效性，企業(yè)應根據(jù)實際情況，結合檔案管理的需求，制定相關的制度和標準，為文書檔案管理工作的高效開展提供制度指導。另外，文書檔案管理制度和標準的建立應嚴格把控細節(jié)，同時明確考核與反饋相關問題，最終確保文書檔案管理發(fā)揮出實質性價值。

五、結束語

綜上所述，文書檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的歷史進程，通過優(yōu)質的檔案管理可以為企業(yè)現(xiàn)代化建設提供有力支撐。因此，應本著科學、嚴謹?shù)膽B(tài)度規(guī)范工作流程，細化各項制度，提升員工服務管理意識，加強各部門的有效銜接，確保文書檔案管理工作的科學化和規(guī)范化，讓其更好地為企業(yè)發(fā)展和建設貢獻力量。