企業檔案管理社會化問題的探討

文/白城市水利勘測設計院 王妍

一、企業內部檔案社會化的基本內容

企業的檔案主要記錄了企業自身發展過程中的全部資料，因此其管理工作對企業自身的發展有著非常重要的意義。不僅能夠提供管理效率，而且還能為管理人員在后期工作的決策提供重要的參考依據。社會化則是近些年出現的全新名詞，其代表著工作模式方面的轉變。檔案社會化管理主要是指將企業的檔案資料進行外包，提升其開放性價值，促使企業的工作模式發生改變。

二、企業內部檔案社會化的重要意義

（一）改善管理模式。我國的社會經濟形勢正處于高速變化的狀態中，盡管對于企業的改革工作帶來了諸多益出，但同時也有許多不足，這其中影響最為嚴重的便是缺少相關管理模式。而采取企業檔案管理社會化的方式可以有效解決這一問題，大幅度提升資料的利用率，將檔案本身的價值全部表現出來，進而促使企業自身的經濟效益有所增長。

（二）節約管理成本。另外，采取檔案管理社會化的方式還能有效減少企業經濟成本的投入，促使整個管理工作更具科學性特點。同時還能保證所有資料實現透明化，相關人員隨時可以調取自己需要的資料，以此加強監督和控制。從經營的角度而言，雖然不能帶來直接性的效益，但是能夠將工作內容逐步細化，為更多的人提供就業機會，促進了整個行業的發展與進步。

（三）提高資源利用率。采取檔案管理社會化的方式還可以提升資源本身的利用率，減少前期成本的投入，滿足企業發展的實際需求，這也是促進社會發展的重要趨勢。不僅如此，有檔案管理機構在這一方面具有較強的專業優勢，能夠充分利用所有資源，確保每一份檔案的價值都能夠有效發揮出來，如此便提升了管理工作的質量，因此是所有企業的必然選擇。

三、企業檔案社會化的可行性

（一）技術發展對管理工作提供了相關條件。現如今已經進入了信息時代，檔案管理工作的模式也發生了較大的改變，利用信息技術之后，其傳播和交流的效率大幅度提升。然而，企業內部人員在這方面掌握的知識內容十分有限，因此很難完成管理工作。而采用檔案社會化的方式，相關機構利用最新的技術種類，促使服務質量得到全面提升，從而使得企業能夠第一時間掌握管理工作的實際狀態。

（二）依靠業務外包滿足需要。隨著企業的經營規模不斷擴大，其自身需求的內容也變得越來越多，企業的工作種類也變得更具多樣性，傳統的工作模式顯然已經無法滿足企業目前的需要。因此，在資源有限的背景下如何提升管理效率是所有企業必須考慮的問題。而檔案管理機構的出現，為企業的工作提供了足夠的便利，不僅能夠增強企業對于資料內容本身的需求，而且大幅度提升了工作效率。

（三）健全的市場提供了基礎保障。對于檔案管理機構自身來說，法律對于所有規章制度的內容提出了相應的要求，并且對于機構本身的權利及義務也作出了明確的規定。因此，管理機構在進行檔案管理工作的時候，其具體執行的操作都有相關法律內容進行引導，促使整個市場不斷完善，為企業的發展提供了有力的幫助。

四、完善內部檔案社會化的主要策略

（一）技術層面的支撐。為了能夠做好企業檔案社會化的管理工作，必須將技術種類作為一切活動開展的重要基礎，一般主要包括技術層面的支撐以及市場經濟層面的支撐。技術層面的支撐通常主要是指檔案管理結構和企業之間在進行溝通和交流的時候，其提供的技術種類支撐。而隨著網絡技術以及無線技術的誕生和發展，使得檔案管理機構在了解企業目前檔案信息的時候，不再受到空間和時間層面的限制，隨時隨地可以進行了解，并且依靠相關反饋機制與企業展開實時交流的工作。對于企業自身而言，如果自主進行檔案管理工作，無疑需要浪費大量資源，而采取這種方式便可以有效解決所有問題，因此從某種程度上可以算是最為直接也是最具效用的方案。市場經濟層面的支撐通常是指政府針對當前市場環境中存在的問題提供一些管理政策，以此為檔案管理工作提供良好的市場條件。

（二）內部檔案的統一化管理。企業內部檔案的集中管理工作可以有效推動檔案社會化管理工作的開展，同時也是該管理工作最為重要的特點。為了保障資料內容能夠完成統一管理，企業通常會將內部員工的所有資料交由機構負責，從而可以改善原本十分混亂的管理局面。同時在實際管理的時候，還需要將新型技術引入其中，促使所有資料能夠完成信息化管理，相關人員能夠隨時進行資料搜索和查找，提取自己需要的信息資源。而且這種方法還能大幅度提升資料的安全性，不再會有由于人為失誤導致資料丟失的情況發生。除此之外，企業還需要防止內部自帶檔案的情況出現，這種方式很容易導致檔案遺失，并且還會加大工作人員的工作難度。尤其是一些對于檔案管理缺乏重視的企業，這種情況非常普遍。而采取社會化管理方式便可以有效解決這一問題，確保員工的利益不受影響，從而推動企業持續發展。

五、結束語

綜上所述，企業的檔案管理工作對于企業目前的市場經營有著非常重要的意義。為此，管理人員必須提高重視程度，采取檔案管理社會化的方式，提升管理的質量和效率。