淺談職業衛生技術服務檔案管理的現狀及對策

文/山東省職業衛生與職業病防治研究院 劉魯運 何珍 王馳； 山東鄆城武安鎮中心衛生院 王鵬程

職業衛生技術服務檔案是指職業衛生技術服務機構在技術服務及日常管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等文件資料。它是職業衛生技術服務機構實施職業病防治活動的真實記錄和反映，也是各級衛生行政部門和安全生產監督機構開展行政執法的重要依據。

一、職業衛生技術服務檔案管理工作的現狀

（一）領導重視程度不夠。由于部分領導對職業衛生技術服務檔案認識存在一定誤區，認為檔案不是單位的主要工作，則偏重于職業病防治及臨床工作，忽略了檔案價值，使職業衛生技術服務檔案尚未充分發揮作用。

（二）職業衛生技術服務檔案制度不健全。職業衛生技術服務機構雖然制定了相應的研、醫、防、教及行政后勤等各方面較為健全的管理制度、工作流程和人員職責，但職業衛生技術服務檔案管理的各項規章制度欠缺，工作流程不規范、職責不明確。同時，并未將此項檔案管理工作納入科室年度目標管理考核方案中，導致檔案收集效率不高，造成資料缺失，不能保證職業衛生技術服務過程的可在現、可溯源。

（三）檔案專業管理人才匱乏。大部分檔案管理人員是從行政后勤或護理專業調換下來的人員，未能參加檔案專業知識培訓，檔案意識淡薄，缺失法治觀念，重要的極具保存價值的文件材料往往被湮沒在紙堆中被處理掉，造成資料殘缺不全，所以嚴重制約了檔案管理工作的規范化發展。

（四）檔案基礎設施保證不到位。檔案設施不齊全，檔案庫房不夠規范；大部分檔案存放于兼職的檔案管理人員辦公室中，沒有專門的庫房、檔案柜，檔案材料被蟲蛀和發霉的事件時有發生。這種狀況對檔案的安全性、完整性以及長期保管會造成無法彌補的損失。

（五）職業衛生技術服務檔案管理手段滯后。在檔案工作中計算機技術已獲得應用，但是由于檔案管理人員文化素質參差不齊，未能充分發揮計算機網絡的優勢，在收集、整理、錄入檔案信息的時候，都是靠人力來完成工作的，這樣做不僅消耗人力，還降低了工作效率。

二、職業衛生技術服務檔案工作的對策

（一）領導重視是做好職業衛生技術服務檔案工作的關鍵。檔案管理是職業衛生技術服務管理的重要組成部分，領導干部要加強對檔案管理工作的重視，要把檔案管理與職業病防治工作同步規劃、同步發展。加強法律法規學習，提高檔案管理意識，樹立正確的檔案管理工作理念，切實認識到檔案管理工作對于單位發展和建設具有重要意義。

（二）建立健全各項規章制度，是檔案規范化管理的根本。

逐步完善職業衛生技術服務檔案管理收集、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密、庫房、質量控制等管理制度。加大管理力度，增強管理意識，建立完善檔案質量評價標準，將檔案管理工作納入科室年度目標管理考核方案中，定期考核評價，其考核結果與科室績效、評優和科主任年終目標管理考核等掛鉤。

（三）明確檔案管理人員工作職責。規范檔案內容，充實和更新原有的檔案資料；全面細致歸納并整理所接收的職業衛生技術服務檔案資料，對程序文件、質量手冊、國家職業衛生標準、作業指導書、現場調查記錄、工作日寫實等相關原始記錄、預評和控評合同評審記錄、服務與供應商名錄、儀器設備檢定維護、核查記錄、職業衛生人員培訓資料等相關材料并按類別歸檔，以免出現遺漏或丟失。

（四）加強培訓是提高檔案管理質量的重要途徑。加強培訓學習，提高檔案管理人員素質和自身業務水平，舉辦各種形式的檔案知識及職業衛生技術服務知識培訓，以提高檔案專兼職人員的業務水平；定期組織檔案工作人員和檔案兼職人員到上級檔案部門進行培訓或進修，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質。

（五）加大投入是職業衛生技術服務機構檔案現代化管理的基礎。進一步優化檔案管理工作環境，建立符合防火、防盜、防潮、防高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲要求的職業衛生技術服務檔案專用庫房。加強職業衛生技術服務檔案室的硬件建設，配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀、刻錄機、鐵質架、防磁柜、空調、門禁、消防報警設備、溫度和濕度控制設施。使檔案管理工作的效率能夠從根本上得到提高。

（六）建立檔案工作網絡，是檔案管理工作的保證。加強檔案數字化和信息化建設，提高檔案管理現代化水平。使用標準規范、效果良好的職業衛生技術服務檔案管理軟件，進行輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作，改變傳統的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高工作效率，實現檔案管理辦公自動化和數字化。

（七）檔案開發利用是檔案管理工作的目的。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分開發利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識和責任意識，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使職業衛生技術服務檔案更好地發揮檔案資源的優勢，為各項工作提供真實可靠的材料。同時，對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為單位整體發展提供借鑒和參考。