辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔

文/江蘇省南通市如東縣發(fā)展和改革委員會(huì) 張斌

通過(guò)對(duì)辦公室的文書(shū)檔案資料進(jìn)行全方位的分析和研究，能夠發(fā)現(xiàn)單位各個(gè)工作事項(xiàng)的推進(jìn)狀況，還能夠?yàn)橄嚓P(guān)決策的制定提供重要依據(jù)。由于辦公室的文書(shū)檔案極具保存和應(yīng)用價(jià)值，在單位改革建設(shè)當(dāng)中占有重要地位，所以，檔案管理人員需要從思想觀念上進(jìn)行有效轉(zhuǎn)變，重視文書(shū)檔案的管理工作，尤其要把握好歸檔和收集這兩個(gè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，確保資料真實(shí)而完整，為單位各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)打下基礎(chǔ)，也為單位日常管理成效的提高創(chuàng)造良好條件。

一、做好檔案管理宣傳工作

宣傳工作是否到位將會(huì)影響文書(shū)檔案管理的成效，同時(shí)也會(huì)制約收集歸檔工作的有序開(kāi)展。第一，單位領(lǐng)導(dǎo)首先需要從思想觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，意識(shí)到文書(shū)檔案收集歸檔的重要性，并在宣傳工作上加大力度，增加資金和相關(guān)人力設(shè)施上的保障，確保宣傳推廣范圍的擴(kuò)大，與此同時(shí)，為檔案管理體系建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第二，對(duì)檔案的管理者進(jìn)行科學(xué)化和針對(duì)性的指導(dǎo)，使得他們能夠始終秉持科學(xué)化的管理觀念，在檔案收集工作當(dāng)中做到積極主動(dòng)和科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，在檔案歸檔處理當(dāng)中做到完整和真實(shí)，切實(shí)提高檔案處理的質(zhì)量，為檔案利用打好基礎(chǔ)。第三，單位要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代媒體技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)傳統(tǒng)的宣傳方法和手段進(jìn)行創(chuàng)新，擴(kuò)大宣傳推廣的范圍和影響力，使得全員都能夠用良好的服務(wù)觀念和責(zé)任意識(shí)為檔案管理宣傳以及收集歸檔工作的開(kāi)展作出積極努力。

二、完善檔案管理制度體系

檔案管理制度建設(shè)在規(guī)范辦公室文書(shū)檔案收集歸檔方面發(fā)揮著重要作用，只有在制度建設(shè)方面獲得實(shí)效，才能夠保證各項(xiàng)檔案處理工作的開(kāi)展具備強(qiáng)有力的支撐和保障，讓辦公室文書(shū)檔案管理步入規(guī)范化和科學(xué)化的發(fā)展軌道。現(xiàn)如今辦公室文書(shū)檔案并沒(méi)有在收集和歸檔方面加強(qiáng)制度建設(shè)，在這些方面還存在著諸多制度缺陷問(wèn)題，往往會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失、缺損等嚴(yán)重后果，從而影響實(shí)際工作質(zhì)量。對(duì)此，檔案管理制度建設(shè)成為辦公室檔案管理工作的重點(diǎn)，也是規(guī)范檔案收集歸檔的核心措施。第一，在制度建設(shè)當(dāng)中需要對(duì)檔案收集歸檔的流程、內(nèi)容、真實(shí)性等方面的情況進(jìn)行嚴(yán)格系統(tǒng)的說(shuō)明，確保檔案信息完整。第二，需要結(jié)合單位發(fā)展的實(shí)際情況以及辦公室工作的開(kāi)展要求，落實(shí)檔案收集和歸檔的責(zé)任，使得相關(guān)的檔案管理人員能夠始終在制度約束和管理之下落實(shí)自身的職責(zé)。第三，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室文書(shū)檔案資料的統(tǒng)一保管，同時(shí)要避免私人濫用信息資料，對(duì)獎(jiǎng)懲措施進(jìn)行明確說(shuō)明。

三、革新收集歸檔工作策略

通過(guò)對(duì)當(dāng)前辦公室文書(shū)檔案管理情況進(jìn)行綜合分析，發(fā)現(xiàn)一個(gè)較為明顯的問(wèn)題就是檔案工作處理方法十分單一和落后，仍然沿用過(guò)去的人力操作處理方法，在實(shí)際管理過(guò)程當(dāng)中容易出現(xiàn)很多的問(wèn)題，操作失誤的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，無(wú)法確保檔案信息的質(zhì)量，也會(huì)讓收集和歸檔工作面臨重重阻礙。出現(xiàn)這一問(wèn)題的重要原因在于收集歸檔工作方法落后，所以急需對(duì)傳統(tǒng)的方法進(jìn)行改革創(chuàng)新。辦公室文書(shū)檔案管理人員要提高主動(dòng)意識(shí)，主動(dòng)與其他部門進(jìn)行密切的互動(dòng)和溝通，收集到一手和完善的信息資料，并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)歸檔。與此同時(shí)，還需要對(duì)歸檔完成的各項(xiàng)資料進(jìn)行有效補(bǔ)充和更新，解決檔案收集歸檔當(dāng)中的突出問(wèn)題。另外，辦公室檔案管理工作要逐步向著自動(dòng)化和信息化方向發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，最大化避免人為誤差的發(fā)生，提升收集和歸檔的效率，構(gòu)建一個(gè)完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

四、加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)

檔案管理人員是否具備收集和歸檔方面的專業(yè)素質(zhì)，能否在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中處處秉持自身的職責(zé)，都會(huì)影響到文書(shū)檔案管理的效果，也會(huì)影響到單位的創(chuàng)新發(fā)展。所以，在檔案管理體系建設(shè)中，需要將做好檔案人員的教育培訓(xùn)作為要點(diǎn)，使得他們能夠在專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)方面進(jìn)行不斷的提升。第一，完善教育培訓(xùn)體系，在知識(shí)技能教育和職業(yè)素質(zhì)教育的同時(shí)，還需要做好培訓(xùn)考核工作，提高他們參與教育培訓(xùn)的動(dòng)力。第二，加強(qiáng)對(duì)高端人才的引進(jìn)工作，使得他們能夠不斷充實(shí)到文書(shū)檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中，帶來(lái)更多先進(jìn)的方法與技術(shù)。第三，為適應(yīng)電子檔案建設(shè)的要求，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門化的信息技術(shù)和信息素養(yǎng)教育。

總之，在辦公室的日常工作實(shí)踐當(dāng)中，文書(shū)檔案是其中不可或缺的工作內(nèi)容，而且通過(guò)對(duì)檔案資料進(jìn)行深層次研究，能夠發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位在實(shí)際工作當(dāng)中的處理情況，而且只有切實(shí)關(guān)注檔案收集和歸檔，才能夠維護(hù)檔案資料的完整性與真實(shí)性，為相關(guān)決策的制定提供根據(jù)，充分發(fā)揮檔案信息的服務(wù)價(jià)值。檔案管理人員必須明確自身的檔案管理職能，把握檔案收集和歸檔處理的方法，讓文書(shū)檔案可以真正為辦公室日常工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。