信息化背景下機(jī)關(guān)文書檔案管理

文/江蘇省興化市經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管委會辦公室檔案科室 花再娟

在機(jī)關(guān)的創(chuàng)新改革進(jìn)程中，檔案管理在其中發(fā)揮的作用日益凸顯，同時和機(jī)關(guān)發(fā)展的契合度也在逐步提高。只有做好機(jī)關(guān)文書檔案的保管與利用工作，才能夠最大化發(fā)揮文書檔案的價值，為機(jī)關(guān)各項工作的有序開展打下堅實基礎(chǔ)。現(xiàn)如今是一個信息化的時代，信息技術(shù)與機(jī)關(guān)文書檔案管理的結(jié)合程度逐步提高，也促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化與信息化建設(shè)。機(jī)關(guān)單位要革新管理思想，將信息化管理作為文書檔案管理創(chuàng)新的路徑，完善信息化管理策略。

一、樹立信息化管理理念

伴隨著信息化時代的到來，機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理亟須突破傳統(tǒng)的模式，融入大量信息化的管理技術(shù)與方法，從而有效減少人力耗費，提高檔案管理的效率，最大化發(fā)揮文書檔案的應(yīng)用價值。而為了保證文書檔案信息化管理體系建設(shè)的成效，首先必須在思想觀念上進(jìn)行大力改革，而不是一味將傳統(tǒng)管理思想作為指導(dǎo)管理行動的理念。第一，機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)首先需要意識到網(wǎng)絡(luò)時代和信息化管理背景之下推動文書檔案管理的信息化改革已經(jīng)成為了必然選擇，只有將信息化管理和檔案管理進(jìn)行努力融合才能夠徹底改變過去單一化的管理模式，保證檔案管理的效率和質(zhì)量，為單位決策優(yōu)化打下堅實基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)在思想上的轉(zhuǎn)變能夠為接下來的信息化管理建設(shè)提供有效保障和支撐，同時還能夠起到一種模范帶頭作用，對廣大工作人員起到引領(lǐng)作用。第二，機(jī)關(guān)單位要加強(qiáng)對信息化文書檔案管理工作的大力宣傳，使得全員都能夠了解信息化時代為檔案管理工作帶來的新要求和新標(biāo)準(zhǔn)，也積極主動參與到文書檔案的信息化管理建設(shè)當(dāng)中，形成強(qiáng)大的工作合力，保證數(shù)字化以及現(xiàn)代化檔案管理模式的最終形成。

二、構(gòu)建信息化管理平臺

信息化背景下，機(jī)關(guān)文書檔案管理已經(jīng)發(fā)展和進(jìn)入一個全新的階段，仍然沿用過去以人力為核心的管理手段和管理模式將限制檔案管理的發(fā)展，還會影響到檔案利用的質(zhì)量。所以，有效打造一個信息化的文書檔案管理平臺是非常重要的一項管理策略，而且在平臺的支撐之下可以更加規(guī)范有序地推進(jìn)檔案管理工作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)。一個完整的機(jī)關(guān)文書檔案管理平臺，必須要包含以下幾個重要系統(tǒng)：第一，檔案加工系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)對機(jī)關(guān)工作當(dāng)中產(chǎn)生的大量文書檔案信息進(jìn)行加工整理，完成檔案信息的收集、歸類、錄入等方面的基礎(chǔ)工作，減少人力耗費，加快檔案管理的自動化發(fā)展水平。第二，檔案存儲系統(tǒng)。機(jī)關(guān)文書檔案數(shù)量龐大，內(nèi)容復(fù)雜多樣，需要有一個完善的存儲系統(tǒng)來建立一個完整的信息數(shù)據(jù)庫，為之后的信息查找與應(yīng)用打好基礎(chǔ)。第三，檔案保密與查詢系統(tǒng)。檔案管理的重要目的在于利用，而要想利用好檔案，就必須要保證查詢便利，所以必須要注意完善查詢系統(tǒng)。另外，為了保證檔案信息保密，要注意提高檔案的保密級別，開發(fā)相應(yīng)的安全保護(hù)軟件，合理設(shè)置查閱權(quán)限，確保機(jī)關(guān)的各項檔案管理信息能夠最大化地發(fā)揮作用。

三、提高管理人員的素質(zhì)

雖然在信息化背景下機(jī)關(guān)文書檔案管理可以依靠信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)信息化和智能化管理，提高檔案管理的自動化水平，同時還可以減少人力耗費，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，但是，檔案管理人員仍然是不可缺少的管理要素，如果離開了檔案管理人員的參與會極大程度上降低信息化檔案管理的質(zhì)量，也無法滿足實際工作的要求。對此，在信息化時代背景下，機(jī)關(guān)單位除了要建設(shè)信息化管理平臺，加強(qiáng)信息化管理的宣傳力度之外，還必須對檔案管理工作隊伍進(jìn)行建設(shè)，不斷提高他們的綜合素質(zhì)，特別是信息化素質(zhì)，使得他們能夠運用多元化的信息技術(shù)和嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的管理技能最大化地滿足信息化時代的檔案管理需要。一方面，機(jī)關(guān)單位要不斷完善檔案管理者的素質(zhì)結(jié)構(gòu)，使得他們在教育培訓(xùn)的指導(dǎo)之下掌握專業(yè)檔案管理技能，與此同時，還需要完善他們的信息素養(yǎng)和道德素質(zhì)，打造復(fù)合型人才，使得他們的素質(zhì)結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化。機(jī)關(guān)單位在信息化檔案管理人才的選拔過程當(dāng)中要制定完善化的標(biāo)準(zhǔn)和制度，加強(qiáng)對人員的篩選和考核，確保每個檔案管理人員可以有效適應(yīng)信息化環(huán)境，為檔案管理工作作出突出貢獻(xiàn)。

信息化時代的到來為機(jī)關(guān)文書檔案管理帶來了新的發(fā)展和改革契機(jī)，也加快了檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化發(fā)展步伐，使得機(jī)關(guān)單位在處理各個工作事項以及作出相關(guān)決策時能夠擁有完善化的信息作為重要支撐。機(jī)關(guān)單位要想在信息化管理當(dāng)中取得實效，就必須樹立信息化的檔案管理理念，構(gòu)建完善規(guī)范的信息化管理平臺，有效提高信息化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，推動機(jī)關(guān)單位的創(chuàng)新發(fā)展。