企業(yè)檔案保密與信息化發(fā)展的融合探索與實踐

文/神華寧煤集團(tuán)烯烴一分公司 張晨

企業(yè)檔案信息化發(fā)展主要是指隨著我國信息技術(shù)水平的持續(xù)提升，將信息技術(shù)運用到檔案管理工作之中的一種先進(jìn)的檔案管理方式。通過檔案信息化管理企業(yè)的檔案，有利于幫助企業(yè)在發(fā)展的過程中實現(xiàn)企業(yè)檔案信息電子化，實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息逐步實現(xiàn)高度共享，對于企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的持續(xù)提升有著極大的幫助。但是由于諸多因素的影響，致使企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理工作時，不僅給相關(guān)工作的開展帶來了便捷快速的檔案利用和服務(wù)，也保護(hù)了實體檔案，但是在這過程中也面臨著檔案信息失泄密風(fēng)險加大的危機(jī)。因此隨著我國信息技術(shù)水平的持續(xù)提升，如何保護(hù)國家秘密檔案安全，保障企業(yè)在發(fā)展改革的競爭中商業(yè)秘密的安全，保護(hù)企業(yè)利益不受侵害這方面問題，越來越受到了企業(yè)檔案管理工作開展過程中的重視。

一、把握檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的保密要素功能

一般情況下，企業(yè)為了做好檔案方面的管理工作，都會建立一個企業(yè)檔案館進(jìn)行檔案的接收、保管和提供利用，是企業(yè)在不斷發(fā)展過程中的重點保密要害部門。而隨著我國信息技術(shù)水平的提升，為了確保企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的持續(xù)提升，各個企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時，逐漸將信息技術(shù)運用到了相應(yīng)的工作之中，從而通過這種方式，實現(xiàn)庫藏檔案條目的電子化。但是這一工作的開展，必須要確保企業(yè)檔案信息具有一定的安全性和保密性，以此為基礎(chǔ)進(jìn)行相關(guān)工作的開展，才能擁有更高的管理質(zhì)量。只有這樣，才能推動企業(yè)辦公自動化的推進(jìn)和檔案管理信息管理系統(tǒng)的不斷優(yōu)化和升級，進(jìn)而實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)由條目化存儲向檔案全息數(shù)字化信息存儲轉(zhuǎn)變，并且能夠?qū)崿F(xiàn)僅由檔案管理人員使用系統(tǒng)到對企業(yè)全體員工開放利用的轉(zhuǎn)變。因此為了確保企業(yè)檔案保密與檔案信息化的融合發(fā)展，就需要在開展這方面的工作時將檔案信息保密安全作為信息系統(tǒng)開發(fā)的要素進(jìn)行相關(guān)工作的開展，并且還要確保信息管理工作在開展過程中的安全性，將相應(yīng)的安全措施運用到管理工作之中。比如在這過程中，確保企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，對系統(tǒng)管理人員的權(quán)限通過分層、分類的方式設(shè)置，同時還要根據(jù)企業(yè)員工的不同工作崗位做好不同的查詢利用權(quán)限的配置工作。從而通過這種方式，促使企業(yè)全息電子信息檔案在管理過程中的安全性和真實性。

二、對庫藏檔案數(shù)字化過程中的信息進(jìn)行嚴(yán)格管理

企業(yè)檔案對于企業(yè)今后道路上的發(fā)展有著極大的影響，因此作為企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，企業(yè)檔案真實記錄了企業(yè)的歷史傳承和企業(yè)的沿革，必須采取高效的措施對其進(jìn)行嚴(yán)格的管理。而將傳統(tǒng)庫藏載體檔案通過數(shù)字化的方式進(jìn)行管理，有利于促進(jìn)企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案管理技術(shù)手段的提升，也推動了企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時逐漸朝著信息化的方向進(jìn)行管理和發(fā)展。相關(guān)企業(yè)在進(jìn)行庫藏檔案數(shù)字化管理工作中，需要根據(jù)不同類型的檔案進(jìn)行不同方式的管理。而這其中，在對具有長期保存價值的館藏傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行管理時，就可以根據(jù)數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)通過掃描、加工和處理進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并且在檔案信息管理系統(tǒng)的推動下促使館藏傳統(tǒng)載體檔案朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，是對保障檔案信息保密安全過程的一種有效保障。同時相關(guān)人員在對企業(yè)檔案進(jìn)行管理設(shè)計時，還需要制訂庫藏檔案數(shù)字化工作實施方案和工作規(guī)則，確保檔案數(shù)字化管理工作的開展朝著“統(tǒng)一策劃，統(tǒng)一管控，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一技術(shù)，統(tǒng)一平臺”的原則進(jìn)行開展。同時由于檔案管理工作的開展，無論是數(shù)字化檔案，亦或是傳統(tǒng)形式的，一般情況下都需要由檔案管理人員進(jìn)行檔案方面的管理。因此為了確保相關(guān)人員在對檔案進(jìn)行管理時保證質(zhì)量，就需要對數(shù)字化檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保相關(guān)人員在對檔案進(jìn)行管理時擁有足夠的資質(zhì)。并且還要分別簽訂隊伍、人員保密協(xié)議，仔細(xì)核對庫藏檔案出入庫數(shù)量，嚴(yán)把工作場地、人員進(jìn)出監(jiān)控管理關(guān)。同時還要根據(jù)保密相關(guān)規(guī)定制定全息數(shù)字化、部分?jǐn)?shù)字化、不可數(shù)字化轉(zhuǎn)換檔案的標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能確保企業(yè)在接受管理的過程中能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一管理、高效利用和長久保存，對于企業(yè)檔案信息化工作水平的提升有著極大的幫助。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著我國信息技術(shù)水平的持續(xù)提升，企業(yè)檔案管理人員在對企業(yè)檔案進(jìn)行管理時，為了確保企業(yè)檔案在進(jìn)行管理的過程中擁有更高的質(zhì)量，就需要做好檔案信息化方面的建設(shè)工作。同時還要確保企業(yè)檔案保密與檔案信息化發(fā)展的融合發(fā)展。企業(yè)檔案保密工作的開展對于企業(yè)今后的發(fā)展質(zhì)量有著極大的影響，因此在開展這方面的工作時，企業(yè)檔案管理人員不僅需要把握檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的保密要素功能，同時還要對庫藏檔案數(shù)字化過程中的信息保密安全進(jìn)行嚴(yán)格管理。而在進(jìn)行管理的過程中，還需要對檔案管理人員做好相應(yīng)的管理工作。只有這樣，才能確保企業(yè)檔案保密和信息化建設(shè)工作的持續(xù)開展。