醫院檔案信息化管理現狀與對策

文/福建省漳州市醫院 許淑芬

醫院檔案包括醫療檔案、病例切片、X線底片等各類患者檔案資料以及醫院發展歷史的記錄，它不僅在醫院的醫療和研究活動中有著不可替代的作用，同時對公眾自身醫療情況了解、病例分析等關于自身健康方面的問題有著密切聯系。而隨著互聯網技術和通信技術的飛速發展，電子檔案得以大量產出和應用，檔案信息化成為檔案管理的主流和趨勢，而傳統檔案管理模式已無法滿足醫院檔案自身的發展要求以及公眾日益豐富的醫療檔案需求，因此必須要充分發揮醫院檔案信息化管理在醫院發展和公眾醫療體系中的重要作用，促進醫院檔案管理工作健康發展，滿足人民群眾對醫療檔案的需求。

一、醫院檔案信息化管理的意義

（一）完善醫院檔案管理方式。傳統檔案管理工作模式中，檔案的收集、歸檔、整理等工作較為繁瑣，并且通常需求紙質檔案，而隨著醫院檔案的逐年積累，大量的紙質檔案給醫院帶來了一定的存儲壓力，如根據相關規定，病人的住院經歷要保存30年以上，這就會占據醫院大量的空間，同時在需要使用這些檔案檢索和查閱時較為繁瑣。而檔案信息化管理則可以很好地解決這一問題，在信息化環境下，檔案由實體存儲方式轉為電子存儲，節省了大量的空間和金錢成本，檔案存儲的方式也更為多元化，能夠給患者就醫和醫生診斷提供更生動形象的參考。同時，信息化的管理模式能極大提高檔案管理的工作效率，檔案的存儲、轉移和歸檔工作都能夠通過計算機終端完成，減少了檔案流通的環節。此外，信息化管理極大便捷了檔案的查詢和檢索工作，在傳統檔案管理模式中，檔案查詢和檢索工作需要在檔案室人工檢索，費時費力且效果不佳，在信息化環境下，檔案檢索工作突破了時空的束縛，可以在有權限的情況下在任何地點檢索，且過程十分簡便，大大增加了檢索效率，方便了醫院和患者的使用。

（二）促進醫院檔案的整合和共享。在傳統檔案管理模式下，受限于實體檔案規模大、人力資源匱乏的問題，檔案資源整合和共享工作成本較高且難以實現。而在信息化管理環境下，檔案資源的整合和共享有更大的拓展空間，促進醫院檔案的整合和共享的重點在于檔案資源的系統化和共享化。首先，在信息化管理模式下，檔案的存儲方式趨于電子化，檔案的整理和歸檔工作通過計算機終端完成，其歸類和編錄等工作十分便捷，且部分工作如排序、分類還可以自動完成，其效率要大大高于人工整理，這就十分有利于檔案系統化的實現。其次，借助信息化管理平臺，醫院檔案更容易實現檔案資源的共享。醫院不同部門和不同科室都可以根據自身的需求，隨時隨地在檔案共享平臺上查閱資料，而電子文檔還能夠提供更為精準的目錄和檢索功能，其可視化的界面擴大了各部門對檔案的使用范圍和利用程度，更為深入地發揮了檔案資源的內在價值。

（三）促進個性化醫療檔案的實現。完善的個人健康檔案管理體系是實現信息多渠道動態收集、管理，滿足個人自身需要和健康管理的載體，不僅為個人提供健康指引，降低個人健康成本，對提高區域內醫療保健質量，改善健康護理、促進患者康復、降低醫療費用具有指導意義。而醫院檔案信息化管理，則是個性化醫療檔案實現的基礎。在傳統檔案管理模式下，對個人醫療檔案進行系統化的整理和分析成本較高，雖然有“病歷”存在，但病歷表現形式十分單一，僅僅能夠反映患者在醫院的就診情況，無法全方位對個體的身體狀況進行收集和整理。在信息化檔案管理模式下，個性化醫療檔案更容易實現，信息化管理平臺能夠借助云計算、大數據等互聯網技術更加全面地記錄就診者的身體情況，并根據個性化醫療檔案提出個性化的治療方案，能夠以更精準和成本更低的方式滿足個體的就醫需求。

二、醫院檔案信息化管理的現狀

（一）檔案信息化管理意識不高。在我國檔案管理工作中，存在“重保管，輕使用”思想，而醫院主要以發展醫療事業為工作重點，對檔案管理工作沒有足夠的重視。主要表現在：一是信息化建設進程較慢，醫院對手工檔案管理的依賴性較大，缺乏對信息化建設的投入，這也會直接導致信息化管理無從開展。二是缺乏對檔案管理工作的拓展和開發，對檔案的管理依然停留在保管的階段，沒有借助信息化建設過渡到智能化管理，檔案服務方式單一。隨著人們醫療檔案需求以及醫院自身發展的需要，檔案管理重要性日益突出，檔案的信息化管理有利于個人信息庫的建立，方便患者就醫，提高檔案資料的利用率和價值，降低檔案管理的成本。檔案信息化管理意識的缺乏，不僅不便于患者就醫，同時還阻礙了醫院檔案管理工作的發展。

（二）醫院檔案信息化管理不平衡。由于各醫院營收和補貼力度的不均衡，其在檔案管理上投入的資金也是大相徑庭。公立醫院有財政撥款，在醫療水平、就醫人數和辦園規模上都較高，因此擁有更充足的資金進行檔案管理工作。而部分私立醫院和財政情況較為困難的醫院，在其本身的收支平衡上就存在問題，自然也沒有多余的資金進行檔案信息化建設工作。這就使得各醫院的檔案信息化管理不平衡，會導致以下問題：一是信息化水平的不平衡使得各醫院無法進行通常的數據溝通和互聯，不利于檔案資源的整合和共享。二是無法全面收集個體的各類醫療和健康數據，不利于個人醫療檔案的建設和個性化醫療方案的實施。三則是制約了醫院檔案管理工作的發展，形成惡性循環，使得檔案信息化建設始終無法有效開展。

（三）缺乏標準化、規范化管理。檔案信息化管理缺乏標準化和規范化主要體現在兩個方面：一是管理規范缺乏標準化。對于檔案信息化管理的規范不夠完整且過于陳舊，沒有根據實際需求以及現實問題靈活調整，這會導致醫院檔案管理與技術脫節，檔案功能無法拓展，檔案服務無法開發。此外，檔案收集、歸檔等工作缺乏規范化，不利于檔案資源的整合以及共享，也無法給個性化醫療檔案提供客觀的參考資料。二是硬件、軟件沒有統一化，這首先會加大檔案資源共享的難度，各醫院的軟硬件存在兼容性問題，共享管理平臺的建設存在阻礙。其次不利于軟硬件的統一管理，實際上加大了硬件設備維保和軟件更新的成本。

（四）信息化管理系統落后。由于醫院檔案管理和服務工作相對單一，因此其信息管理系統的更新頻率通常也較低，功能也十分單一，這主要會導致以下問題：一是信息安全問題，老舊的信息管理系統漏洞多，極容易受到網絡病毒的攻擊，對檔案資料信息安全危害極大。二是功能較為單一，沒有拓展空間，如檔案個性化服務、用戶反饋體系、使用者評價系統等模塊都無從開展，不利于檔案服務的開發和檔案管理工作的創新，一定程度上阻礙了醫院檔案管理工作的發展。三是不利于醫院檔案納入智慧城市體系，無法進行院際和其他機構的聯網，兼容性和可擴張性都較差。

三、促進醫院檔案信息化管理的對策

（一）提高思想重視，增強檔案管理意識。對醫院檔案信息化管理的重視程度，直接影響了醫院檔案工作以及信息化建設。只有提高重視，檔案管理工作才能更好地創新和突破。首先要轉變“重保管，輕使用”的觀念，著力開發醫院檔案拓展功能和服務，開展檔案管理以及檔案服務的宣傳活動，明確檔案信息化管理之余醫院檔案工作的意義和作用，提高檔案意識。第二，要強化檔案工作的考核，將檔案信息化管理工作納入考核體系中，制定合理的階段性和總體考核目標，激發檔案管理人員的內在驅動力。第三，提升服務意識。加強檔案管理人員服務意識的培訓工作，要抓住醫院檔案信息化管理工作的重點，以開發利用檔案信息為中心，讓檔案更好地為現實服務、為社會服務，提高檔案管理人員對檔案價值的認識。

（二）優化資源分配，平衡地區差異。醫院檔案信息化的不平衡，不利于醫院檔案資源的整合和共享以及公眾醫療檔案的使用。對此，首先應優化資源分配，對于公立醫院來說，設立檔案管理工作的專項化基金，將各醫院收支的具體情況按比例進行繳納，由政府統一按照檔案工作信息化的具體程度進行資源再分配，以保證各醫院檔案信息化進度的統一，便于檔案資源的系統化和標準化，為個性化醫療打下良好基礎。對于私立醫院來說，可借助第三方云平臺進行檔案管理工作，資金較為缺乏的醫院可不必進行全流程的檔案管理工作，僅需進行檔案資料的收集和上傳工作，以保證檔案資源的完整性和系統化。

（三）建立統一的檔案信息化管理標準。目前，我國各醫院的檔案收集、歸檔和保管工作的流程和具體規范還不統一，不利于發揮檔案的系統化優勢和醫院檔案管理工作的長遠發展。在醫院檔案信息化管理中，應注重檔案工作各個環節以及拓展功能、服務的完整性和規范性以保證多個檔案管理部門之間的檔案共享和整合工作更加暢通有效。首先，在檔案管理系統的建設時就要對錄入的元數據量進行標準化，標準化的過程就是通過錄入單位的不斷自我調整來滿足系統的標準，并且這一過程必須是強制性的，它保證了基礎元數據的統一。在檔案分類、分級和鑒定等過程上設置可視化界面幫助錄入單位理解規范化流程。

（四）及時更新檔案管理系統。醫院檔案信息管理系統在整個檔案管理工作中起著關鍵作用，是檔案信息化管理的重要環節。檔案管理系統的建設，一直以來都是醫院檔案工作的重點和難點，對于醫院自身來說，需要結合自身辦院的特點，根據檔案管理工作、患者需求、醫院需求的實際情況有針對性地進行管理系統的開發，不能單純追求管理系統的“大而全”，選擇通過國家鑒定的合規合法軟件進行定制化的二次開發，根據需求的緊急程度，階段性開發功能。此外，要及時對管理系統進行維護和更新，彌補各類系統漏洞，保障信息安全。