數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用分析

文/泰安市中醫醫院 李欣

近年來，在醫院的發展中，人事檔案管理具有重要作用和地位，人事檔案的數據化信息管理已成為一項重要舉措。隨著醫療衛生事業的不斷發展，傳統模式的人事檔案管理方法已不能滿足時代發展的需求。為實現醫院管理的規范性，就必須結合數字化信息創設出新的管理模式，從而更好地滿足醫院人事檔案管理的需求，本文就數字化信息在醫院人事檔案管理中的應用與作用提出分析探討。

一、當前醫院人事檔案管理的重要性

（一）人工操作效率低。醫院的人事檔案主要記錄醫院內工作人員的個人情況，如個人學歷、社會關系、工作情況、思想品德、當下職務、個人性格及在職期間的各種獎罰等信息，是個人參與社會活動的記載以及個人情況的真實反映，是醫院了解院內職工的重要途徑。在對人事檔案進行管理時，通常采用人工管理的方法，對個人檔案中的資料進行人工手寫記錄。不僅工作效率低，還容易出現抄寫錯誤，對于抄寫中出現的錯誤修改起來也比較困難，費時費力。同時，在后期查找時也有諸多不便，很難快速查找工作人員的個人檔案，不利于管理的科學化、系統化與標準化。而數字化信息技術的推行，避免了上述問題的出現，使得醫院認識檔案的管理更加規范與高效。

（二）人事檔案管理的資料利用率低。大多數醫院對于人事檔案的管理并不重視，只注重對檔案的保管，卻不能充分的利用，這樣不僅占用大量的空間場地，無形中也加大了醫院的開支，使醫院在此方面的開支大幅提高。同時，紙質版的檔案在進行翻閱與查找時容易造成磨損與損壞。

（三）檔案管理信息化水平較低。就目前來看，我國很多醫院對自身的人事檔案管理的過程中，基礎設施與設備條件都不夠完善，相對落后于其他科室，信息技術較薄弱，跟不上現代技術的發展。

二、數據化信息在醫院人事檔案中的優點

（一）提高了醫院人事檔案管理的工作效率。與傳統的檔案管理方式相比，數據化信息管理不僅運算速度快，且數據存儲量較大，可以方便人事檔案管理人員進行資料的編輯、查找與檢索。同時，數字化信息的應用可以在短時間內為檔案管理人員提供各種人事資料。并且數據化信息在錄入時，可減少手工操作帶來的問題，提高工作效率和質量。

（二）數字化信息的儲存更全面，儲存時間更長。數字化信息檔案記錄方式不需要太多的空間，在計算機上記錄即可，且儲存空間大，使得儲存信息更全面。數字化信息檔案以電子文檔的格式儲存在電腦或優盤等電子儲存器中，可以保留很長時間，不會像紙質版的有所磨損。

（三）促進了醫院考核的公平性。在醫院的考核中，由于紙質版檔案在查閱時耗費一定的時間和精力，考核人員在查閱時往往會一帶而過，這對于考核而言缺乏一定的公平性。而信息化檔案可以避免這一現象出現，工作人員可以迅速查找考核者的檔案資料，減少查找資料的時間，同時，可將數字化電子檔案公開，使考核數據公開透明，員工可以一目了然了解情況，使考核過程公平、公正、公開。

三、數據化信息在醫院人事檔案中的應用

（一）建立電子版的人事檔案。隨著信息時代的不斷發展，醫院對人事檔案管理工作的發展中，應首先建立電子版的人事檔案。1.在對相關人員的信息進行記錄整理時，通過計算機將人事信息記錄到計算機系統中，不僅可以減少手工抄寫的失誤，同時使檔案更加美觀整潔。2.在需要相關人員的信息資料時可通過計算機的搜索功能直接找出來，連接打印設備進行打印，用時較短。3.傳統的人事檔案建立需要較大的檔案室來儲存，而電子版檔案的儲存可直接在計算機上進行，不僅占空間小，還具有極強的保密性。4.對于電子檔案中的相關信息應該及時更新，通過區域網與電子檔案之間的聯系，對干部的工作作風有更全面的了解，為醫院的干部選拔做好準備。

（二）構建網絡化人事檔案管理。要保障數字化信息的安全規范，必須建立一定的規章制度，從而保障網絡的安全與穩定。通過數字化信息對網絡化人事檔案的建立，將臨床科室、檔案管理部門與醫院管理部門連接起來，達到人事檔案資源共享。實行數據化信息檔案管理的崗位責任制，分工明確，建立并完善科學的用戶權限管理制度。

（三）強化數字化信息的安全防護措施。數據化信息技術在醫院人事檔案管理中的應用，為醫院檔案管理工作帶來許多方便，但同時也受到網絡信息安全方面的隱患。人事檔案資料記錄著醫院工作人員的很多信息，一旦丟失或泄露，會造成很多嚴重后果。因此，應不斷提高檔案管理人員的安全意識，加強相應的防護工作，增強網絡安全隱患的防護意識，通過設立防火墻、安裝殺毒軟件等實現計算機的安全防護工作。同時，在重要人事檔案的儲存時進行加密處理，確保檔案的安全性。

四、結束語

總之，醫院要想快速健康發展，就必須利用好數字化信息檔案的管理方式，使其發揮最大作用，提升檔案管理水平，推動醫院實現現代化管理與發展。