高校檔案管理信息化建設探討

文/湖北省十堰市湖北醫(yī)藥學院 譚邦柱

高校檔案管理工作是高校管理工作中的重要組成部分，高校檔案管理信息化建設水平可以體現(xiàn)高校的信息化建設發(fā)展速度和水平。近幾年，隨著高校規(guī)模的不斷擴大以及師資隊伍和力量的不斷發(fā)展壯大，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已經(jīng)跟不上高校建設發(fā)展的步伐，不能夠滿足高校信息化建設的需求，因此，充分意識到高校檔案管理信息化建設的重要性，探討高校檔案管理信息化建設中存在的問題，創(chuàng)新更加適合新時期高校建設發(fā)展的檔案管理信息化建設發(fā)展策略，對于促進高校信息化建設的健康快速穩(wěn)定發(fā)展具有非常重要的意義。

一、高校檔案管理信息化建設的重要意義

高校檔案管理的信息化建設是高校不斷發(fā)展壯大的需要，同時也是社會時代發(fā)展的一個必然趨勢。一方面，高校檔案管理信息化建設大大提高了高校檔案管理的效率和質(zhì)量。高校檔案管理的信息化建設不僅可以有效提高檔案管理工作的效率，而且還可以提高數(shù)據(jù)信息資源查詢、檢索的準確度。另一方面，高校檔案管理的信息化建設是優(yōu)化高校檔案管理工作服務水平的需要。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，對于數(shù)據(jù)信息資源的收集、整理、歸類、入檔以及檢索、查詢等程序是一個比較繁雜的過程，隨著高校信息化建設進程的不斷加快，傳統(tǒng)的高校檔案管理方式已經(jīng)不能滿足高校快速發(fā)展的需求，高校檔案的信息化管理工作可以為高校的發(fā)展建設過程中的重大決策快速提供全面詳細的建設性數(shù)據(jù)信息資源，更好地服務于高校的發(fā)展建設。

二、高校檔案管理信息化發(fā)展中存在的問題

（一）檔案信息化管理意識不夠強。隨著信息化技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，高校檔案信息化管理工作的重要作用在高校教育教學以及科學研究等方面也得到了較為突出的顯現(xiàn)，但是就當前高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀來看，檔案管理人員對檔案信息化建設仍然缺乏比較全面、系統(tǒng)的認識和比較理性的思考，在檔案信息化管理工作中僅僅是對信息化管理技術(shù)的運用，缺乏創(chuàng)新意識與實踐精神，使得檔案數(shù)據(jù)信息資源沒有得到比較充分的開發(fā)和利用。

（二）檔案管理信息化建設的基礎設施不夠完善。完善的高校檔案信息化建設離不開計算機設備、網(wǎng)絡通信設備、數(shù)據(jù)傳輸設備等基礎硬件設施。當前不少高校由于檔案管理信息化建設資金投入不足，再加上缺乏科學的檔案信息化管理方法，導致檔案管理信息化建設的基礎設施力量比較薄弱，缺少開展檔案管理信息化的必要支撐，嚴重影響了其檔案管理信息化建設的進程。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)化水平有待提高。信息化管理技術(shù)的廣泛推廣和普及給信息化技術(shù)的運用人員提出了更高的專業(yè)化要求。高校檔案信息化管理工作也是如此。雖然有的高校的檔案信息化基礎設施建設比較完備，但是往往由于信息化管理人才隊伍的專業(yè)化水平比較有限以及綜合素質(zhì)不夠高、學習力不夠強等原因阻礙了高校檔案管理信息化建設的步伐。

三、高校檔案管理信息化建設的發(fā)展策略

（一）強化高校檔案信息化管理意識。意識指導行為。要想有效推動高校檔案管理的信息化建設，提高高校檔案信息化建設的水平和質(zhì)量，必須提高高校領(lǐng)導以及檔案管理工作人員的信息化管理意識。高校領(lǐng)導及其所有相關(guān)檔案管理工作人員必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，在科學發(fā)展觀、社會主義核心價值觀以及十九大精神“以創(chuàng)新為發(fā)展引擎”的指導下，對檔案管理工作的信息化建設有一個全面的、系統(tǒng)的、正確的認識和理解。

（二）完善高校檔案管理信息化建設的基礎設施。要想科學完善高校檔案管理工作的信息化建設離不開完備的基礎設施建設，因此，高校領(lǐng)導必須重視檔案管理信息化建設的基礎設施采購和建設問題：一是要加大對信息化基礎設施建設的資金投入力度，切實保證基礎設施建設資金的落實情況。二是要強化檔案管理軟件的開發(fā)和創(chuàng)新工作，檔案管理軟件必須符合高校的新發(fā)展新變化，同時盡快落實各種硬件設施的采購和安裝工作，營造完善的硬件環(huán)境，推動高校檔案管理信息化建設的科學化步伐。

（三）強化檔案管理人員專業(yè)化水平和綜合素質(zhì)。高校檔案管理的信息化建設離不開專業(yè)化的技術(shù)人才隊伍建設。因此，高校領(lǐng)導要重視檔案信息化管理人員專業(yè)化知識和能力的培訓工作。通過對檔案管理人員的信息化專業(yè)知識和技能的培訓來提高檔案管理人員的專業(yè)化水平和業(yè)務實踐能力。同時還要積極引進檔案信息化管理專業(yè)技術(shù)人才，不斷壯大高校檔案信息化管理人才隊伍的力量，更好地服務于高校檔案管理信息化建設工作。

四、結(jié)語

綜上所述，要想確保高校檔案管理的信息化建設工作更加科學、有序、高效地開展，必須充分意識到信息化建設的重要作用和意義，必須不斷加快高校檔案管理信息化建設的現(xiàn)代化進程，推動高校信息化建設的科學化、規(guī)范化、高效化、標準化健康發(fā)展。