從大數(shù)據(jù)角度淺析高校檔案管理信息化建設(shè)

文/山西中醫(yī)藥大學(xué) 肖亞春

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的深入研究以及在社會各領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，不僅加快了大數(shù)據(jù)時代的誕生，也推動了高校檔案管理工作模式改革創(chuàng)新的進程。大數(shù)據(jù)技術(shù)從產(chǎn)生到現(xiàn)在逐步形成量級、高速、價值密度低以及多樣化的基本特征，如何才能實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息價值的最大化是大數(shù)據(jù)技術(shù)研究與發(fā)展的目標，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以最大限度提高高校檔案管理工作的效率以及效果。

一、高校檔案信息化建設(shè)中的主要問題

（一）檔案管理信息化建設(shè)工作在高校包括領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的大多數(shù)人重視不夠。認為檔案管理信息化工作是一項可有可無，看不到個人業(yè)績的工作。所以，才使得檔案管理信息化建設(shè)的資金和人員投入難上加難。還有另外一個問題，有些高校雖然也邀請有關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者一起搭建高校檔案信息化管理平臺，成立建設(shè)小組，但因缺少檔案管理信息化建設(shè)的基本經(jīng)驗和技術(shù)，造成檔案管理信息化建設(shè)效果大打折扣。

（二）有關(guān)高校檔案管理信息的安全防護措施未到位。部分高校檔案管理人員將檔案管理工作簡單化，錯誤地認為檔案管理信息化工作就是將各種紙質(zhì)檔案進行掃描整理和存儲，沒有明確這項工作的主要內(nèi)容與職責，缺少必要的檔案信息管理的安全意識，造成檔案信息安全管理制度形同虛設(shè)，各種檔案信息安全保護措施更是沒有落實到位。一些高校讓學(xué)校原有的網(wǎng)絡(luò)管理中心來具體維護和管理檔案信息發(fā)布以及查詢網(wǎng)站后臺，降低了檔案信息發(fā)布、查詢網(wǎng)站搭建以及維護工作的專業(yè)化。

（三）高校檔案信息管理系統(tǒng)還存在一些漏洞。傳統(tǒng)高校檔案管理工作以人力為主，由檔案管理人員將各種紙質(zhì)檔案進行分類整理，按照一定的規(guī)律和要求對不同的檔案進行編號，以此來提高檔案查找使用的效率，因而，原有高校檔案管理工作對工作人員人力需求量較大，并且工作人員稍微一分神就會出現(xiàn)整理上的遺漏和錯誤。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)、掃描技術(shù)等手段將大量的檔案資料進行電子化和信息化管理，雖然提高了高校檔案管理工作水平以及工作效率，但是也增加了高校檔案管理系統(tǒng)被攻擊、檔案信息被竊取或者丟失的可能性。高校領(lǐng)導(dǎo)對這方面存在的潛在風險還缺乏必要的認識，更沒有什么防護預(yù)案。

二、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理信息化建設(shè)的建議

（一）要加強從業(yè)人員培訓(xùn)力度，強化人們的信息化和數(shù)字化意識。首先，高校應(yīng)進一步完善檔案管理人員的培訓(xùn)機制，對檔案管理人員進行檔案管理、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、視覺媒體傳達等領(lǐng)域的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變檔案管理業(yè)務(wù)人員錯誤的工作理念以及落后的工作方法。其次，高校還應(yīng)在招聘檔案管理人員中轉(zhuǎn)變“是人就能干”的觀念，盡量招聘那些檔案管理專業(yè)或信息管理專業(yè)的人員，創(chuàng)造一支專門的檔案管理信息化隊伍，為檔案管理信息化建設(shè)提供專業(yè)人才保障。其三，要通過各種形式多宣傳、廣宣傳，讓每個人都參與到檔案管理信息化工作中來。

（二）加強高校檔案管理信息化硬件設(shè)備投入力度。高校檔案管理信息化建設(shè)是一項既復(fù)雜又龐大的工程，所以，高校應(yīng)購買功能更加強大的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)，并由專門人員進行系統(tǒng)管理與維護。此外高校還應(yīng)完善檔案信息安全保障制度以及安全防護措施，提高對各種突發(fā)狀況的應(yīng)對能力。

（三）注重高校檔案管理系統(tǒng)的安全問題。高校檔案管理信息化建設(shè)并不是降低了紙質(zhì)檔案的價值，而是更好地保護紙質(zhì)檔案的安全、完整，并且還可以充分發(fā)揮電子檔案靈活快捷的優(yōu)勢，因此，高校檔案管理人員應(yīng)一如既往地做好檔案館的防火、防盜及防潮等措施，盡可能消除損毀檔案的隱患。此外，還應(yīng)定期檢查檔案管理系統(tǒng)，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的漏洞并采取根本性的措施來保證檔案管理系統(tǒng)的正常使用，做好應(yīng)急預(yù)案，提高檔案管理系統(tǒng)對黑客、病毒等應(yīng)對能力，充分發(fā)揮密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)在提高電子檔案管理方面的積極作用。

（四）完善高校檔案數(shù)據(jù)信息采集制度。高校檔案管理人員應(yīng)提高檔案數(shù)據(jù)信息的分辨能力和管理能力，以確保信息資料收集的準確性和完整性。此外，檔案管理人員還應(yīng)對檔案數(shù)據(jù)信息進行及時有效的整理和篩選，刪除那些已經(jīng)證實是錯誤的數(shù)據(jù)信息，使檔案數(shù)據(jù)信息準確無誤，提高檔案價值。

三、總結(jié)

大數(shù)據(jù)時代對高校檔案管理信息化建設(shè)既是機遇，更是挑戰(zhàn)，各級黨委政府及高校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，完善高校檔案信息管理各項規(guī)章制度，加強檔案管理信息化硬件設(shè)備建設(shè)，提高高校檔案管理工作的高效化、科學(xué)化以及現(xiàn)代化，同時要加強對檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和改變用人選擇途徑，通過以上途徑，為充分發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)對促使高校持續(xù)發(fā)展的推動作用提供保障。