淺議基層疾控機構檔案管理信息化建設

文/云南省玉溪市紅塔區疾病預防控制中心 方泉

當前許多基層疾控中心的檔案管理還比較滯后，需要使用檔案材料時難查找，很難發揮檔案材料的功能和效用。改革創新疾控機構檔案管理機制，成為當前疾控檔案管理的迫切任務。疾控機構檔案管理信息化就是從以檔案實體保管和利用為重點，轉向以檔案信息的數字材料化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步向規范化、數字化、網絡化、社會化轉變。做好疾病控制檔案管理工作，加強檔案基礎建設，固定檔案管理模式，規范檔案存儲，提高檔案質量，提高服務水平，發揮檔案作用，為疾病防控和突發公共衛生應急處置提供科學依據。

一、基層疾控機構檔案管理中存在問題

（一）管理意識薄弱，檔案利用率低。部分檔案管理人員管理意識和服務意識不夠，對檔案管理墨守成規、安于現狀，或者管理制度不嚴，借閱隨意，有的單位領導對檔案工作少過問、不關心、無要求，缺乏檢查和督促，使檔案管理人員失去工作動力。單位檔案管理經費、設施、場地投入不夠，檔案管理工作人員的能力水平也受到制約，只是將文件資料進行簡單的歸檔和整理，沒有發揮檔案的實際價值。

（二）檔案管理投入不足，設備落后。檔案設施陳舊，近年來，基層疾控中心相繼增建了房屋，改善了實驗室辦公條件，實驗室儀器設備、衛技人員人員能力建設等基礎設施的投入逐年提高，但是單位領導對檔案管理重要性認識不足，對單位檔案工作投入還不夠，檔案信息管理設備落后，沒有達到國家規定的“八防”要求，密集架、溫度濕度控制、“八防”設施、刻錄機、掃描儀、移動硬盤等檔案管理設備尚未普及，有的雖已添置了計算機等設施，但沒有充分開發利用。導致近年的檔案信息可以存放，而前些年的檔案信息卻不知所蹤。

（三）缺乏專業的檔案管理人員。基層疾控機構沒有檔案專職人員編制，缺乏選拔機制，年齡較大的任職、缺乏專業知識，且多為身兼數職人員兼任；有些單位領導對檔案工作不夠重視，專兼人員不安心本職工作，對工作缺乏熱情，不清楚其間的重要性，認為檔案工作沒前途，產生“做檔案工作低人一等”的錯誤想法，檔案兼職人員干幾年就會轉到業務科室，造成其職位的缺乏連續性，使其工作變成了機械性的、重復的情況檔案人員對專業認識不多，能力不強，只是把檔案進行簡單的編碼排序，甚至忽略對檔案的分類管理；

二、改進和提高檔案管理水平是形勢發展的要求

（一）檔案管理信息化是信息發展的趨勢。把檔案從紙質的載體變為電子載體是科技發展的必然，可以大幅度提升檔案管理水平和利用率。《2006-2020年國家信息化發展戰略》中提出要加強醫療衛生信息化建設要求，《中共中央、國務院關于深化醫藥衛生體制改革的意見》，提出要建立實用共享的醫療衛生信息系統，這是大勢所趨，加快檔案信息化建設，順應信息時代和社會發展。

（二）檔案信息化有利于檔案資料的永久保存。原始的紙質檔案，管理不善就容易變質損壞，如果把紙質檔案材料轉化為信息系統，不僅保管方便，而且可以長期保存。

（三）方便對信息資料的提取和利用。檔案管理信息化目的是歸檔保存疾病防控資料數據，為政府疾病防控、處置公共衛生突發事件決策和科研工作提供參考依據，檔案工作必須通過檔案利用來體現其服務性。疾控機構檔案材料一般由文件、各類報表、疾病防控預案、疫情處置、救災防病工作調查處理報告及實驗室檢驗報告等構成，具有原始記錄、價值保留、集中存儲、隨時查詢、增值效用等性能，建設一個高質量的檔案計算機管理系統，開展信息化管理，需要時可以隨時提取，簡捷方便，不會遺失，很大程度上減少了人為損耗，節約時間和成本。

三、如何提高基層疾控機構檔案管理信息化建設

（一）提高對醫療檔案建設的認識，完善規范制度規范管理。對檔案管理重要性的認識，不僅一般檔案管理人員認識不到位，部分單位領導重視也不足，表現在人員配備不當，要求不嚴，經費不夠，不重視其作用。實現疾控機構檔案規范化管理，制定完善規章制度，明確中心檔案管理人員和各科室兼職檔案管理人員工作職責，實行檔案管理分級負責制度。

（二）培訓現有人員掌握現代化管理技術。搞好檔案信息化的關鍵是人才，工作崗位之中人才的培養提供才是重中之重。人才從哪里來？一是在現有人員上挑選年紀輕、有一定文化、責任心強的人進行專業培訓，熟練掌握網絡技術和一般疾病控制專業知識，讓他們在崗位上鍛煉。二是從大學畢業生中吸收優秀網絡人才，在工作中熟悉掌握疾控機構的專業知識（醫學院畢業的網絡人才更好），經過一段時間實踐，這些人會成為基層疾控機構信息化管理的主力軍。

（三）實現檔案工作各個環節的計算機化。是加快檔案信息自動化系統建設和提高檔案系統利用功能的技術基礎和重要手段。

（四）加強檔案軟件硬件基礎設施建設和經費投入。軟硬件跟不上，實現現代化網絡管理便成為一句空話。硬件設施包括計算機、打印機、刻錄機、掃描儀、移動硬盤、密集架等設備，以及設計合理、設備齊全的庫房；軟件包括管理檔案應有的軟件系統、數據庫、檔案查詢軟件、信息安全軟件等。如果因經費限制，先購買主件，以后逐年增配，做好內部局域網建設，力爭把檔案管理的軟硬設備配齊，這是完全應該而且可以做到的。