探析水文檔案信息化建設策略

文/湖北省水文水資源應急監測中心 蘭磊 程良偉

水文檔案是水文各項業務工作的結果和總結，其包括了專項觀察和記錄蒸發、降水、流量、水文、水質、水情、水位和地下水位，和在水文各項業務工作中包含到的圖標、報告和文字。水文檔案將水文部門各項業務工作的成果和歷史真實記錄了下來，把信息和觀測融合在一起，立足于水的變化規律進行研究勘測，分類立卷歸檔水文水資源調查評價、水文資料整編成果、水文原始觀測記錄和研究項目成果，在國家科技檔案中占據著極為重要的位置，也是新時期水文建設發展的重要資源。

一、水文檔案的主要內容和特點

水文檔案，即水文工作在運行的時候借助水情預報和觀察測驗等活動形成的水文信息，主要包括蒸發、降水、地下水文、水情、流量、水溫、水質和水位等原始觀測記錄，水文手冊、水文年鑒和圖集等，反映水文地質、海洋水文、陸地水文、水文氣象等各個領域長時間觀測積累的洪水旱情預報和水文變化的情況，讓水利和其他國民經濟建設部門有據可循。水文檔案具有標準的統一性、資料的系統性、時間的連續性和流域的整體性等特點。

二、水文檔案信息化建設策略

（一）加大資源投入力度，有序開展信息化建設。促進水文檔案的信息化建設速度的加快，進一步強化帶動和領導作用極為重要，各負責人應充分發揮帶頭作用，領導基層人員開展信息化建設工作，將各階段信息化建設的目標和內容確定出來，并和其他部門展開良性的競爭，相互借鑒和促進；此外，需要進一步強化信息化建設的投入，水文檔案管理的信息化建設需要長時間的維護投資、專業的管理人員、相關的管理軟件和諸多的極端及設備，因此，就此項工作，必須加強資源的投入，確保硬件設施可以跟上信息化建設以及發展目標的腳步，在人力資源投入上要借助強化內部員工培養和引進優秀技術人才的方式展開，在系統維護方面的長時間投入，則應將轉向資金建立起來，把不間斷的投入計劃做出來，根據計劃展開投入管理。

（二）建立科學合理的管理。只有將科學合理的檔案管理建立起來，才能促進檔案信息化建設的加快。水文檔案具有較強的專業性，較高的技術性要求和廣泛的涉及范圍，這些特征導致其在信息化建設中更應對源頭引起高度重視。第一，要把信息化建設工作的計劃制定出來，一個優秀的計劃可以發揮帶領作用。第二，加大綜合檔案室的業務監督力度，將科學的檔案管理制度建立起來，對檔案管理流程予以明確，還可以運用水文數據網上歸檔的方式錄入檔案，這樣就能對各類檔案的工作進行收集管理。第三，加強電子文件歸檔管理力度。這種管理方式對硬件和軟件有著較高的要求，對良好的管理制度也有著較強的依賴，同時還要使系統電子文件的安全性、完整性、可靠性和真實性得到保證，確保紙質檔案的完成同步于電子檔案。

（三）做好檔案信息資源建設。在信息化建設中檔案信息資源建設占據著極為重要的位置。其首要任務是將過去傳統載體檔案向數字化轉變，也就是把過去傳統載體檔案借助掃描、加工和處理，實現數字化轉換。其次，及時歸檔正在形成的電子文件，并確保其有效性、真實性、完整性和齊全性。水文檔案部門在檔案信息資源建設方面，應將以自己建立機讀目錄數據庫轉變為以接收機讀目錄數據庫為主，自建機讀目錄數據庫只發揮輔助作用，也就是在進一步將自身已有檔案機讀目錄建設做好的過程中，同時在條件允許時，各部門可以采用機讀目錄的方式，把每年產生的歸檔文件目錄和歸檔案目錄交給檔案管理部門。

（四）加強培訓，促進隊伍建設。檔案信息化管理主要借助計算機技術，這就需要檔案管理工作人員既要具備檔案、情報、圖書等學科的相關專業知識，同時還應具有信息加工處理和現代信息技術應用能力。十分有必要對一支檔案信息化建設復合型人才隊伍進行培養和構建。此項工作可以從下面幾個方面入手：首先，要將行之有效的培養計劃制定出來，給予檔案管理人員鼓勵，讓其借助業余進修、在職培訓等諸多形式，提高運用信息技術的技能。其次，要重視網絡技術、數據庫、計算機、信息技術等方面專業人才的引進，對人員結構予以優化，進而和檔案管理工作現代化的需要相適應。再次，要加大培養檔案管理工作者的信息意識，將傳統檔案管理工作中“重藏輕用”的現象改變，確保檔案管理人員可以充分借助信息技術手段和信息資源管理理論，科學管理和有效開發利用檔案信息資源。最后，要將必要的激勵機制建立起來，使檔案管理人員的主觀能動作用得到充分發揮，促進工作質量和效率的提高。

三、結語

綜上所述，水文檔案信息化建設是水文事業發展的有效保障，是實現水文工作和服務效率提高的重要途徑。所以，各級水文部門必須將水文檔案的信息化建設做好，把新鮮的活力注入到檔案工作之中，促進檔案利用工作水平的提高，進而將最大化的經濟效益和社會效益創造出來。