檔案管理工作實踐與體會

文/成都市新都區人民醫院檔案室 馬春榮

本人從事檔案管理工作多年來，深深體會到，檔案管理工作是醫院必不可少的重要工作。最初開始搞這項工作的感受是比較寂寞，就是平凡、繁雜、枯燥、無味，每年每月每天都做著檔案收集、鑒別、裝訂、整理、錄入、編目、查閱、借用等工作。但是隨著時間的推移，我卻深深的愛上了這項工作，因為管理檔案時間長了，就認識到了檔案管理工作是單位發展的重要基礎工作，這個基礎工作不牢固，不完整、不準確，將來我們是要負歷史責任的。

每天在辦公室里忙忙碌碌地在干什么？我的工作，若不了解的人還真不知道檔案工作是一項多么重要的工作，只有用心去做的人，才能切身體會和發現其中的意義。我在檔案管理崗位上工作了幾十年，始終懷著淡定平和的心態，保持著滿腔的工作熱情，盡管繁雜、枯燥、寂寞，但每當想起為醫院解決了不少的實際問題、為醫院的各項工作起到重要作用時，我就感覺到這項工作的重要和責任，必須要認真對待，更要坦然面對，樂在其中。

隨著時間的推移，我不但對檔案工作有了深度認識，而且對檔案工作有了一份更加特殊的責任感。隨著現代醫院各項制度的完善和要求，每年醫院產生的各種歸檔資料我都要嚴格按照文件，以《檔案材料收集、鑒別與歸檔》的標準執行，采取多種形式，加大工作力度，逐份清理收集的檔案，對所缺材料逐項進行登記、索要。對收集歸檔的材料認真細致地進行鑒別，剔除不應歸檔的材料，使歸檔材料真實可靠、文字清楚、對象明確、手續完備。需經領導審查蓋章和本人簽字的，蓋章簽字后方能歸檔。檔案歸檔時要做到認真鑒別、準確分類、編號有序、目錄清楚、裝訂整齊。按照檔案收集制度、鑒別制度、整理制度、查(借)閱制度、轉遞制度、保密制度、保管制度、管理人員職責等各項制度去做，按照要求整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用，才算完成了整個歸檔過程。

我崇敬檔案管理工作，隨著醫院的擴大發展、部門的增加，我手中裝訂成冊的檔案卷宗也越來越多，檔案工作是一個單位管理工作的基礎，它是展示成就、總結經驗最可靠、最寶貴的原始材料，不管是規范實用的文書檔案，科學嚴謹的科技檔案，還是生動形象的照片檔案，或者是真實直觀的聲像檔案，從檔案收集到檔案整理、檔案鑒定、檔案保護、檔案數字化、檔案信息的編研和利用等，每一個工作環節都是一門科學，都包含著深遠的意義。

不少人多次問我，你搞這項工作有什么用，做再多也沒有人理解，一天天默默做事，又枯燥、又無趣，做多規范、多細致、多整齊，也不知道你做的什么，沒有多大價值，而且更沒有前途所談。我前面說了，沒有自己搞過檔案工作的人，根本就理解不到這項工作的價值所在。我的回答是，檔案工作是枯燥、平凡，但是再平凡的工作也需要有人沉下心來去做。在我們眼里，檔案工作是最能出成果的工作。當你把一頁頁原本零散的紙張理成整齊的一疊，通過穿針引線裝訂成案卷、件后，再給它穿上整潔外套，就像一個裁縫把一塊布料做成了一件衣服一樣。當經過加工再給它封皮印章，一本完整的檔案出爐的時候，感覺就像擁有了一項發明創造那樣讓人開心。當原本空空的密集架漸漸地豐富起最終排列成整齊的一行時，那時候看著它們，儼然有一種成就感、榮耀感油然而生。當把厚厚一疊匯編資料編好目錄印刷成冊，撫摸著光滑的書皮，一種滿足感實在無法形容。所以我深深地熱愛檔案管理這項平凡工作。

因為，檔案管理也是醫院管理向制度化、規范化、科學化方向發展的重要標志，是醫院各項工作的基礎需要，為確保檔案管理工作的內涵質量能和醫院各項工作同步，就要把檔案的各項功能滲透到醫院管理工作中的每一個環節，才能充分發揮醫院檔案的重要作用。檔案管理工作要圍繞醫院中心工作起到一定的價值作用。也是醫院對檔案工作重要要求和重要判斷標準。

檔案工作雖然是醫院的輔助工作，但在具體工作中完全有可能起的是主要作用，特別是在醫院升級、達標醫療質量巡查等各類重大活動中所需要的資料，如院慶、院史工作撰寫；大型學術活動的資料匯編等工作中，都為醫院各項工作起到有力的后盾作用。醫院中心工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，變被動為主動、變滯后為超前、變封閉為開放，以無處不在的檔案服務工作，體現檔案工作的價值作用。一想到這些，我就由衷的感到檔案是醫院借鑒歷史、尋求發展的重要依據，檔案是對過去工作和歷史情況的記錄，是歷史的真憑實證，是第一手真實參考材料。雖然小小檔案，確有大大貢獻，幾頁薄薄的紙，確能為您證明苦苦追尋的答案，也能為您省去成千上萬的損失。檔案工作功在當代、利在千秋！

只有將檔案信息提供給醫院各部門利用時，才能使各部門在實踐中充分認識到檔案對其工作所起到的重要作用，從而更進一步地了解檔案真正的價值所在，增強利用者的檔案意識，從這個意義上講，檔案的提供利用才是展示檔案價值作用的最好、最直接、最實際的途徑。同時，積極開展多種編研活動，從而進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。為提高檔案的利用率，讓檔案信息資源在深化醫院改革、建設文明行業、提高醫療質量中發揮重要作用。

隨著時代的進步和社會的發展，檔案工作的涉及面越來越廣，現代化的要求也越來越高，人們對檔案工作的期望會越來越高，我們的責任也會越來越重。都說一個人可以用一天的時間喜歡上一樣東西，但是要用一輩子的時間去忘掉它，雖說我不是用一天時間喜歡上檔案工作的，但是我用一輩子的時間都忘不了這份特殊的工作。

我榮幸地成為一名檔案管理工作者，能為檔案工作貢獻一點力量感到榮幸，這是我搞檔案工作幾十年的實踐與體會，最后祝福我們檔案事業的明天更加美好！