服務(wù)型、學(xué)習(xí)型高校辦公室建設(shè)探索

文/清華大學(xué)學(xué)生學(xué)習(xí)與發(fā)展指導(dǎo)中心 歐堪蘭 耿睿

關(guān)于辦公室的職能、作用，習(xí)近平總書記曾在《秘書工作的風(fēng)范》一文中作過如下論述：“辦公室是一個(gè)機(jī)構(gòu)的日常事務(wù)管理的樞紐、綜合辦事的機(jī)構(gòu)，基本的組織功能通常被概括為：‘承上啟下的紐帶，聯(lián)系左右的橋梁，是對外開放的窗口，對內(nèi)關(guān)乎一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的職能實(shí)現(xiàn)程度和效率實(shí)現(xiàn)的高低，對外關(guān)乎一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的組織實(shí)力與工作態(tài)度的整體形象。’”雖然總書記的一系列觀點(diǎn)和言論主要針對的是黨政系統(tǒng)的辦公室職能和工作，但總體包含了一般組織機(jī)構(gòu)辦公室的共同特點(diǎn)：辦公室作為組織機(jī)構(gòu)的重要職能機(jī)構(gòu)，對組織內(nèi)外都有十分重要的作用。

本文基于辦公室以及高等教育管理的特點(diǎn)，提出要從夯實(shí)核心職能、鼓勵(lì)終身學(xué)習(xí)兩方面，來推進(jìn)建設(shè)服務(wù)型、學(xué)習(xí)型高校辦公室。從而實(shí)現(xiàn)新時(shí)期高等教育機(jī)構(gòu)對高質(zhì)量服務(wù)和高水平工作人員的期待，并促進(jìn)個(gè)人全面充分發(fā)展。進(jìn)而達(dá)到辦公室真正為學(xué)校作貢獻(xiàn)，辦公室工作人員切切實(shí)實(shí)為中國高等教育全球化發(fā)展提供支持與助力，同時(shí)達(dá)成個(gè)人自我實(shí)現(xiàn)的雙贏局面。

一、建設(shè)服務(wù)型辦公室，夯實(shí)核心職能與根本任務(wù)

辦公室工作，于人而言承擔(dān)著服務(wù)上級、溝通平級、聯(lián)系下級、關(guān)照內(nèi)外的職責(zé)；于事而言承擔(dān)著包括接待、財(cái)務(wù)、辦文、辦會、合同、協(xié)議、檔案等諸多繁雜瑣碎的日常事務(wù)與重大專項(xiàng)事務(wù)的后勤保障工作。因此，無論是工作內(nèi)容還是工作性質(zhì)，也無論黨政機(jī)關(guān)還是高等院校等其它類型的組織機(jī)構(gòu)，服務(wù)都是辦公室的核心職能，也是辦公室的根本任務(wù)。

當(dāng)今高等教育全球化背景下除對一線教師提出學(xué)術(shù)影響力要國際化的要求外，同時(shí)也對高等教育管理機(jī)構(gòu)和管理者提出了“管理水平國際化”的新要求。基于新時(shí)代背景下被賦予的新要求和面臨的新挑戰(zhàn)，要繼續(xù)強(qiáng)化辦公室服務(wù)能力，建設(shè)服務(wù)型辦公室，除了要求良好的服務(wù)意識，對辦公室服務(wù)的效率和專業(yè)性提出了更多新的要求，因此必須“思想建設(shè)”和“業(yè)務(wù)能力”兩手抓，以夯實(shí)服務(wù)型辦公室建設(shè)根基，做好高等教育管理保障與支撐。

一是做好思想建設(shè)，保障有良好的服務(wù)意識。辦公室工作的輔助、鋪墊、助手性質(zhì)容易導(dǎo)致工作人員隨工作時(shí)間增加，工作熱情消減，因此要做好工作人員的思想建設(shè)，可以嘗試3種途徑：首先，可充分利用組織生活等集體活動進(jìn)行思想建設(shè)和學(xué)習(xí)，打好提高思想覺悟的基礎(chǔ)。其次，領(lǐng)導(dǎo)干部要主動同工作人員多交流，及時(shí)了解思想動態(tài)，及時(shí)化解困惑。最后，鼓勵(lì)全體工作人員，以科學(xué)的生涯觀做好個(gè)人發(fā)展規(guī)劃，以達(dá)成為組織提供可持續(xù)支持與貢獻(xiàn)的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人發(fā)展目標(biāo)。

二是切實(shí)提升辦公室工作人員的業(yè)務(wù)能力。首先，辦公室工作瑣碎、繁雜、頭緒多，需要多線程同時(shí)開展工作的能力。其次，辦公室工作中經(jīng)常涉及領(lǐng)導(dǎo)交辦、多部門協(xié)同的重大事宜，需要具備項(xiàng)目管理的能力。再次，辦公室涉及大量的上下、內(nèi)外、書面和口頭溝通事宜，需要良好的溝通與表達(dá)能力。最后，辦公室工作的特性還需要工作人員具有較強(qiáng)情緒管理、時(shí)間管理等綜合能力，同時(shí)還需要較強(qiáng)的新辦公技能、知識的更新和學(xué)習(xí)。綜上，辦公室工作看似簡單，但要做好卻不是一件容易的事情。因此，必須要抓業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)和建設(shè)，保證辦公室工作人員在輸出勞力與智力的過程中，有新知識和技能的輸入、更新，以達(dá)到個(gè)體人力資源的平衡和總體人力資源的可持續(xù)。

二、建設(shè)學(xué)習(xí)型辦公室，為服務(wù)提供智力支持與保障

如前述，面對新時(shí)代對辦公室服務(wù)的新要求和新挑戰(zhàn)，辦公室工作人員不僅需要有良好的服務(wù)意識，還需要牢固樹立終生學(xué)習(xí)的理念，方可保障提供可持續(xù)的優(yōu)質(zhì)辦公室服務(wù)。哈佛大學(xué)第二十六任校長魯?shù)撬固乖f過，從來沒有一個(gè)時(shí)代，像今天這樣需要不斷地、隨時(shí)隨地地、高效率地學(xué)習(xí)。那種倚靠在學(xué)校時(shí)學(xué)到的知識就可以應(yīng)付一切的時(shí)代，已經(jīng)一去不復(fù)返了。因此，高校建設(shè)學(xué)習(xí)型辦公室，既是國家戰(zhàn)略所需，又是學(xué)校發(fā)展要求，更是個(gè)人發(fā)展需要，依據(jù)彼得·圣吉的學(xué)習(xí)型組織理論，可嘗試從以下方面開展構(gòu)建學(xué)習(xí)型辦公室：

一是凝聚全員共識，建立共同愿景，為學(xué)習(xí)型辦公室建設(shè)提供原生動力。學(xué)習(xí)型辦公室建設(shè)的最終目標(biāo)是既提升辦公室效率與水平，也提升個(gè)人業(yè)務(wù)能力與綜合管理能力。因其兼顧了組織目標(biāo)和個(gè)人愿景，因而更能凝聚全體成員共同意志，激發(fā)共同學(xué)習(xí)動力，使達(dá)成建設(shè)學(xué)習(xí)型辦公室的組織目標(biāo)、提升組織效益，最終建成一流辦公室，間接促進(jìn)一流學(xué)校的建設(shè)，進(jìn)而為國家培養(yǎng)更多棟梁之材，同時(shí)使成員通過學(xué)習(xí)不斷自我完善與進(jìn)步，達(dá)成自我的充分發(fā)展與自我實(shí)現(xiàn)。

二是科學(xué)統(tǒng)籌規(guī)劃，營造良好氛圍，大力支持學(xué)習(xí)型辦公室建設(shè)。學(xué)習(xí)型組織對學(xué)習(xí)的內(nèi)涵界定包括：終身學(xué)習(xí)、全員學(xué)習(xí)、全過程學(xué)習(xí)、團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)。即學(xué)習(xí)型組織的目標(biāo)在于組織中的全部成員均養(yǎng)成持續(xù)的、穩(wěn)定的、全過程的終身學(xué)習(xí)習(xí)慣，這樣才能達(dá)到個(gè)人通過學(xué)習(xí)取得長足穩(wěn)定發(fā)展與進(jìn)步，組織通過學(xué)習(xí)取得長期穩(wěn)定的效益提升的效果。顯然這是一項(xiàng)長期、系統(tǒng)且艱巨的工程，因此如何采取有效措施，更好地支持與保障成員堅(jiān)持長期系統(tǒng)學(xué)習(xí)，是學(xué)習(xí)型辦公室建設(shè)過程中又一項(xiàng)新課題。依據(jù)習(xí)慣養(yǎng)成、自我驅(qū)動、以及生涯發(fā)展等理論，可從以下幾方面嘗試：1.以生涯發(fā)展理論為依據(jù)，兼顧組織目標(biāo)與個(gè)人發(fā)展目標(biāo)，統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)習(xí)內(nèi)容與學(xué)習(xí)目標(biāo)。2.營造良好的共同學(xué)習(xí)氛圍，積極關(guān)注個(gè)體進(jìn)步與成就，適時(shí)分享學(xué)習(xí)成果，形成積極正向的能量流動和心理場域。3.將學(xué)習(xí)成果尤其是對組織目標(biāo)有改進(jìn)與提升的成效，納入考核指標(biāo)與體系，促成現(xiàn)實(shí)層面的激勵(lì)與反饋。最終通過持久的行為訓(xùn)練和積極正向的客觀現(xiàn)實(shí)結(jié)果反饋及心理激勵(lì)，使組織成員心智模式更加成熟穩(wěn)定、開放包容，真正養(yǎng)成終生學(xué)習(xí)的習(xí)慣。

三是充分利用現(xiàn)代教育資源，借助現(xiàn)代學(xué)習(xí)工具與平臺，全力保障學(xué)習(xí)型辦公室建設(shè)。從2002年黨的十六大明確將“形成全民學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)型社會，促進(jìn)人的全面發(fā)展”寫入大會報(bào)告開始，至2017年1月國務(wù)院印發(fā)《國家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》繼續(xù)強(qiáng)調(diào)：建設(shè)學(xué)習(xí)型社會，培養(yǎng)大批創(chuàng)新人才。國家戰(zhàn)略上的重視和推動，加上民眾終身學(xué)習(xí)意識大大增強(qiáng)，共同促進(jìn)我國的教育培訓(xùn)體系和學(xué)歷后教育資源得到極大豐富和完善。獲取形式也更趨便利：1.線下課程學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。2.以MOOC為代表的線上課程和遠(yuǎn)程培訓(xùn)。當(dāng)前各種海量豐富的教育資源和各類觸手可及的學(xué)習(xí)APP，都為學(xué)習(xí)型組織的建設(shè)提供了極大的便利和可能性，為長期、持續(xù)的學(xué)習(xí)提供了可靠保障。學(xué)習(xí)型辦公室建設(shè)希望通過保持辦公室全體成員學(xué)習(xí)的能力，積極主動迎接新時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)，及時(shí)克服發(fā)展道路上的困難與阻礙，不斷突破組織和成員個(gè)人成長的極限，從而保持個(gè)人與時(shí)俱進(jìn)的業(yè)務(wù)能力與競爭優(yōu)勢，以及組織持續(xù)向好發(fā)展的態(tài)勢，為專業(yè)高效辦公室服務(wù)提供持續(xù)的智力支持與保障。

最后，建設(shè)服務(wù)型、學(xué)習(xí)型高校辦公室本身是有機(jī)統(tǒng)一的整體。服務(wù)是根本，也只有全體辦公室工作人員具有良好的服務(wù)意識，方能有持續(xù)動力，持續(xù)不斷地廣泛、深入學(xué)習(xí)理論知識和升級專業(yè)技能；同樣，也唯有全員牢固樹立終身學(xué)習(xí)理念并付諸實(shí)踐，才能為可持續(xù)的優(yōu)質(zhì)、專業(yè)、高效的辦公室服務(wù)提供可靠保障。二者相輔相成，最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)為高等教育管理提供高質(zhì)量、高效率與專業(yè)的辦公室服務(wù)，切實(shí)助力高等教育國際化和全球化戰(zhàn)略人才培養(yǎng)目標(biāo)。