對新時期科研院所辦公室文秘工作的思考

文/中國石油勘探開發研究院辦公室（黨委辦公室） 王影

文秘的主要職責多為輔助管理、綜合服務；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調查研究、處理信息、備供咨詢、辦理事務、聯絡協調、催辦查辦等。科研單位以從事某行業、領域的科學研究為主要任務，因此，科研單位辦公室文秘主要是直接為領導、主管部門或本單位科研人員提供輔助管理、綜合服務，并以腦力勞動為主的工作人員。其主要職責包括協助領導處理日常事務，承擔重要會議及活動的籌備、組織與服務；撰寫決策文件、領導講話、匯報多媒體及工作總結等文字材料；管理公文流轉及印章；及時傳達領導的決策、意見，并收集反饋各單位的意見建議；完成上級部門及領導交辦的臨時性事務等。辦公室文秘發揮著以文輔政的重要作用，是其他崗位人員難以替代的，需要有一定的基本能力。

一、科研院所辦公室文秘工作的特點

（一）業務領域廣泛，專業性強。科研院所主要以某領域核心研究為主要任務，領導多以技術型、學術型為主，其議事決策、辦公會議、科研匯報等都具有很強的專業性。這就要求文秘人員特別是從事文字工作的文秘人員除了基本公文基礎以外，要有一定的所在單位科研專業知識。

（二）人員配備少，工作量大。與政府部門不同，科研院所領導一般很少配備專職秘書，基本模式是辦公室文秘人員統一服務于多位領導。雖然有相對的工作分工，但文秘事務繁雜且兼顧多項工作，一定程度上降低了工作效率。且科研工作的特殊性使得科研院所文秘人員加班常態化，工作質量也大打折扣。

（三）涉及核心技術和機密，保密性強。科研單位大多涉及該領域的核心技術、前沿技術，其數據、圖件、報告等都有不同級別的保密要求，對文秘人員也有專門的保密要求，在材料組織過程中要嚴守保密紅線。

二、科研院所辦公室文秘基本能力探討

（一）辦事能力。辦公室文秘工作事務性強，需要根據不同要求完成領導交辦的任務。辦事能力是多種能力的合力，是一種綜合能力。首先要有理解領悟能力，能夠快速、全面地領悟交辦者的意圖，避免延誤工作甚至把事情辦砸；其次要有分析應變能力，根據不同事件、不同人物的特殊性，綜合分析，在諸多事件中梳理思路，明確主次緩急，并根據實情靈活變通，有條有理地分別辦好。

（二）交際與表達能力。辦公室文秘作為溝通上下的樞紐部門，每天都要接觸不同的人群，要善于溝通交際，才能起到橋梁紐帶作用。美國教育學家卡耐基經調查后指出，一個人的成功85%要靠他的人際關系和處世技巧。善于語言表達，才能做好上傳下達、總結匯報、組織接待等工作；善于文字表達，才能及時、快速完成會議紀要、匯報多媒體、領導講話稿等材料。與人打交道，要和善有禮貌，言談舉止禮節修養是必備條件，還要善于思考，勤于積累，做好調查。

（三）速記與操作能力。文秘工作者經常要撰寫會議記錄與紀要，因此需掌握現代化的書寫技術。運用輔助記錄方法快速、準確、高效地記錄語言信息，能夠彌補錄音機（筆）的缺陷，在科研院所會議記錄及一些特殊接待場合、保密會議等工作中經常用到。同時，還要熟練掌握并應用辦公自動化軟件及設備。

（四）專業學習能力。如前所述，科研院所辦公室文秘對專業性要求更高，這就要求文秘具有一定的專業學習能力。僅僅具備職業秘書的素養是遠遠不夠的，即使是從科研專業轉崗的文秘人員，也要不斷學習其他領域的專業知識。首先要了解單位主要研究方向，主要領導的業務方向，通過科研生產例會、科研匯報、科技講座等途徑不斷積累和掌握行業和單位的科研動態、最新成果等，不斷加深專業深度，延展專業廣度，才能在起草工作報告時根據不同的業務板塊進行梳理、總結、提煉，不至于不得要領；同時也避免在會議記錄時面對專業詞匯無所適從；避免在傳達領導意見時詞不達意。

三、做好科研院所辦公室文秘的策略思考

（一）恪守職業道德，嚴守保密底線。現階段我國職業道德最基本的要求是愛崗敬業。作為文秘，經常會接觸不同層面的領導，參加各類會議，整理各種學術報告，接觸到單位的核心業務和專業機密，不斷與不同的人打交道、出入不同的場合，這就要求文秘人員時刻注意加強保密意識，隨時保持警惕，做到不該聽的不聽，不該看的不看，不該說的不說，不該寫的不寫，杜絕有意泄密，避免過失泄密，這是文秘人員最基本的職業道德底線。

（二）加強業務學習，提高綜合素質。文秘工作事務繁雜，工作量大，又處于關鍵重要崗位，是領導與各部門甚至對外的工作橋梁，言行文辭都會影響單位的形象，文秘人員應不斷學習積累，提高自己的綜合素質。作為政治性、政策性都強的崗位，首先要提高政治素質，要不斷學習馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發展觀、習近平新時代中國特色社會主義思想，不斷提高政治堅定性、敏銳性，學會運用辯證唯物主義思想思考和解決問題，做一個政治素質過硬，緊跟時代潮流的人。其次要提高業務素質，加強學習培訓，根據業務要求和工作側重不斷學習，提升文字綜合、政策研究、事務管理等業務能力，同時還要不斷學習科研領域的基礎知識和前沿技術，更好發揮參謀作用。

（三）加強身心鍛煉，錘煉堅韌品質。身體是革命的本錢。秘書崗位的從屬性、服務性、繁瑣性、艱苦性對文秘人員的工作有較強影響，臨時加班開會、通宵趕文字報告可以說是家常便飯，這不僅要求秘書人員要有良好的身體狀態，還要有積極面對工作強度的良好心態。業余時間加強體育鍛煉，培養一項體育愛好，在鍛煉身體的同時也能放松和調整心態，以便以更加充沛的精力和體力投入下一步工作中。文秘工作有時候是干在前面，吃在后面，夾在領導和同事之間難免會有心理不平衡的時候，這就要求文秘人員培養豁達的胸懷，樹立正確的服務意識，端正態度，錘煉品格，把自己擺在學習者、服務者的位置，完成好本職工作，不斷提升個人品質。

（四）抓好細節落實，提升服務質量。細節決定成敗，文字工作要做到精益求精，服務工作要做到細致入微，程序組織要規范有序，在領導身邊工作更要時刻謹記一個“細”字，否則工作中的馬虎大意將造成無法彌補的錯誤。比如組織會議、接待等日常事務，對每一項工作的時間、地點、人員等都要仔細梳理，急事急辦，特事特辦，避免因事務繁雜出現紕漏。培養好的工作習慣，注重細節落實，規范嚴謹，提高效率，提升服務質量。

（五）提升創新意識，激發思想活力。創新是引領發展的第一動力，科研單位更要注重創新創效。作為科研院所辦公室文秘人員，要用做科研的態度去做好科研生產服務。文秘工作的創新，并不是閉門造車，而是對以往工作中的傳統和經驗“揚棄”的過程，繼承好的經驗和做法并不斷向更加完善、高效的方向發展。這就要求文秘人員在工作中勇于解放思想，勇于探索，敢于運用新思路、新方法、新舉措，推陳出新，適應新時代高速發展的要求，激發思想活力，創造生動活潑的工作新氣象。

四、小結

科研院所辦公室文秘工作的質量與效率直接決定著辦公室工作是否到位，甚至影響到領導及整個單位的工作進程。所以，文秘工作者要在工作中不斷自省，查找不足，并通過不斷學習與積累，持續提升各方面的綜合能力，真正發揮文秘在企業工作中的作用。