電子公文流程管理中工作流技術應用

文/中國飛行試驗研究院 孫穎飛

由于電子信息技術不斷發展，電子公文得以出現，并且得到越來越廣泛的應用，在實際應用中也發揮著越來越明顯的優勢。在電子公文實際應用中，電子公文流程管理為重要任務，也是有效保證，而電子公文流程管理需要對相關技術進行應用，工作流技術便是其中較重要的一種。在實際工作開展中，管理人員需對該技術進行合理應用，以提升電子公文流程管理效果及質量。

一、工作流技術簡化電子公文管理

對于工作流技術而言，其在實際應用中可實現過程邏輯與應用邏輯分隔，過程邏輯能夠使業務管理目標、功能以及相關策略得以體現，工作流技術這一功能與數據庫管理及應用軟件分隔比較類似，在過程邏輯和應用邏輯實現分隔的基礎上，可對兩者實行相互獨立修改，在不同過程邏輯中應用邏輯可實現重復應用。因此，在電子公文流程管理中，利用工作流及技術能夠分離出流程控制中相關公共職能，也是使電子公文應用管理與過程管理實現分離，使電子公文管理由傳統管理中分離，可利用工作流管理系統單獨實行管理，從而使電子公文管理實現動態化，使電子公文業務系統效率得以提升。

二、工作流技術規范電子公文管理

工作流技術所具備的十分重要的一個特點就是工作流本身為模型，可使業務計算機化表示模型得以反映，其主要目的就是在計算機環境下實現業務集成以及自動化。在電子公文流程管理中，通過對工作流技術進行利用，可使電子公文流動過程實現進一步分化，使其成為更小任務計算單元，對于每項具體內容實行描述，對其所涉及數據信息內容及流向進行研究，同時可說明管理中各個權力人操作需求以及所具備的權限。通過這種管理方式，可使電子公文管理更加規范，在實際管理中通過對標準工作任務環節進行設定，對每項任務工作內容及職責進行定義，對電子公文管理中每個環節內容進行規范，同時通過對電子公文處理流程進行規劃，可實現相互獨立活動，這樣一來，在電子公文傳遞中能夠減少不必要中間狀態，使電子公文傳遞時間及臨時儲存時間明顯降低，也就能夠使業務過程整體處理時間降低。另外，電子公文流通整個過程可實現規則運行，對于公文所處狀態，每個具備權限人員均可實行查詢，相關人員也能夠由系統中獲取自身任務表，使流轉過程得以規范，還能夠通過可視化形式對工作流過程進行直觀控制，也就能夠發現其中不合理之處，可優化重組電子公文管理過程，使電子公文管理更加具有規范性。

三、工作流技術實現規范化電子公文流程

相比于普通過程模型，工作流模型最明顯特點就是能夠被工作流管理系統執行，也就是工作流需利用計算機軟件才能夠得以完成，且完全由軟件系統控制，在計算機技術支持基礎上，使過程得以自動化執行。就構建工作流模型目的而言，能夠通過計算機實行，促使業務過程實現自動化。所以，在電子公文流程管理中，利用工作流技術實際上就是實現自動化管理，包括整體任務調度、資源分配及管理規則等方面內容。利用工作流技術實行管理，可通過計算機工具使電子公文流程完全實現自動化，從而為電子公文流程過程控制及決策提供支持，在電子公文管理中也就能夠實現在適當時間將適當信息向適當人傳遞，促使電子公文實現自動流轉，使電子公文流程能夠更加清晰，更加便于進行操作，從而使電子公文管理效率得以有效提升。

四、工作流技術提升電子公文流程管理效率

在電子公文流程管理中，利用工作流技術，可保證電子公文管理系統依據規劃流程實現運行，確保電子公文流程管理得以進一步規范，對于工作流程及有關數據可實現更便捷訪問，也就能夠使工作質量得以提升。通過對信息流轉進行動態控制，對于獨立活動并行執行，使電子公文傳遞中不必要狀態減少，從而可使電子公文傳遞及臨時儲存時間減少，也就能夠使不必要的工作及重復工作減少，使電子公文管理成本得以降低，進而使電子公文管理效率提升。

五、總結

在現代電子公文流程管理中，工作流技術有著越來越廣泛的應用，并且發揮著十分重要的作用，具有重要價值。在實際管理工作的開展中，管理人員應當在各個方面對工作流技術進行合理應用，以提升電子公文管理質量及效率，從而使電子公文流程管理更好符合實際需求，保證電子公文得以更好應用。