信息時代企業電子文件管理思考

文/中國航發南方工業有限公司 徐青平

隨著信息時代的到來，信息系統的應用和推廣，電子文件的急劇增加給檔案工作帶來了前所未有的挑戰，電子信息的泛濫和人們所需信息的匱乏成為日益明顯的矛盾，檔案工作人員也要從以前的檔案管理意識中解放出來，改變觀念，開拓思路，尋求如何更好地把檔案工作發揚光大。

一、電子文件與電子檔案的概念

電子文件：國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。電子文件由內容、結構和背景組成。電子文件具有不穩定性等特性。

電子檔案：具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。

從電子文件和電子檔案的定義可以看出，電子檔案也是電子文件，是具有特定特征和功能的電子文件。

二、企業電子文件的來源

企業電子文件由兩部分組成：一是業務信息系統在企業中的廣泛應用，使業務信息系統中產生的原始電子文件劇增。二是企業根據需要，對原本已形成的紙質文件和紙質檔案通過進行掃描、拍照等數字化手段形成的電子文件。這部分主要是由檔案部門牽頭組織，要求文件歸檔部門在歸檔的時候進行電子化，同時，組織人員對已經歸檔的館藏檔案進行電子化。

三、電子文件給檔案工作帶來的問題

電子文件的急劇增加，用戶對文件、檔案需求的急迫性、完整性增加，如何能給用戶提供快捷、準確的文件？

企業根據不同的業務需求，引進了不同的業務系統，各個業務系統由于作用和管理對象的不一致，產生的文件格式各不相同，而且相互之間不兼容，如，PDM系統中產生的大量三維數據，檔案管理系統不能打開，就失去了歸檔審核和后期提供利用的功能，對于企業來講，文件無法在檔案系統中查看，或者采取中性格式勉強打開文件，但也看不清楚數據、尺寸，或者無法保證看到的數據就是正確的，那就無法直接指導生產，如果還是硬要歸檔電子文件到檔案系統，也只是相當于備份，而且不能保證完全正確的備份，那么這項工作就是多此一舉，因為基本上每個公司的每個PDM系統都做足了備份，為了以防萬一，基本都有兩處備份和異地備份，所以，如果歸檔只是做備份用，不能指導生產的話，這對檔案工作者來說也是一種不尊重，對企業來講是一種浪費，就算是現在做了，早晚也是被淘汰的，因為沒有必要的工作是不會長久存在的。

四、企業電子文件管理的建議

（一）緊跟時代，創新思維。從以前的思維中解脫出來，以前檔案的概念是人們在經營生產等各種社會活動中形成的具有保存價值的并且已經歸檔的文件材料才叫檔案，而現如今大家都在使用電腦使用系統，形成的文件都是電子文件，什么樣的文件才是具有保存價值的文件，如何才算是歸檔的文件這就成了我們檔案工作人員需要重點解決的問題，現在檔案的關注點就是電子文件價值的甄別以及電子文件的歸檔方式和范圍。

（二）拓寬檔案管理系統的含義。放棄將產品數據歸檔至檔案系統的觀念。直接參與到PDM系統中，在PDM系統中開辟產品數據歸檔和管理功能，檔案工作并不是只有在檔案管理系統中進行管理的數據才叫檔案數據，才叫檔案管理工作，只要是管理有保存價值的可以指導生產的數據的工作都可以叫作檔案工作。

（三）加強電子文件的鑒定研究。信息時代在給檔案工作帶來挑戰的同時也帶來了機遇。檔案是有保存價值的、不能更改的、具有追溯性的，在電子文件滿天飛的時代，人們要從大量的電子數據中找到自己需要的、真實的數據是一件很困難的事情，而作為檔案管理者，我們可以利用這個契機，致力于電子文件真實性、完整性、有效性、安全性及可讀性的鑒定檢測和保管利用，快速便捷地為用戶提供真實、完整、可靠的電子文件。

（四）加強檔案管理人才建設。檔案管理學是一門管理學為主，牽扯若干學科的交叉性、綜合性學科，需要知識面廣博，專業基礎理論深厚的復合型專業人才，而目前企業檔案管理人員配置不合理，專業人才缺乏，再加上企業對檔案工作的不重視，沒有晉升空間，人才流失嚴重，造成大部分留在檔案部門的人都是從各崗位轉過來的中年人，能力的提升不能適應時代的發展和實際工作的要求，工作中敷衍應付心理嚴重，更別談解決“知識陳舊”“技術滯后”等專業問題。應加強檔案管理人才建設，提高工資待遇，拓寬晉升空間，吸引和增加專業人才和復合型人才。

五、結語

綜上所述，企業只有適應形勢，優化檔案工作人員配置，檔案工作者更新觀念，加強檔案管理、信息化軟件等專業知識的學習，致力于電子文件的管理研究，為企業分憂，為職工服務，檔案工作者就可以成為信息時代的弄潮兒，抓住機遇，克服困難，迎接挑戰，將信息時代的檔案工作不斷推向前進。