大數據時代的企業檔案管理初探

文/中國石油管道局工程有限公司天津設計院 杜惠芳

一、大數據時代企業檔案管理的機遇

大數據，就是“海量資料”“巨量資料”，是數據規模的爆炸式增長和數據模式的高度復雜化所而引發的一種現象。大數據時代，企業檔案信息數據資料急劇增加已成必然，為企業檔案管理工作帶來了新的發展機遇。

（一）檔案數字化管理得以實現。傳統檔案管理模式的檔案收集、整理、鑒定，對于紙質檔案多以手工逐頁翻檢、注冊裝訂整編完成檔案整理。大數據時代，面對海量的、結構復雜的大數據檔案資源，僅靠檔案管理人員人工操作模式，顯然不能適應。在檔案信息資源收集、分類整編、鑒定、保存、管理以及檔案資源的開發利用和服務等各個環節，利用大數據技術，提高檔案數據處理分析效率，降低數據處理成本。

（二）企業檔案集約化管理。利用大數據技術可以實現企業尤其是集團企業，按照統一的檔案管理規范，開發集中統一的檔案管理系統，使檔案收集整編、數據管理、檢索瀏覽、借閱管理、統計匯總都在系統內完成。按照企業檔案形成的規律，實現檔案全過程統一規范管理、檔案資源深度開發、檔案資源遠程共享等。

（三）檔案信息資源的深度開發和資源共享。應用大數據技術和信息技術的企業檔案管理系統包括許多數字資源庫，館藏檔案信息數字化，檔案信息組織標準化，檔案信息存儲海量化，檔案管理自動化，檔案信息傳遞網絡化。使得信息存儲和獲得檔案信息不受空間、時間的限制，直接面對信息源，直接檢索信息，從而實現檔案信息資源共享，最大限度地開發利用檔案信息資源。

二、大數據時代企業檔案管理面臨的問題

（一）明確的目標和標準。面對大數據時代的來臨，在企業規劃中，要充分考慮到大數據對于企業發展所帶來的機遇與挑戰。由于企業傳統檔案保存的歷史檔案信息量十分巨大，不同檔案信息利用價值不同，如果沒有明確的目標，將館藏檔案全部信息化不切實際。企業檔案管理規劃，尤其是歷史檔案遷移中，首先要根據企業檔案管理系統的功能、類型、服務對象，服務特色等各種目標因素，確定應用大數據的目標和標準之后，有選擇地將價值較高的、有特色的、利用率高的、需求大的檔案優先數字化。

（二）檔案安全問題。檔案信息資源的開發利用涉及檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改、隱私權的侵犯等。大數據給企業核心信息的保存和防止破壞、丟失、盜取帶來了技術上的難題。大數據時代信息傳播的速度極快，微博等移動媒體在任何時間都能夠將這些信息發布到世界各個角落，短時間內就能給企業造成巨大影響。因此，如何通過正當的、合法的手段積極保護企業的核心信息，將成為大數據時代企業檔案管理面臨的新問題。

三、企業檔案管理應采取的措施

（一）加強檔案人員的培訓，提高檔案人員的素質。企業檔案管理大數據技術的實施，需對檔案管理人員在目前傳統檔案管理專業技能的基礎上，加強計算機操作、數據處理判斷、創新思維、新的檔案保護的政策法規與制度以及不同學科知識的相互融合與滲透等綜合能力的培訓。學會分析并懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，提高綜合業務素養。使之掌握與數字化信息資源開發利用相關的理論、技術。

（二）建立基于網絡的檔案管理信息系統。有了基于大數據技術的數據庫，可以實現及時方便的檔案信息處理及數據庫補充，而與之相配套的基于網絡的檔案管理信息系統的開發，以實現檔案信息網上發布，開展咨詢服務，提供利用服務等，使檔案信息資源更好地為企業服務就成為必需。例如，專門為檔案管理設計開發的“中國石油檔案管理系統”。中石油檔案管理系統在集團公司內各單位檔案管理中已全面推廣應用，為集團公司檔案信息系統性、真實性、有價值性和檔案提供利用更方便等提供了技術保障。

（三）制定新的檔案管理制度。根據企業自身的檔案管理系統，按照《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案著錄規則》等檔案相關國家政策、法規的要求，制定符合企業實際的檔案管理制度規范。例如，中石油集團公司把握檔案服務企業的宗旨，為實現集團公司檔案集約化、專業化、一體化管理，制定了新版的《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊》。對集團公司檔案工作、檔案業務和檔案信息化分別作出了規定。形成了檔案工作的綱領性文件，規范了企業及檔案管理者應遵循的檔案工作準則和基本原則。

（四）加強檔案保護。企業檔案包含了企業科研、生產經營以及行政管理等全面的信息內容，既涉及知識產權又涉及企業專有技術或商業秘密，大數據時代企業檔案管理要盡快適應新形勢，除制定相適應的檔案保護政策、法規與制度外，企業檔案管理還要采取設備故障安全防范、數據異地備份、檔案信息加密、檔案訪問控制、防病毒等措施，避免檔案管理給企業造成不必要的損失。

四、結束語

大數據時代信息技術的廣泛應用，檔案信息標準化的全面推進，為企業檔案管理帶來了新的機遇，提出了新的要求。企業檔案管理依托大數據技術，創新企業檔案管理模式和管理機制，在做好紙質等實體檔案管理的同時采取措施建設專業的檔案管理系統，提高檔案數據處理效率，是大數據時代的必然要求。