高速公路工程建設檔案管理中的特點與對策研究

文/浙江臺州甬臺溫高速公路有限公司 蔣美飛

一、檔案管理的相關概述

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。具體來說，檔案管理工作主要包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究以及檔案提供利用等各項工作，檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統的基石。

二、高速公路工程建設檔案管理的特點

高速公路工程建設檔案的管理具有自身的特點，具體表現為以下幾點：首先，數量非常龐大。對于高速公路建設來說，從最初的施工準備到最后的工程竣工驗收都要進行資料記載，對這些文字資料都需要建立檔案，具體包括工程的建設周期、施工環境、施工長度以及施工過程中需要注意的問題等等，一項工程建設的檔案管理數量非常多，加上我國近些年工程建設迅猛發展，這就更增加了高速公路工程建設檔案的數量。其次，各項資料文件形成的周期比較長。與其他工程相似，高速公路工程建設是一項較大的工程，修建一條公路得需要幾年的時間，從立項到最后的施工整體完成需要的時間比較長，因此檔案資料文件的形成周期也比較長。再次，檔案資料涉及的單位比較多。高速公路的建設包括很多方面，而且設計和施工等各個方面需要多家單位共同完成，只有相互協調才能保證工作的順利開展。

三、當前高速公路工程建設檔案管理中存在的問題

（一）相關領導對高速公路工程建設檔案管理工作的重視程度不夠。對于高速公路工程建設檔案管理工作，政府及相關部門對此工作非常重視，而且干預力度較大。但是，近些年，政府的干預力度不斷下降，加上相關的領導沒有充分認識到高速公路工程建設檔案管理工作的重要性，認為施工才是最重要的，檔案管理不會影響整體工程建設，因此缺乏對該項工作的重視程度，這樣在安排人員進行檔案管理時就不夠上心，很多檔案管理人員身兼數職，只是將檔案管理工作當作副職，那些專職的檔案管理人員流動性較大，導致檔案管理工作經常敷衍了事，存在很多問題，整體質量有待提高，為后期的資料查詢帶來很多不便。

（二）檔案管理水平有待提高。在高速公路工程建設的過程中，會有一些民營企業，這部門民營企業由于規模小、受到政府管控力度不大，甚至有的施工企業管理懶散，對施工材料等的整理工作應付了事，經常出現亂堆亂放的情況。在記錄工程建設時，資料不夠齊全，整理不規范，而且檔案資料很難與高速公路工程建設保持同步，經常這一部分的施工資料在一個人的手中，而另外一部分的施工在另外一個人手中，這樣很難保證施工材料的完整性，不利于檔案管理工作的順利開展。

四、高速公路工程建設檔案管理的對策

（一）加強對高速公路工程建設檔案管理工作的重視。檔案管理工作是高速公路工程建設管理的重要組成，該項工作對后期的資料查詢以及工程質量管理發揮著至關重要的作用，因此今后相關領導要加強對該項工作的重視。由于檔案管理工作具有較強的專業性，因此要安排專業人員進行檔案管理工作。在管理過程中，檔案管理工作應當與工程建設同步，并且管理人員需要有強烈的責任意識，兢兢業業，將各項資料按照相關規范進行整理，使各項資料條理清晰，便于今后的使用。

（二）加快檔案信息化的建設。隨著科技的不斷發展進步，在高速公路工程建設檔案管理中開始應用信息化技術，傳統的手工操作已經很難滿足當前的發展需求，因此新形勢下應當加快檔案管理的信息化建設。為了更好地滿足政府和相關部門對工程信息的需求，今后應采用計算機進行檔案的管理，充分利用館藏資源的信息化，這樣使用者通過計算機就能查閱到相關的資料，同時也有利于檔案管理工作效率和準確度的不斷提高，達到事半功倍的效果。

（三）對檔案管理工作應當定期開展監督和檢查。由于高速公路工程建設檔案管理工作具有自身的特點，而且工作相對瑣碎，在施工過程中管理人員將主要精力放在施工過程中，經常會忽視檔案管理工作，因此需要對檔案管理工作進行定期的檢查和監督。在檢查和監督的過程中，主要查閱檔案資料是否真實準確，并將檔案管理工作作為績效考核的重要指標之一，通過評比來調動檔案管理工作人員的工作積極性，這樣能夠及時匯報檔案管理工作的進展情況，有利于及時發現問題并進行合理處理。

（四）對檔案管理工作進行考核和檢查。為了調動工作的積極性，今后可以對檔案管理工作進行考核和檢查。檔案考核內容主要有檔案制度建設健全、庫房要求、資料填寫規范、是否真實性、收集完整性、有效性等，這樣定期與不定期檢查保證檔案資料質量，更好地為檔案專項驗收打下堅實基礎，也確保檔案專項驗收順利通過。檔案管理要求交工完成后6個月完成檔案專項驗收，到目前至還沒有一家公司在工程交工完成后6個月完成檔案專項驗收的，因此今后在這方面需要加強努力，在規定時期完成檔案專項驗收工作。