信息化背景下美術(shù)館檔案管理創(chuàng)新策略

文/山西省文水縣美術(shù)館 張志霞

相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理方式，信息技術(shù)下的檔案管理工作具有更多的優(yōu)勢(shì)。檔案工作的信息化讓檔案工作更加規(guī)范，整理和分類的效率也更高。對(duì)于整個(gè)美術(shù)館管理工作的進(jìn)步更是具有特殊的意義。

一、信息化背景下美術(shù)館檔案工作現(xiàn)狀

（一）檔案資源信息化步伐緩慢。目前信息化建設(shè)背景下，我國(guó)許多美術(shù)館檔案資源都進(jìn)行了信息化建設(shè)。但是在檔案資料收集過程中，檔案資料信息化建設(shè)跟不上信息收集速度，而且資源信息化質(zhì)量也較差。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前我國(guó)美術(shù)館檔案信息化率僅有55%左右，與我國(guó)美術(shù)館藏?cái)?shù)據(jù)存在較大的反差，難以滿足檔案資料的信息化建設(shè)，許多的檔案資源依然沒有實(shí)施信息化建設(shè)，成為美術(shù)館現(xiàn)代化發(fā)展的重要阻礙。

（二）檔案信息保全措施不足。信息技術(shù)的發(fā)展為檔案工作帶來許多的便利，但是同時(shí)也存在一些風(fēng)險(xiǎn)。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)世界中，細(xì)微的漏洞都會(huì)導(dǎo)致未公開信息的泄露，或者檔案信息的丟失，造成難以衡量的損傷。針對(duì)此，美術(shù)館檔案工作并未認(rèn)識(shí)到信息保全措施的重要性，嚴(yán)重地影響檔案信息資源的安全。例如在美術(shù)館檔案信息化建設(shè)中，對(duì)公開資源的審查不嚴(yán)，或者工作中采用計(jì)算機(jī)瀏覽網(wǎng)頁(yè)等，都容易導(dǎo)致信息風(fēng)險(xiǎn)。

（三）檔案檢索效率比較低。在信息化背景下，人們不再是被動(dòng)地獲取信息，而是可以根據(jù)自己喜歡的內(nèi)容，有針對(duì)性地進(jìn)行檢索。信息技術(shù)為美術(shù)信息檢索提供了很大的便利，尤其是相對(duì)于手工檢索而言，信息檢索技術(shù)更加高效和便捷。但是實(shí)際情況中，許多陳舊的檔案資源尚未進(jìn)行信息化建設(shè)，或者信息化建設(shè)不完善，導(dǎo)致信息檢索過程中出現(xiàn)重疊、效率降低的情況。

二、信息化背景下美術(shù)館檔案管理創(chuàng)新策略

信息技術(shù)的發(fā)展為美術(shù)館檔案管理工作提供了更多的途徑，在前文論述中主要研究了目前我國(guó)美術(shù)館檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題。如何借助信息技術(shù)提升檔案管理水平，發(fā)揮檔案管理的作用成為目前急需解決的問題。具體來說可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

（一）根據(jù)信息化水平制定完善檔案管理機(jī)制。信息化背景下，美術(shù)館檔案資源信息化建設(shè)，是促進(jìn)檔案管理工作不斷向前發(fā)展的基礎(chǔ)，也是建設(shè)數(shù)字化美術(shù)檔案館的前提。檔案資源的信息化發(fā)展也是構(gòu)建數(shù)字化美術(shù)館的重要任務(wù)之一。因此面對(duì)目前美術(shù)館檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題，首要是建立一套與之相對(duì)應(yīng)的制度，保障美術(shù)館檔案資源信息化建設(shè)過程中能夠確保信息的及時(shí)、完整、真實(shí)、有效。例如根據(jù)我國(guó)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》制定美術(shù)館檔案資源信息化建設(shè)制度，保障檔案資源的不斷豐富和完善。

（二）根據(jù)美術(shù)館檔案內(nèi)容，構(gòu)建資源信息化科學(xué)工作流程。檔案資源的信息化建設(shè)需要在科學(xué)業(yè)務(wù)流程體系下給予保障。以檔案資源的信息化為對(duì)象，以檔案資源為基礎(chǔ)，基于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行精細(xì)化管理，為社會(huì)公眾提供更詳盡的檔案信息服務(wù)。具體來說，美術(shù)館檔案資源信息化建設(shè)中主要有以下幾個(gè)流程：1.資源收集。以美術(shù)館檔案服務(wù)中心為基礎(chǔ)建立數(shù)字檔案收集平臺(tái)。2.整理和分類。對(duì)所收集的檔案資源和圖像資料進(jìn)行系統(tǒng)的鑒定和分類。3.存儲(chǔ)。將所有結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)數(shù)字檔案集中存儲(chǔ)在實(shí)體檔案館。4.管理。對(duì)數(shù)字檔案分門類分權(quán)限建立統(tǒng)一管理平臺(tái)。5.保全與維護(hù)。圍繞美術(shù)館資源建立網(wǎng)絡(luò)與信息資源安全管理系統(tǒng)。6.檢索分類。在前幾策略的基礎(chǔ)上，要將所收集的檔案信息進(jìn)行聚合與詳細(xì)分類，保障使用檢索時(shí)的方便準(zhǔn)確。7.檔案編研。對(duì)檔案信息進(jìn)行組織、存儲(chǔ)、共享和創(chuàng)新，構(gòu)建以滿足用戶知識(shí)需求為目標(biāo)的檔案知識(shí)服務(wù)體系。

（三）提升美術(shù)館檔案工作信息化的硬件設(shè)施建設(shè)。硬件設(shè)施是保障檔案信息化建設(shè)的重要外部條件，主要包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等軟硬件條件，涵蓋了檔案信息化的整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)。硬件系統(tǒng)能夠提升檔案信息化水平，而軟件則是實(shí)現(xiàn)檔案信息化、智能化管理與在線應(yīng)用服務(wù)的保障。對(duì)于信息保全與資源安全等也具有重要意義。例如在美術(shù)館檔案信息化建設(shè)中可以構(gòu)建集合檔案資源采集、管理、開發(fā)與利用等功能的樞紐系統(tǒng)，按照美術(shù)館工作任務(wù)和社會(huì)公眾需求推進(jìn)信息化建設(shè)的要求，開發(fā)建設(shè)集檔案綜合管理與應(yīng)用服務(wù)為一體的綜合管理信息系統(tǒng)，提高檔案現(xiàn)代化水平與服務(wù)能力。

三、小結(jié)

信息技術(shù)的發(fā)展極大地推動(dòng)了檔案管理工作的開展，同時(shí)我們也要正視信息化過程中美術(shù)館檔案管理工作存在的問題。針對(duì)性地做好信息化建設(shè)方案，提升美術(shù)館檔案管理的信息化水平。