探析事業單位檔案管理工作的優化策略

文/菏澤市成武縣永昌街道辦事處社區衛生服務中心 李建斌

在事業單位中所積累并保存的檔案全面且細致地記錄并反映了事業單位的現實發展狀況與一些數據資料，這是事業單位重要的信息來源，其對事業單位的持續、全面發展有著重要的作用。而筆者是街道辦事處的一名工作人員，所接觸的工作內容也與檔案管理有關，對事業單位中的檔案管理工作有著一定的感想。在此，筆者認為在信息化與多媒體技術不斷發展的今天，對事業單位中的檔案管理工作進行一定的優化與創新是很有必要的。

一、優化事業單位檔案管理工作的必要性

（一）順應信息化發展的要求。在當今信息化與多媒體技術不斷發展的背景下，不管是企業還是事業單位都必須順應時代的發展潮流，積極地就內部管理手段與技術進行全面的優化與創新，這樣才能更好地提高生產力，促進企業或事業單位的持續發展。尤其是針對檔案管理工作而言，其是屬于人力資源管理工作大類中的一個部分，事業單位的檔案管理工作水準的高低在一定程度上也是該單位人力資源管理與控制水平的體現。因此，積極優化事業單位檔案管理工作是很有必要的。

（二）提高檔案管理工作效率。在事業單位的檔案管理工作中，其主要的工作內容在于對事業單位的歷史發展資料、數據信息等進行全面的整理與歸納。同時，隨著社會的發展，不少事業單位的業務量也達到了一定頂峰，這時所需整理的歷史發展資料與業務數據等也是較多的。若運用傳統的管理方法進行整理與歸納，勢必會影響管理效果。而進一步優化檔案管理工作方法與手段，借助新興的信息化技術與設備實施管理，可以很好地提高檔案管理的工作效率。

二、事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理制度與體系不完善。在我國大多數地區的事業單位中，不少檔案管理部門的管理制度與體系較不完善。在不完善的管理制度影響下，不少管理人員難以按照正確流程工作，這會對檔案管理的工作質量帶來一定的影響。最常見的問題是對一些檔案資料進行歸檔時，不少工作人員會“跳步驟”或“按照自己的想法”來操作，這明顯不符合歸檔的流程規范。同時，在檔案資料的分類與保存方面，不少工作人員也沒有按照規定的管理規章與制度進行操作，這會使檔案的日常管理工作雜亂無章。

（二）檔案管理工作人員工作技能與專業素養不足。檔案管理工作人員的工作技能與專業素養不足會對該單位檔案管理工作的效率與質量帶來一定的不利影響。現如今，在大多數事業單位中，不少檔案部門的管理人員不具備專業的管理技能，也沒有受過系統、全面的工作培訓，在檔案的整理、分類、保存與歸檔方面常會出錯，且也沒有全面協調好各個工作流程之間的關系，只會流于形式，忽略了檔案管理工作的重要性。

三、優化事業單位檔案管理工作的科學策略

（一）加強對檔案管理制度與體系的監督與完善。在加強檔案管理制度與體系的完善方面，筆者認為首先要從根本上要求工作人員樹立起正確的檔案管理意識，并認識到檔案管理工作對事業單位發展的重要性。其次，就單位領導而言，也應積極加強對檔案管理部門的重視與監督，要根據單位內部檔案資料的實際狀況設置相應的專業人員進行管理，并根據單位內部檔案資源的使用需求來清楚地明確檔案管理工作的各類規范與制度。同時，在面對不同種類的檔案數據與資料時，也應根據不同種類的資料制定不同的管理方案與計劃，進一步明確檔案管理工作的各項要求與規范。

（二）加強對檔案管理人員的培訓與教育。除了需加強對檔案管理制度與體系的監督與完善之外，還應加強對檔案管理人員的培訓與教育，使其掌握科學的檔案管理技能與方法，并能全身心地投入事業單位的檔案管理工作中。在此，筆者認為事業單位在招錄檔案管理人員的時候，應提高應職門檻，選取專業型的檔案管理人才，并著重挑選有管理經驗、具備較強管理能力的人員。同時，還應積極地定期對檔案管理人員進行教育與培訓，可以通過開設講座、視頻教學與參加競賽等方式來提高管理人員的工作技能與專業素養。

（三）利用信息化技術加強對檔案管理手段與方法的創新。現如今，社會大力發展信息化與多媒體技術，這些新興的科學技術在事業單位的發展過程中發揮了重要作用。因此，筆者認為，要想更好地優化事業單位的檔案管理工作，應積極地運用信息化技術加強對檔案管理手段與方法的創新。將信息化的管理技術融入事業單位日常的檔案管理工作中，不僅可以提高檔案管理工作的效率，還能實現檔案資料的全面監督與管理，也便于事業單位獲取相應的資料與數據。

四、結語

總結而言，要想進一步優化并促進事業單位檔案管理工作的發展，首先就必須要從事業單位的實際發展狀況入手，如筆者所任職的街道辦事處，則可以就檔案管理工作流程與所產生的問題進行全面的收集，并作一定的分析，哪些問題已經得到解決并有所總結，哪些問題還會遇到需做好進一步的防范等。其次，要在日常的檔案管理工作中大膽地引進并運用當前新興的信息化技術，滿足事業單位的進一步發展需求，提高檔案管理工作效率。