事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用探討

文/山東省青島第二衛(wèi)生學(xué)校 吳淑娟

最近幾年，我國的現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展，各行各業(yè)都將其運用于企業(yè)中，以便捷工作。事實證明，現(xiàn)代化信息管理對于我國事業(yè)單位也有著深遠的影響，傳統(tǒng)的檔案管理繁雜，還容易出錯，早已不適合現(xiàn)代的管理要求了。不論從哪方面來說，傳統(tǒng)的檔案管理方式的效率和質(zhì)量都遠遠低于現(xiàn)代化信息管理。而且在推動現(xiàn)代化信息管理的同時，還能夠促進我計算機科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，提高我國的創(chuàng)新能力。因此，政府應(yīng)大力推動事業(yè)單位應(yīng)用現(xiàn)代化信息檔案管理方式。

一、現(xiàn)代化管理的現(xiàn)實意義

隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，未來我國的重點發(fā)展對象一定是經(jīng)濟和科技，因此我國必須要抓住機會，緊跟發(fā)展潮流，推動我國經(jīng)濟技術(shù)的發(fā)展。現(xiàn)今時代背景下，每一個企業(yè)都應(yīng)該追逐時代發(fā)展潮流，事業(yè)單位作為其中一員，也需要引進現(xiàn)代化的信息技術(shù)。為了在社會競爭中擁有更多的競爭力，就必須將先進的因素運用于自身，推動自身發(fā)展。除此之外，事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方式中還存在很多問題，例如需要占用大量空間去存放檔案、成本很高等。現(xiàn)代化的信息檔案管理可以促進現(xiàn)有的檔案管理發(fā)生重大變革。

二、存在的不足

由于現(xiàn)代化信息檔案管理才剛剛開始推廣，還存在很多不足，管理人員常常因為經(jīng)驗不足而導(dǎo)致操作錯誤?，F(xiàn)代化檔案管理主要存在三大問題：第一，我國事業(yè)單位的檔案管理沒有專門的制度規(guī)定。我國事業(yè)單位眾多，其種類也很多，需要的數(shù)據(jù)也尤為龐大。在這一背景下，每個事業(yè)單位對檔案管理的要求都不一樣，小到具體的分類標(biāo)準(zhǔn)、歸類格式，大到存放年限等都存在差異性。這就造成我國沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度，無法規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理。第二，相關(guān)的管理工作人員缺乏專業(yè)性。對于大多數(shù)的事業(yè)單位來說，其原有的檔案管理工作人員早已適應(yīng)了傳統(tǒng)的工作方式，并不具備相應(yīng)技術(shù)水平，事業(yè)單位對管理工作人員的要求也比較低，并沒有提供相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，事業(yè)單位內(nèi)缺乏相關(guān)的高素質(zhì)信息管理人才，大大地阻礙了事業(yè)單位現(xiàn)代化管理的進程。第三，事業(yè)單位缺乏相關(guān)的資金投入。為了節(jié)約單位成本，很多單位都并未配備管理所需的設(shè)備，而我國又在不斷提高對檔案管理水平的要求，這兩者導(dǎo)致了我國的現(xiàn)代化管理水平每況愈下。

三、現(xiàn)代化管理方式的利用

現(xiàn)今的信息技術(shù)革命給事業(yè)單位的檔案管理提供了一個契機，但由于老舊觀念的限制和資金的缺乏導(dǎo)致了事業(yè)單位的檔案管理無法進行現(xiàn)代化的變革，減緩了我國現(xiàn)代化進程的步伐。為了解決這個問題，我們對事業(yè)單位的管理現(xiàn)狀進行了深刻剖析，進而提出一些現(xiàn)代化信息管理方法，以協(xié)助事業(yè)單位提升工作效率。

（一）轉(zhuǎn)變觀念。很多事業(yè)單位認為傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)足夠好，不需要改變，即使知道現(xiàn)代化的管理方式更加簡便，仍然無法從心中接受認可新的管理模式，不愿意主動變革，所以致使我國事業(yè)單位對現(xiàn)代化管理變革的關(guān)注度不夠。針對這種情況，我們要督促事業(yè)單位改變其舊有的思想觀念，使其認識到世界是在不斷變化發(fā)展的，如果固守傳統(tǒng)觀念，企業(yè)就會陷入落后的境地。事業(yè)單位要發(fā)展進步，企業(yè)就必須將發(fā)展與科學(xué)技術(shù)結(jié)合起來，與時俱進。與此同時，事業(yè)單位也必須認清形勢，詳細了解傳統(tǒng)檔案管理模式和現(xiàn)代化管理方式的優(yōu)缺點，深刻認識到現(xiàn)代化管理方式的優(yōu)越性。事業(yè)單位必須勇于嘗試新鮮事物，從思想上認可現(xiàn)代化管理模式。

（二）規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)。我國事業(yè)單位必須制定一個統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，我國事業(yè)單位檔案品類繁多，檔案數(shù)目也很大，要實現(xiàn)其精細管理的難度很高。所以，對于事業(yè)單位來說，它們需要一個內(nèi)容詳細充實完整的管理標(biāo)準(zhǔn)，以此保證事業(yè)單位檔案管理的有效性、準(zhǔn)確性、客觀性。由于現(xiàn)今檔案管理變革經(jīng)驗的缺乏，存在一些事業(yè)單位不遵從規(guī)范進行管理的情況，對此，我們需要加強管理和監(jiān)督，并對于違法規(guī)章制度的事業(yè)單位進行通報批評和處罰，從根本上解決這個問題，推動現(xiàn)代化信息檔案管理的發(fā)展進步。

（三）提升管理人員素質(zhì)。事業(yè)單位在對改革傳統(tǒng)管理方式的同時，也應(yīng)該加強對管理工作人員專業(yè)技能的培養(yǎng)，以適應(yīng)新的管理模式。具體來說，事業(yè)單位應(yīng)對原有的管理人員提供專業(yè)培訓(xùn)，以確保管理人員具有足夠的專業(yè)素養(yǎng)，增加管理的可靠性。為了對工作人員進行監(jiān)督，單位也應(yīng)時不時開展相關(guān)考核，將考核結(jié)果與工資掛鉤，以此督促事業(yè)單位管理人員提升自我素養(yǎng)。

四、結(jié)語

綜上所述，信息化技術(shù)變革對事業(yè)單位來說都具有重要意義，因此我們應(yīng)該推動現(xiàn)代化管理變革，以促進檔案管理方式的進步，提高事業(yè)單位的工作效率。