淺析信息網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案管理

文/孝義市信息中心 李世芳

隨著我國科技的快速發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)全面普及了。檔案管理是社會發(fā)展不可缺少的一部分，信息網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案管理已經(jīng)嚴重威脅到了傳統(tǒng)的檔案管理。如果想要利用信息網(wǎng)絡(luò)化來對新的檔案管理模式進行創(chuàng)新，就需要做好網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案管理措施，可以讓信息網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案管理更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

一、信息網(wǎng)絡(luò)化時代檔案管理的本質(zhì)

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理本質(zhì)上就是把數(shù)字化的檔案信息，運用網(wǎng)絡(luò)進行傳輸與保存到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中，對其整理后再把信息化的檔案信息給通過網(wǎng)絡(luò)進行搜索的社會用戶，從而達到檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳播與網(wǎng)絡(luò)保存處理以及網(wǎng)絡(luò)查詢傳輸交流。信息網(wǎng)絡(luò)時代化的檔案管理實現(xiàn)了最大范圍的檔案資源共享。因此，信息網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案管理是加強信息化檔案社會化服務(wù)的必然要求。在信息化背景下，信息化檔案管理人員需要運用現(xiàn)代化和科學化的方式對信息化時代的檔案進行有效的管理，才可以使信息化檔案更好地為社會進行服務(wù)，這是信息化時代檔案管理工作的緊急需求，也是社會信息化服務(wù)發(fā)展的必然需求。

二、信息網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案管理存在的不足

（一）檔案管理人員受重視程度較低。信息網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案形式多種多樣，檔案管理的專業(yè)人員比較少，其受重視的程度也比較低，信息化檔案信息的使用人數(shù)比較龐大和雜亂，文化層次差別略大。我國信息化檔案信息樣式多，時間跨度大，檔案信息內(nèi)容較廣泛，然而我國從事檔案工作的專業(yè)人員比較少。在這種情況下，不少檔案管理部門的管理人員還要忙于其他一些繁瑣的工作，以至于檔案管理工作人員沒有辦法對檔案的價值進行深入的了解和研究。這就使檔案管理人員沒有辦法更好地為社會提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)。

（二）檔案管理制度比較落后。傳統(tǒng)的檔案管理制度比較封閉，對于信息網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案管理沒有明顯的幫助。目前，我國的檔案管理工作屬于松散型管理狀態(tài)，同時因為國家對于檔案管理投入的資金有限，信息網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的軟件開發(fā)一直屬于缺乏的狀態(tài)，因此我國對于信息網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理依然使用較低級的檔案管理軟件。

三、信息網(wǎng)絡(luò)化時代檔案管理問題的解決措施

（一）提升檔案管理工作人員的創(chuàng)新能力。檔案管理工作人員只有隨著時代的發(fā)展與進步不斷地提升自己，才可以讓信息網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案管理實現(xiàn)其本身應(yīng)有的社會價值。在信息網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案管理中，有較多的新情況需要檔案管理工作人員去進行深入了解，也有較多的新問題需要檔案管理工作人員去解決，因此這就需要我國檔案管理工作人員必須要與時俱進。首先，在信息網(wǎng)絡(luò)化時代，檔案管理的工作人員需要自主地去接受培訓、學習有關(guān)網(wǎng)絡(luò)的知識，例如，網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)知識和基礎(chǔ)操作、網(wǎng)絡(luò)的檔案信息分布與查詢方法，學習通過網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進行發(fā)表。其次，檔案管理工作人員需要擁有整合網(wǎng)絡(luò)化檔案信息的能力。通過網(wǎng)絡(luò)，把分散在各個區(qū)域的檔案進行整理，給廣大用戶提供資源。最后，檔案管理的工作人員需要擁有發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的能力。如果想要從根本上來提升檔案管理工作人員的水平，就需要檔案管理工作人員適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)化時代的需求。

（二）加大對網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的資金投入，并完善保障手段。隨著我國信息科技的發(fā)展，知識也隨之不斷地更新發(fā)展。只有充分運用信息網(wǎng)絡(luò)化科技成果，并且不斷地更新檔案管理設(shè)備和提升檔案管理工作人員的技術(shù)水平，檔案管理工作才可能緊跟時代的腳步，進而適應(yīng)信息化時代檔案管理的要求。由于目前檔案管理部門的管理設(shè)備比較落后，因此這需要我國政府把信息網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案管理計劃到我國有關(guān)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的預(yù)算當中去。另外，檔案部門也可以通過目前已有的檔案信息資源庫為社會進行服務(wù)，把獲得的經(jīng)濟收益投入到網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)中去，使檔案體現(xiàn)出其自身的經(jīng)濟價值。

（三）加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的標準。想要在信息網(wǎng)絡(luò)化時代有效地管理檔案，需要加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的標準，這有助于創(chuàng)建我國統(tǒng)一的高質(zhì)量的國家檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)，可以為用戶提供更加全面和快速以及準確的服務(wù)。同時，通過加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的標準可以有效地促進檔案管理部門的發(fā)展。

（四）加強對網(wǎng)絡(luò)的保護，確保信息網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的安全性。檔案信息的管理工作需要嚴格保密。隨著我國信息科技的不斷進步與發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)木馬黑客等病毒的出現(xiàn)，對于在信息網(wǎng)絡(luò)時代的檔案管理具有一定的挑戰(zhàn)性，也時刻威脅著檔案信息的安全。想要確保在信息網(wǎng)絡(luò)化時代檔案信息的安全，就需要注重網(wǎng)絡(luò)保護，提高檔案管理工作人員的相關(guān)技術(shù)水平。

四、結(jié)束語

我國檔案管理工作已經(jīng)從手動檔案管理時代轉(zhuǎn)變成以計算機為主的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理時代。計算機技術(shù)和信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，為信息網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案管理提供了科學技術(shù)保證。盡管如此，信息網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案管理也出現(xiàn)了不足之處，有待檔案管理人員進行思考，來解決這些不足之處。對檔案進行有效的管理與利用，可以有效地為網(wǎng)絡(luò)化時代的檔案管理提供更好的建設(shè)服務(wù)。