大數據時代檔案管理的挑戰和應對策略研究

文/孝義市無線電管理委員會 安曉艷

大數據時代是指在信息時代，將各種信息數據進行整合、加工和分析，充分利用這些數據資源。大數據時代，對于檔案管理工作提出了新的要求，傳統檔案管理工作重在對于檔案的保存，檔案未被當作一種資源利用起來。大數據時代的到來，給檔案管理帶來挑戰的同時，也帶來了檔案管理的新思路。

一、大數據時代檔案管理面臨的挑戰

（一）管理方式發生變化。傳統檔案管理模式，對于檔案的利用率偏低，有著“重藏輕用”的情況，檔案管理工作停留在檔案的歸檔、保存方面，缺乏對檔案的利用，限制了檔案事業的發展。大數據時代，要求檔案管理工作注重對檔案資源的整合，建立信息化檔案管理系統，注重對檔案價值的挖掘開發。檔案管理從對紙質版的檔案管理，轉變為對電子版檔案信息的管理，工作效率提升，檔案成為一種信息資源。當前，檔案管理方式還較為傳統，檔案信息化管理的推廣程度不高，有待進一步加強。

（二）檔案管理工作內容和重心的轉變。傳統檔案管理工作，檔案的管理在于將紙質版的資料進行整合和管理，現代檔案管理工作，建立數字檔案，以檔案信息的方式進行檔案管理。工作內容和中心變為對檔案資料的審核，保證檔案的真實性，檔案管理只有在真實性作為前提的情況下，才能充分挖掘檔案的價值。傳統檔案管理工作效率極低，檔案的收集、整理、分類、歸檔等都是較為復雜的過程，導致檔案管理人員忙于低效的工作，無法做好檔案資源的開發。

（三）檔案管理人員素質要求提升。傳統檔案管理工作是一項較為簡單的工作，由于本身工作并不受重視，檔案管理工作大多采用兼職人員或者非專業人員負責，對于檔案的管理也局限在檔案的存取、整理等方面，檔案管理人員的素質良莠不齊，缺乏專業的檔案管理人員。大數據時代，檔案管理工作內容發生改變，從對紙質版檔案的管理，變為數字化檔案管理，計算機技術、網絡技術以及現代化設備的使用，對于檔案管理人員的素質有了更高的要求。不僅要求具有檔案管理的專業知識，還要能夠接受新鮮事物、理念，擁有良好的創新能力和服務意識。

二、大數據時代檔案管理的應對策略

（一）更新檔案管理理念。傳統檔案管理工作長期處于不被重視的情況，限制了檔案管理事業的發展，大數據時代，對檔案管理要求的提升，需要更新檔案管理的理念，從思想上重視檔案管理工作，認識到檔案是一項重要的資源，加強對檔案的開發。首先，加強思想認識，重視檔案管理工作，加強檔案管理人員的培養，聘請檔案管理專業人才，并做好人才的培養和儲備工作。其次，注重檔案的開發利用，提升服務意識。最后，建立檔案管理信息系統，將紙質檔案信息化，轉變為數字檔案信息，實現檔案信息的網絡共享。

（二）加快檔案管理職責內容和重心的轉變。大數據時代，檔案管理工作不再單純的是對檔案進行收集、整理、歸檔等，還要求實現文字檔案和數字檔案的統一管理。檔案管理人員不再是被動地接收檔案，而是主動地履行管理制作，進行檔案資源的開發，從檔案管理變為檔案服務，服務意識不斷提升。檔案管理人員將檔案的開發和利用作為檔案管理的重要內容，同時注意檔案資料的審查，保證檔案的真實性。檔案管理人員積極參與檔案信息系統的建設，提出自己對檔案管理工作的意見、檔案信息管理系統需要具備的功能、檔案信息的錄入等，全員參與才能保證檔案信息管理系統的不斷完善，實現檔案的數字化管理。

（三）提升檔案管理者的綜合素養。大數據時代，檔案管理工作的內容、重心和模式都發生了改變，新的檔案管理模式，對于檔案管理工作和檔案管理人員都有著較高的要求。檔案管理人員的專業能力，直接決定了檔案管理工作的質量以及數字化檔案室的建設，因此，加強檔案管理人員隊伍建設，提升檔案管理人員的素質是當務之急。首先，注重檔案管理人員的引入。引入檔案管理優秀人員并做好人員的培訓工作，做好檔案管理的人才儲備。其次，提升職業道德。大數據時代的到來，檔案信息成為一種資源，網絡存在共享性，檔案信息存在被惡意泄露的風險，提升檔案管理人員的職業道德，保護檔案資源。最后，建立檔案管理人才培養模式。為了保證數字化檔案室的建設，必須做好檔案管理人才的培養。建立認證制度和培訓制度，對檔案管理人員的業務進行檢查，不斷提升其業務知識。建立晉升制度和福利制度，避免檔案管理人員的流失。

三、結束語

綜上所述，傳統檔案管理和現代化檔案管理有著明顯的區別。大數據時代，傳統檔案管理面臨諸多挑戰，傳統檔案管理的弊端逐漸暴露出現，管理效率低、忽視檔案的開發、管理人員素質低等情況，為了進一步促進檔案管理的發展，首先，應更新檔案管理理念，從思想上重視檔案管理工作，重視檔案管理人員的培養和檔案資源的開發利用。其次，加快檔案管理職責內容和重心的轉變。檔案管理工作重心從檔案的整理、歸檔，轉變為檔案的審核、開發和利用。最后，提升檔案管理者的綜合素養。外部引入優秀檔案管理人才，內部加強檔案管理人員的培訓，建立檔案管理認證制度，對檔案管理人員的業務水平進行考核。