淺談工會檔案的信息化管理

文/龍巖市新羅區廣播電視宣傳中心 陳紅賓

工會檔案是記錄工會工作的珍貴資料，它既能為各類組織、職工、群眾提供必要的資料查閱，又能為工會未來工作的開展提供指導。但隨著社會經濟的快速發展，信息量大大增加，傳統的工會檔案管理方法已經跟不上時代的變化，逐漸凸顯出不足。因此，如何有效管理工會檔案，已經成為當前工會工作效率提升中最迫切的問題。

一、目前我國工會檔案管理中的不足之處

（一）工會檔案管理水平不高。在日常工作中，往往會忽視檔案管理工作的重要性，采取一些簡單、重復性強的檔案管理方法，新技術和新方法很少被應用。目前，我國工會檔案管理多數還采用紙質管理模式，內部查閱手段也較為笨重，大量數據資料的查詢和使用只能依靠人工手段，這樣傳統的管理方式極大地降低了工會檔案管理的工作效率，也較難體現檔案管理工作中的服務意識。此外，館藏檔案的數字化處理能力嚴重不足、檔案遺失、破損、組卷混亂等問題廣泛存在，導致信息資源嚴重浪費，檔案管理工作的服務水平難以提升。

（二）工會檔案管理人員不足且專業性不強。大多數工會檔案的管理人員數量不足，他們或是被臨時調撥、兼職委派到檔案管理部門，或是被迫分配到檔案管理部門“養老”，且大多不是專業出身，對檔案管理工作的流程和方法不熟悉，對現代化的信息技術手段了解不深且接受較慢，導致日常檔案管理工作中不斷出現小問題，難以提升檔案管理的現代化水平。

（三）工會檔案的價值開發不夠。目前，工會檔案多數采用封閉專人管理，對外開放程度較低，日常工作中的聯系、交流不足，基本上處于“各自為政”的狀態，檔案的對外開放程度和電子化水平也不高，這樣不僅影響信息資源的有效利用與開發，還影響工會信息化工作的整體進程。

二、工會檔案信息化管理的意義

（一）推進工會檔案的數字化建設，實現數據的“共享”。工會檔案能夠直接反映工會的發展歷程，工會檔案的管理方式體現著現代企事業單位的管理水平，因此，檔案信息化建設是工會工作的必然發展。做好檔案信息化的建設工作，使電子檔案逐步替代紙質檔案，建立網絡檔案查詢平臺，密切各工會系統之間的聯系，在實現數據的“共享”中逐步提高工會在社會上的存在感。

（二）信息化管理為工會檔案提供了更加安全的保存途徑。一旦實現檔案的信息化、數字化管理，傳統的文字圖像資料及時轉換為電子數據進行保存，這些數據具有可復制性和可恢復性，極大地降低了原始檔案資料被破壞的可能性，克服檔案管理過程中的人為失誤和軟件管理中的漏洞，從而保證工會檔案的安全。

（三）工會檔案的信息化管理有效提高工作效率和管理水平。檔案的信息化管理是要求以統一的標準和統一的格式進行文字等原始資料的錄入，錄入的數字化信息構成巨大的檔案數據庫，在數據庫內進行管理、查閱和資源共享。因此，工會檔案數據庫的建立和信息化管理，不管是對內管理還是對外查閱都更加便利，不僅減輕了檔案管理人員的工作負擔，同時提升了檔案查閱速度和管理效率。

三、工會檔案信息化管理的有效途徑

（一）建立現代化的工作理念。工會工作者和領導者都應意識到檔案管理工作的重要性，在日常工作中加強對員工現代化工作理念的培養，組織學習其他優秀企業的先進工作經驗，鼓勵員工將各種現代化的工作理念和技術手段運用到檔案管理中，不斷創新管理方法；同時，要從管理制度、工作流程、員工管理等各個方面入手，逐步完善檔案管理機構，建立統一的、規范化的檔案管理操作流程，進而保證各項工作的順利開展。

（二）加強檔案管理的人才培養。構建一支優秀的工會檔案管理人才隊伍，不僅加強專業人才的引進，做好內部的人才培養，還要完善硬件設施，提供良好的工作環境。通過樹立信息化檔案管理意識，不斷提升人才隊伍的現代化檔案管理技能，增強員工的責任感，建立崗位責任制和獎懲機制，激勵他們投入到檔案管理工作中。

（三）推動信息化數字化檔案建設。在多年的發展中，我國工會工作過程中所積累的大量珍貴資料已有不少缺失和破損，因此檔案的信息化數字化建設刻不容緩。管理人員應及時將原有檔案數字化，將原始資料經過分類、甄別、編排、整理之后，按照一定的標準和規則逐一錄入到管理數據庫中，并根據內容的不同做好信息平臺的索引建設，有計劃地實現工會檔案的電子化、數字化和網絡化管理，使檔案信息化管理工作逐步走向規范化、科學化和現代化。

（四）合理利用開發工會檔案的價值。工會檔案管理部門應該順應社會發展趨勢，樹立共享意識和服務意識，做好檔案資源的深度開發。在廣泛收集工會工作資料、豐富檔案信息資源的基礎上，工會檔案管理部門應不斷擴充服務內容，逐步將封閉式管理轉化為開放式管理，使工會檔案能夠更好地為工會組織和職工群眾服務。

四、結束語

工會檔案的信息化管理是現代工會工作的重要組成部分，只有通過不斷更新工作理念，樹立現代化的服務意識和創新意識，才能使工會檔案管理工作適應社會發展需求，滿足更多組織、職工、群眾的實際需要。