事業單位檔案管理信息化建設問題

文/榆林市環境監測總站 周楠

隨著科學技術的不斷進步，傳統的檔案管理紙質化方式在很多方面已經表現出較大的不足，而信息技術不僅可幫助事業單位增強檔案管理效果，同時也提供了非常便捷的對檔案進行查詢、使用的操作等等。因此，對事業單位檔案管理信息化建設問題進行分析有著較為重要的意義。

一、當前事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）檔案管理人員對信息化技術的掌握程度較低。從當前國內事業單位中從事檔案管理工作信息化建設的人員組成情況來看，由于受到傳統檔案管理工作的影響，整體的人員組成較為老化，這些人員在接受信息化技術方面總體的速度較慢，特別是受到長時間傳統工作思路的影響，對于檔案管理工作開展信息化建設總體有著較強的抵觸思想，這些問題給事業單位開展高質量的檔案管理工作信息化建設帶來的影響是非常巨大的。

（二）事業單位內部對檔案管理信息化建設的投入力度較小。從當前事業單位內部開展的檔案管理工作信息化建設情況來看，其相對于實際需求還有著較大的差距，特別是表現為信息化建設投入力度較小，很多必要的信息化建設內容由于受到投入的人力、物力等方面的影響，并不能達到實際工作的需求，特別是由于受到資金投入的限制，開發的檔案管理信息系統功能不夠完善且不夠智能化，不僅沒有提升整個檔案信息管理開展的實際水平，所帶來的效果還制約了整個管理水平的提升。

（三）檔案管理工作制度不夠完善。從當前很多事業單位內部開展的檔案管理工作實際情況來看，其中的制度在很多方面已經相對于當前實際需求表現出較大的差距，特別是隨著當前涉及的檔案數量不斷增多，傳統的管理制度在具體運行時漏洞百出。尤其為隨著信息技術的不斷融入其中，其中很多的條款就應當根據技術的更新而進行調整，但是從實際開展情況來看，這些管理制度并沒有得到及時的更新，限制了信息化技術在具體的檔案管理工作中的使用水平。

二、提升事業單位檔案管理信息化建設水平的相關對策

（一）全面增強事業單位內部從事檔案管理人員的總體素質水平。當前在事業單位內增強檔案管理工作的信息化水平已經成為必然發展的趨勢。因此，全面增強事業單位內部從事檔案管理工作人員的總體素質水平有著非常重要的意義。在具體實施的過程中，應當從招聘與培訓兩個環節入手，首先是招聘環節，針對當前檔案管理工作對信息技術的需求不斷增多，在招聘時應當設定出具體的專業、學歷及年齡要求，同時，還應當對檔案管理工作開展的理論與實際操作水平進行檢驗，達到了相關的標準之后才能錄用。其次，應當從培訓入手，培訓主要包含有兩個方面：在職培訓與入職培訓，對于新招聘的員工應當制定出完善的入職培訓政策，從而更好地使招聘到的人員能夠盡快適應工作崗位的實際需求。同時，針對當前很多在職人員對信息技術掌握水平較差的情況，應當制定出完善的在職培訓策略，結合檔案管理工作信息化建設的實際需求，制定出定期與不定期的，信息化建設培訓，同時，在具體培訓的過程中，應當注意將理論培訓與具體的技術操作培訓相結合，確保人員不僅理論豐富，同時，還要掌握必需的操作技能，這對于更好將信息化建設在檔案管理工作的實際效用發揮出來是非常關鍵的。

（二）增加對事業單位檔案管理信息化建設的投入力度。針對當前事業單位內開展的信息化建設總體水平較低的情況，應當從資金、人才等方面提供出更為強大的支持。在具體實施時，各事業單位應當認識到在新時期開展檔案管理的過程中，信息化建設已經成為必然的趨勢，這也是推動自身實現更高水平發展、智能化辦公的重要組成部分。在具體實施的過程中，應當明確檔案管理信息化建設專項使用資金，同時，通過與社會上IT公司等進行合作的方式，將社會上的人才、技術等資源引入到實際的管理工作中，這對于更好促進事業單位內部檔案管理工作開展的實際效果有著非常積極的作用。

（三）構建出完善的檔案管理規章制度。針對當前信息化在檔案管理工作中的不斷應用與當前事業單位內部所需管理的檔案數量不斷增多的情況，應當從制度的層面上進行完善。在具體實施的過程中，應當對先前所使用的規章制度與當前的實際工作需求進行全面的分析，找出制度方面存在的問題，并結合實際需求進行完善修訂。同時，對于信息化技術在具體管理工作中的使用，應當對制度進行動態管理，確保所使用的管理制度能夠更好地服務于信息化的使用，而并非限制其發展。

三、結束語

綜上分析，通過對事業單位檔案管理工作開展信息化建設，能夠在很大程度上增強整個工作的效率與效果。但是由于受到眾多因素的影響，其中存在的問題也較為明顯。因此，這就要求在具體的工作中，從單位的實際情況出發，采取針對性的策略全面增強整個工作開展的效果。