數字檔案信息資源整合相關思考

文/浙江省紹興市上虞區小越中學 羅毓慧

一、數字檔案信息資源整合的價值分析

由傳統紙質化檔案朝著數字化檔案方向轉變是檔案管理工作不可逆的趨勢。在這個過程中，數字檔案信息資源整合是關鍵環節之一。一方面，加強數字檔案信息資源整合是大數據環境的客觀需求。在大數據背景下，海量信息呈現了井噴式的增長，這些信息匯聚在一起，形成了一個“資源寶庫”。對于檔案管理而言，對這些信息數據進行整合、分析，可進一步掌握用戶對檔案資料的實際需求及其行為習慣。這樣檔案服務便能夠“有的放矢”地進行，可進一步提升檔案服務質量。在信息化時代，檔案信息量不斷增加，用戶對于檔案的需求也逐漸趨于多元化、個性化。在這種情況下，通過完善數字檔案信息資源整合，能夠將檔案信息當中的潛在價值發揮出來，也可促進區域檔案機構之間的相互交流，實現信息共享，讓用戶得到更為優質的服務。

二、數字檔案信息資源整合相關原則

數字檔案信息資源整合是一項系統性的工作，在具體實施過程中，應該遵從以下幾項原則：1.動態平衡原則。受外部環境影響，數字檔案信息更新頻率較快，可謂是“日新月異”。因此，在相關信息資源整合過程中需要緊密關注外部環境，包括政策面的宏觀環境以及公眾微觀環境變化。根據這些變化對相關工作作出有效調整，實現檔案信息資源順利整合，讓數字檔案生態系統保持相對平衡的狀態。2.以人為本的原則。數字檔案信息資源整合要對用戶需求進行深入分析，根據用戶實際需求開展相關工作。同時，要不斷提升檔案人員業務技能水平，實現人性化管理，進而強化檔案機構的服務能力。3.共享原則。對于檔案工作而言，信息共享是不可逆變的趨勢。高校檔案館、社會圖書館以及博物館之間應該相互協調，加強交流，實現信息共享，構建出一個完整的檔案生態系統。

三、完善數字檔案信息資源整合的有效策略

（一）加快紙質檔案數字化轉化步伐。對于高校檔案工作而言，在數字化檔案信息資源整合過程中，要加快紙質檔案數字化轉化步伐，將傳統紙質檔案當中的各類信息充分提煉出來。紙質檔案數字化的本質目標在于讓檔案信息能夠更為準確、便捷地被利用，并實現相關資源共享。為了確保轉化工作順利實施，必然要構建一套技術標準，對相關工作流程進行規范。高校檔案部門需結合實際工作環境及需求，建立責任制，明確各崗位職責，將責任“落實到人”。同時，要充分協調好各個環節之間的銜接，建立良好的溝通機制。紙質檔案數字化是一項相對龐大的工程，需要人力、財力、物力支持。高校檔案部門經費有限，從投入以及利用的角度來看，無法實現全部紙質檔案數字化。因此，高校檔案部門要對紙質檔案進行合理篩選，對需求量大、利用頻率高、非涉密、可公開利用以及具有收藏價值的珍貴檔案進行優先處理。期間要區分非掃描件及掃描件，將重復及無關的文件清除，存在正式件的文件可以不掃描原稿，保證數字化鑒選質量。

（二）加強數字化檔案管理。數字化檔案管理與數字檔案信息資源整合是同步進行的。加強數字化檔案管理能夠為數字檔案信息資源整合奠定良好基礎，不僅能夠提升檔案信息利用率，也可實現資源共享及遠程傳輸，并保證檔案檢索的準確性。數字化檔案管理過程中，要加強數據庫建設，這也是促進紙質檔案管理向數字化檔案轉變的重要途徑。同時，要加強數字化檔案安全體系建設。以訪問控制及入侵檢測的聯動服務為基礎，建設網絡化病毒防范體系，實現病毒庫動態升級。以多重認證措施如身份認證、指紋認證等進行信息數據加密，做好系統備份，確保數字化檔案信息系統與檔案數據的安全性。

（三）完善示范數字檔案室建設。通過完善示范數字檔案室建設，促使各項檔案管理工作規范化實施。首先，高校要實現項目化管理，成立專項檔案管理領導小組，將數字檔案室建設以及數字檔案信息資源整合作為重點項目。在領導組織下，各科室密切配合，落實自身責任，保證相關工作順利實施。其次，要更新軟硬件設施。根據標準，配置設備，創設可靠的軟、硬件環境。同時，在檔案室配置滅火器、溫濕度記錄儀等輔助設施，并加強檔案管理人員業務培訓，保證檔案服務質量。另外，要加強制度建設，構建《立卷歸檔制度》《檔案利用及保密制度》《數字檔案的安全保管和備份制度》等，形成一個標準化的管理流程。

四、結語

在數字檔案信息資源整合過程中，要充分利用先進技術，提升檔案信息整合效率，加快紙質檔案數字化轉化步伐。通過構建示范數字檔案室，促使各項工作規范化實施，不斷提升檔案服務質量。