檔案管理信息化建設中的問題與解決路徑分析

文/菏澤市單縣科技局 蔡迎秋

檔案管理信息化屬于一種新興的管理方式，對其運用可以為檔案管理工作提供諸多便利。在計算機技術快速普及的背景下，大量電子檔案也隨之迅速形成。但在實踐之中，受多種因素影響，如相關規程以及觀念等，致使檔案管理信息化建設面臨著很大局限性，所以必須對此實施破除，以推動檔案管理信息化建設的發展進程。

一、檔案管理信息化建設中的問題

在檔案管理信息化建設中，管理意識薄弱是其中存在的問題之一。由于某些單位對信息化建設的重視程度不夠，在檔案管理中慣于運用傳統的管理方法，這雖然會耗費大量的人力及物力，但某些單位卻仍舊愿意運用這一模式，認為實物保存的方式才是最為可靠的，對檔案管理信息化完全處于忽視狀態，致使財務以及檔案信息出現流失現象，檔案管理工作一度呈現出滯后性。

由于檔案管理信息化出現的時間較短，諸多技術性的問題還有待突破，許多單位都對其特性難以準確把握，因而無法及時對相關制度予以完善，導致檔案管理信息化建設相關管理制度極不健全，在遇到管理問題時，也不能夠借助一套相對完善的制度，對問題予以正確處理，最終對檔案管理信息化水平的發展起到制約作用。

相關工作人員素質不高，也是現階段檔案管理信息化建設中所存在的主要問題。由于許多管理人員為兼職，所以很難將自身工作熱情與專注力都投身于一處。在這種情況下，管理人員經常對檔案管理工作產生懈怠情緒，難以對管理工作予以高度重視，并且，也缺乏一定的鉆研與學習精神，未能對信息技術的操作有一個全面掌握，導致自身工作能力極為落后，難以對檔案管理信息化建設起到良好的推動作用。

二、檔案管理信息化建設解決路徑分析

（一）重視檔案管理信息化。隨著計算機技術的不斷普及，各行各業對計算機技術的依賴與日俱增，相較于傳統的檔案管理方式，電子檔案有著十分明顯的優勢，不但能夠降低管理人員的工作強度，也能使檔案管理工作效率獲得顯著提升，是一種行之有效的檔案管理模式。所以，針對現今檔案管理工作來說，應對檔案管理信息化予以重視，及時轉變自身觀念，摒棄傳統落后的管理模式，讓檔案管理工作在新時代能夠煥然一新，做到與時俱進，以推動檔案管理工作的發展與突破，使檔案管理工作能夠真正得到信息化技術的裨益，從而以更好、更便捷的方式，提升檔案管理工作的質量。對此，一方面相關單位應提起對檔案管理信息化建設的高度重視，將信息化技術深入貫徹至檔案管理工作之中。另一方面，相關單位還應加大對硬件設施的資金投入，為檔案管理工作提供設施保障，使檔案管理工作可以獲得優化，從而促進檔案管理信息化建設的有序化發展。

（二）完善檔案管理制度。完善檔案管理制度是強化檔案管理信息化建設的必要前提，唯有對相關管理制度予以完善，才能在最大程度避免問題的發生，使該套管理制度能夠對檔案管理工作起到約束作用，讓相關管理人員能夠細心地開展檔案的收集與歸檔工作。另外，還應對檔案管理信息化建設工作的各個環節進行嚴格的監督，以對有價值的檔案信息實施有效保存，防止重要檔案的丟失，進而為檔案管理工作帶來消極阻礙。同時，在對制度實施完善之后，還應將新制度下發到各個部門中，以促進規范化管理的貫徹與延伸，確保電子檔案的完善性以及真實性，從而實現對檔案管理信息化建設工作的全面管理。

（三）提升管理人員素質。提升管理人員素質，是檔案管理信息化建設工作的有效保障，通過對管理人員素質的提升，有利于強化其工作素養與工作能力，使其能夠更好地投身于管理工作之中，對管理工作提起十足熱情，并采用一絲不茍的工作態度，去解決檔案管理工作中所存在的問題，以深化自身管理成效，凸顯自身在單位中的價值。對此，相關單位可以通過培訓的方式，來促進管理人員素質的提升，讓其能夠始終學習到先進的檔案管理理論知識以及夯實自身工作能力，使自身綜合能力獲得進步。再者，還可邀請相關專家，開展講座活動，讓管理人員能夠不斷拓展自身的知識結構，以更從容地應對自身管理工作，從而使檔案管理信息化建設工作得到切實發展。

三、總結

總而言之，在檔案管理工作中，應對信息化建設予以高度關注，以提升檔案管理工作的質量與效率，使檔案管理工作能夠做到與時俱進，真正獲得優化。所以，對相關單位來說，應重視檔案管理信息化，完善檔案管理制度，提升管理人員素質，使檔案管理信息化建設能夠得到深入，從而推動檔案信息化建設的進程。