高校人事檔案管理工作的重要性及其措施

文/河北承德醫學院 楊陽

所謂人事檔案管理工作，主要包括的內容有個人學歷情況、個人家庭背景、個人社會經歷、個人能力與獎懲情況以及個人思想品德等相關信息，個人檔案會跟隨并詳細記錄人的一生。我國當前的檔案管理與保管工作仍然處于落后階段，難以跟上時代發展的步伐。高校作為聚集科學技術、思想內涵與人才資源的場所，應當高度重視人事檔案管理工作，優化對人力資源的管理方式，以滿足社會對實用性人才的需求，推動社會長遠發展。

一、高校人事檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案記錄著個人詳細信息。一直以來，高校人事檔案管理工作與高校的人才使用、人才管理、人才流動以及人才選拔等具有不可分割的聯系。在高校的人事檔案中，詳細并且真實地記錄著各位教職人員與學生的家庭背景、思想道德、學習經歷以及工作經歷等相關內容。其中包括技術職稱、獎懲情況、學歷以及社會關系等。其起到的主要作用有：其一，為個人升職提供可靠的資料支持；其二，有效證明教職人員的身份信息；其三，記錄個人學習歷程與工作軌跡；其四，為學校、社會以及個人提供相關需求信息。例如，高校人事檔案部門可以按照個人的實際情況為教職人員繳納五險一金、申報職稱以及提供房貸手續信息等，必要時可以此為依據出具相關證明。

（二）人事檔案管理關系著人事關系變更。人事檔案管理關系著人事關系的變更，能夠為人事關系調動提供有力依據。如果高校內教師出現變遷工作的情況，要將人事檔案帶到要入職的新單位，則人事檔案的有效傳遞是確保流動性人才工作等相關福利待遇關系的重要證明。在進行人事變動時，若想落實新單位的工作待遇等關系，應著重以人事檔案記錄中的年齡信息、單位信息、時間信息以及工作年限等信息作為有力依據。由此觀之，檔案管理工作與流動職工的切實利益密切相關。如果該職工的人事檔案不完整甚至丟失，則新單位就無法對流動人員的工作職責和待遇進行明確規定，直接影響教職人員的工作發展。

（三）人事檔案管理有利于預測人力資源信息。強化對人事檔案的管理，能夠為學校人力資源管理提供強有力的科學依據，并可以全方位探究當前的人力資源結構配置情況，分析當前的人力資源培養與引進是否與教育改革相適應。通過合理分析人事檔案，能夠全面了解當前的人力資源結構，科學預測人才的需求，并強化對人才的培養與引進。

二、強化高校人事檔案管理工作的幾點策略

（一）提升人事檔案管理的嚴謹性。當前，我國正處于人才緊缺的社會發展階段，隨著接受高等教育人才的增多，出國留學、考研的人數也逐漸增多，企事業單位開始趨于規范化。高校人事檔案管理部門，應將搜集到的相關內容聯系實際情況，不能止步于當前職稱評選以及學歷收集的表層。除此之外，還應在個人檔案中及時補充最新科研進展，確保檔案的真實性與可靠性。

（二）增強檔案管理人員的綜合素質。其一，聘用優秀管理人員。當前高校人事檔案管理人員老齡化嚴重，且多數由教職人員轉崗而來，專業性不強。因此，高校應面向社會聘請專業的檔案管理人才，強化管理隊伍的建設。其二，強化管理人員的考核與培訓。高校應定期對管理人員進行檔案管理知識培訓，提高管理人員的技能，增強實踐操作水平。同時，應建立健全考核制度，激發管理人員的學習熱情與上進心，強化管理人員的思維能力。

（三）強化人事檔案管理的信息化建設。置身于科技信息化時代，人事檔案管理工作也應該與網絡信息化完美結合。例如，檔案管理部門可以將個人信息同步到網絡系統中，在網站上形成電子檔案系統，便于對檔案的查閱與整理。或者高校可以建立自己的網絡平臺，將檔案信息錄入其中，每個高校中的一員都擁有自身獨立的賬號密碼，便于了解檔案信息。這樣一來，既可以有效節省檔案占據的空間，便于查詢與管理，又便于相關部門進行調轉或更改信息等。

三、結語

文明競技，人才彰顯。當今社會，我國人才市場競爭越發激烈。人事檔案關乎著人才的工作與發展，各大高校應強化對人事檔案工作的有效管理，放眼長遠，不能限定于傳統的管理方式。高校應充分意識到人事檔案管理工作的重要性，進一步提升管理人員的綜合素質，業務能力以及專業技能等，充分利用好高校的人事管理資源，發揮檔案管理的重要作用，為人才的發展奠定堅實的基礎。