高校兼職檔案人員如何做好檔案工作

文/四川攀枝花學院 張莉

隨著高校檔案事業的發展，高校檔案材料逐年增加，館藏資源日益豐富，專職檔案人員明顯偏少，僅靠檔案館的專職人員來完成整個學校的歸檔工作和任務已不切實際。因此，高校檔案工作采取部門立卷制度，并由單位主管領導直接負責。在各職能部門設立兼職檔案人員，兼職檔案人員負責本單位檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔、移交檔案館。沒有兼職檔案人員大量細致的工作，就沒有檔案館豐富的館藏資源，沒有豐富的館藏資源怎能真實準確地見證學校發展的進程？高校兼職檔案人員在高校檔案管理工作中發揮著不可替代的作用。那么，高校兼職檔案人員該如何做好檔案工作呢？

一、提高認識，增強責任感

作為一名高校的檔案工作者，無論是專職還是兼職，首先必須提高自己對檔案工作重要性的認識。檔案是人類發展到一定階段的產物，是處理完畢的、具有參考價值、集中保存的系統的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復合體，它具有個體意識和群體意識的功能。檔案工作是各項事業發展的重要基礎，事關學校發展建設大計，提高檔案工作的效率與質量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。檔案工作雖然默默無聞，但如果把它做好了，會為一個單位或者企業創造意想不到的社會效益和經濟效益。因此，我們要充分認識到自己工作的重要性，要熱愛自己的本職工作，只有端正了思想，增強了責任感，才能發揮自己的主觀能動性，切實做好檔案工作。

二、鉆研業務，掌握技能

檔案工作是一項專業性、科學性很強的工作。目前，大多數高校的檔案人員均不是檔案專業出身，兼職檔案人員基本都是“半路出家”，而作為檔案專業的外行，如何盡快適應檔案工作，盡快做好本單位的檔案工作，是每個兼職檔案人員迫切需要解決的。

（一）努力學習檔案專業知識，通曉業務，提高檔案工作水平。除了系統地學習檔案專業知識，如檔案學、檔案管理學、文書學、中國檔案事業史、檔案文獻編纂學、檔案保護技術等，還應著重學習國家頒布的各種法律法規及規范性文件，如《國家檔案局8號令》《教育部27號令》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《高等學校檔案管理辦法》《高等學校學生檔案管理規定》《高等學校檔案實體分類法》《高等學校檔案工作規范》等，通過學習這些法律法規及規范性文件，才能了解和掌握檔案的整理要求及標準，為檔案工作的順利開展奠定基礎，否則將像“無頭蒼蠅”入不了門，抓不住重點，甚至無功而返。

（二）積極參加各級檔案機構組織的業務培訓，取得檔案人員從業資格證。同時注重虛心向檔案業務指導人員和老檔案管理人員學習，在實際工作中遇到問題及時請教，通過在“干中學，學中干”，才能盡快地熟悉檔案管理業務，能夠勝任檔案管理工作。隨著我國檔案事業的發展，對檔案工作的要求也越來越高，出現了很多新情況、新問題，這就給我們檔案工作人員提出了新的要求：即不僅學習掌握檔案學理論知識，還要熟悉與檔案相關的文化知識與科學技術，比如社會學、統計學、英語、計算機及現代化設備的操作技術等。只有更加努力地工作，鉆研業務，不斷創造更直接、更有效的工作方式和服務手段，才能高效、高質做好檔案工作。

三、統籌兼顧，科學安排

高校兼職檔案人員一般由各部門的辦公室秘書擔任，負責學校各職能部門檔案材料的收集、整理和歸檔,兼職檔案人員工作任務繁重，一般都身兼數職。作為一名高校兼職檔案人員，要想做好檔案工作，做到條理清晰、合理分配，做精做細真不是一件容易的事。檔案工作是一項基礎性、全局性的工作，關系到本單位每個人、每個處、室，光靠一個人的力量是不能完成的。檔案人員要堅決杜絕大包大攬的思想，而應著眼于建立長效機制，建立完善檔案人員崗位職責、檔案收集制度、檔案立卷歸檔制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案鑒定銷毀制度等。在工作中，要充分取得領導的支持，認真貫徹執行各項制度規定，將檔案管理目標進行量化，使檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、程序化的軌道。具體到檔案管理的工作細節當中，我們從收集、整理、保管、利用等環節加強管理入手。在檔案資料的收集整理階段，我們要求各業務科室，對工作中形成的所有檔案資料要及時進行收集、初步整理，及時移交兼職檔案人員。在檔案資料的立卷歸檔階段，兼職檔案人員在檔案業務指導人員的指導下，按檔案歸檔要求進行系統整理、部門立卷、移交檔案館。

四、與時俱進，大膽創新

在信息背景下，隨著信息技術和無線設備的不斷發展成熟，各類互聯網信息通信平臺已快速融入社會工作生活之中，提升和改變了各行各業傳統的服務理念和思維模式。目前QQ、微信成為應用最為廣泛的服務型應用媒體，是各部門工作業務聯系的紐帶，使用QQ、微信服務平臺能夠主動推送業務知識和部門通知，加強相互間的溝通和協調，從而提高工作效率。

作為高校兼職檔案人員，應改變傳統的工作模式，緊跟社會發展的腳步，順應時代發展的潮流，大膽革新，與時俱進。比如：1.建立部門檔案工作QQ群或微信群，及時發送檔案業務信息及通知，方便相互間的聯系與溝通，避免不坐班的老師錯失信息，給檔案工作造成影響。2.成立部門檔案工作小組，制定年度工作計劃，合理分配歸檔工作任務，對檔案資料的收集和整理進行事前控制，保證文件材料的齊全完整。3.定期開展工作討論會，解決部門檔案工作矛盾，增進彼此的交流、信任，充分發揮其工作積極性、主動性，圓滿完成歸檔任務。

高校檔案工作的順利開展與推進，離不開兼職檔案人員的努力和付出。兼職檔案人員雖說地位微不足道，但干的卻是功在當代、利在千秋的事業，我們要具有強烈的責任心和自豪感，掌握熟練的業務技能，干好檔案工作，把自身的價值最大化，更好地服務于社會。