關于新媒體環境對高校檔案管理的影響分析與應對策略探討

文/山西師范大學臨汾學院 張文杰

新媒體主要是有別于傳統電視、廣播、報紙雜志之外的網絡媒體，其中包括數字電視、智能手機與電腦等網絡媒體。新媒體是集合了通信技術、計算機技術、互聯網技術集合的新型潮流媒體形式，覆蓋人群廣，尤其是年輕群體，是人們日常不可或缺的一部分，極大地影響了人們的工作與生活。在高校檔案管理中也受到新媒體的沖擊，要積極了解與擁抱新媒體，提升管理工作品質。

一、新媒體環境下高校檔案管理的影響

（一）工作模式與思路的沖擊。在傳統高校檔案管理工作中，工作方式陳舊枯燥、工作模式單調，無法有效地達到信息的及時查詢共享，整體的管理工作無法做到實時同步。但是由于新媒體的沖擊，人們的管理模式開始得到改變。更多的人開始逐步推崇網絡管理方式，提升工作開展效率，減輕工作壓力，保證信息互動的完善與及時。檔案管理工作中能夠及時地收納、輸出、運用有關檔案信息。傳統工作屬于人工操作，但在新媒體的沖擊下，可以讓人們將工作更為智能化，減少工作時間消耗，提升工作效率。甚至通過有關技術的輔助，達到信息管理的快速高效。

（二）改變宣傳方式。傳統的檔案管理宣傳方式更多的是落實在實體形式，同時范圍相對局限，信息發布與持續也相對受限。但是新媒體的影響，結合實體與網絡信息的聯合發布，擴展了檔案管理工作宣傳途徑，提升宣傳效果，減輕了工作人員宣傳工作壓力。同時可以通過新媒體及時地展開互動，與服務對象及時溝通了解，方便了服務對象，也讓工作人員更好地了解實際宣傳工作狀況。新媒體宣傳可以提升宣傳效果，符合當下人們信息接收習慣。

（三）安全問題沖擊。傳統檔案管理中也會存在安全問題，但是在新媒體環境下，信息的傳播更為便捷、低成本，由此導致機密文件在管理不善的情況下更容易流出與傳播。新媒體環境下檔案管理安全問題更為重視，不僅要運用新媒體環境幫助檔案管理升級，也要注重新媒體環境的信息安全問題，做好信息發布的審核，做好信息流通的安全性。

二、新媒體環境下高校檔案管理應對策略

（一）完善管理制度。在檔案管理制度方面，要充分地考慮新媒體環境的影響，要依據新媒體環境制定對應的檔案管理制度。注重各部門之間的合作溝通，做好新媒體信息的流通傳輸、共享、發布，但是也需要注重對信息內容的分級管理等，避免機密檔案隨意流出。對于較為重要的文件，不得隨意在網絡上發布，同時也不能隨意提供下載，在網絡管理系統中要設置對應的瀏覽權限設置，防止其他人將信息盜取。對于有關系的統設置，要做好對應信息瀏覽調取的記錄跟蹤，如果有信息問題，則可以做好追根溯源的調查。做好網絡化的制度管理，注重檔案數字化管理的規范化設置，保證專業人員專職開展，避免工作人員復雜導致的信息整理不善或者意外流出問題。各部門合作之間要做好對應的工作考核，對于檔案不及時上交或者破壞者、整理不及時或者檔案損壞者，需要給予懲處。要充分借助新媒體保證檔案資料收集整理與運用的高效性。

（二）注重工作人員隊伍的優化。要注重檔案管理工作人員隊伍的優化，積極學習新媒體技術，了解新媒體特點，有效利用新媒體，同時減少新媒體帶來的不利影響。要懂得新媒體對檔案管理工作辦公的支持，了解有關宣傳方法，必要情況下要建設新媒體工作隊伍，有效負責有關工作的開展，保證工作開展的專業性。如果人手不足，可以選擇優秀學生做好兼職配合，做好新媒體具體工作的執行。要注重已有隊伍的培訓管理，提升工作人員的綜合實力。也可招聘專業對口人才，保證對檔案管理與新媒體雙方面的了解，提升工作應對能力。內部人員培訓可以結合新媒體線上培訓與線下實體課程培訓，培訓應靈活多樣性，有效提升培訓成效。

（三）充分重視新媒體。要充分重視新媒體的優勢，從部門領導層到基層工作人員，要充分意識到新媒體是不可阻擋的時代潮流，不能回避，而是積極的學習與運用，有效提升工作成效。作為新媒體環境下的職場工作人員，不可以不了解新媒體，掌握新媒體技術與特性是工作提升的基本素養。要引起所有人的重視，從而提升新媒體運用與日常培訓學習的積極性。甚至要提供對應激勵制度，調動工作人員對新媒體學習的動力。

三、結束語

新媒體環境對各行各業都構成影響，對高校檔案管理工作而言，不能回避新媒體，要學習與運用新媒體優勢，由此來提升工作效率，保持工作與時俱進。