信息時代高校學生檔案管理模式探究

文/鹽城師范學院檔案館 周瑩瑩

在我國高校教育體系的不斷改革過程中，很多高校都在貫徹我國關于高等教育的擴招政策，使得高校學生的數量不斷增加。這也使高校學生檔案信息變得非常龐大，給學校的學生檔案管理工作帶來了較大的壓力。而將信息化技術融入學生檔案管理中以后，能夠直接打破傳統的紙質檔案管理，顯著提高了具體管理工作的效率，同時也能夠保證各項檔案信息可以得到有效的應用。但就當前我國各個高校在這方面的實際情況來看，還有相當一部分高校并沒有在學生檔案管理中充分發揮各類信息化技術的價值，使得實際管理工作變得比較紊亂，有必要就信息化時代來對學生檔案管理模式進行全面的分析。

一、信息時代高校學生檔案管理模式存在的問題

（一）管理人員的信息化檔案管理意識不足。學生的檔案管理工作相比較來說，具有滯后性、潛在性、隱藏性等多個方面的特點。這也使得學生檔案管理的價值很容易遭到忽視，使得高校領導在學校管理過程中基本上不關注學生檔案管理這個模塊。這也使高校學生檔案管理人員的專業素質水平一直都很難得到較好的保障。一些檔案管理人員自身并沒有較高的信息化意識，甚至在檔案管理方面也缺乏必要的法律知識，造成了很多學生檔案在統計與整理過程中出現了較多不規范的地方。比如一些檔案在傳遞過程中并沒有完全密封，甚至沒有將檔案袋交給本人進行傳遞等；再比如說，在學生信息的信息化錄入過程中，檔案管理人員并沒有真正認真審核每一個信息，很容易造成一些虛假信息進入到信息化系統中。一旦信息化檔案系統的源數據出現錯誤，那么就會直接影響后續學生檔案信息的使用。

（二）信息化檔案管理的內容不統一。雖然我國大部分高校都已經推行了學生檔案信息化管理系統，但在具體管理內容方面卻很難統一。對于高校來說，信息化系統只是為了提高學生檔案管理效率的一種工具，同時也能夠顯著節省管理成本，并沒有真正明確信息化管理的價值。而當前存在的管理內容不統一情況也使得各個高校的學生檔案信息化管理系統很難實現信息資源共享，同時也不利于學生檔案信息化管理的規范化與體系化，必須要在下一步發展中進行相應的改善。

（三）具體檔案管理制度存在紊亂。由于在長期發展中我國多數高校并沒有充分重視學生檔案管理工作，因此相當一部分高校在檔案管理制度方面都存在顯著的紊亂情況。這也使得學生檔案信息化管理的各項工作內容都顯得比較隨意，很難得到全方位的監管。特別是多數高校都沒有構建相對完善的檔案管理目標責任制，無法在信息化背景下較好的約束每一個檔案管理人員的行為，使得高校學生檔案管理融入各類信息化技術的時候，很難保證其最終成效。

（四）對于學生檔案的利用程度還非常有限。就當前我國各個高校對于學生檔案的信息化管理現狀來看，多數高校都沒有針對學生檔案信息進行深度加工，只是將信息化系統當成了學生檔案信息的儲備空間。這也使得整個信息化系統中擁有的學生信息比較繁冗，有價值的信息并沒有被提煉出來，最終使用學生檔案信息的效率也不是很高。之所以出現這種情況，主要就是在對學生信息進行整合與歸檔的過程中，并沒有按照相應標準來分類錄入信息，使得整個系統中的學生檔案信息呈現出一種分散性與無序性的狀態，也就無法進行后續加工與深層次使用。

二、信息時代高校學生檔案管理模式的改善對策

（一）提高管理人員的信息化檔案管理意識。對于各個高校來說，學校中高層領導者與管理者應該充分認識到學生檔案信息化管理與建設的重要性，并在平時的時候多關注信息化檔案管理工作，同時還要在下一步的教務管理中充分提高每一個檔案管理人員的信息化意識與素質。這也需要高校首先應該在內部進行管理意識的創新，打破領導者與管理者對于學生檔案管理的傳統認知，明確信息化時代背景下學生信息的重要價值，引導學生檔案信息化管理步入正軌。在此之中，高校也應該針對學生檔案管理人員進行相應的培訓，保證他們能夠熟練使用信息化檔案管理系統的各類功能，同時在錄入信息、傳遞信息、更新信息等各項工作的時候，都應該做好學生檔案信息的審查，保證信息系統中的每一個信息內容都比較全面，不存在錯誤與疏漏。

（二）明確檔案信息化系統的具體內容。各個高校在構建檔案信息化管理系統的時候，應該充分明確信息化檔案管理系統的具體內容，主要可以將其分為兩大部分，即學生基本信息和綜合性成績信息。在學生基本信息方面，主要囊括了學生在各個學校學習過程中的所有信息。而綜合成績信息則主要錄入跟學生每一次考核與考試有關的成績信息內容。透過這兩個方向，管理人員就可以在信息化系統中進行規范的信息錄入，在保證學生檔案信息完備性與全面性的基礎上，使具體檔案信息內容變得更加規范。在高校按照這種模式建成學生檔案信息化系統以后，就可以實現信息系統的資源共享。這種資源共享一方面能夠直接給我國教育部門和用人單位提供必要的學生檔案信息支持，優化大學生就業環境以及我國高校教育的改革路徑，另一方面也能夠加強同區域各個高校之間的交流與互動，顯著提高學生檔案信息化管理的成效。

（三）優化與改善實際的檔案管理制度。對于各個高校來說，在學生檔案信息化管理的過程中，應該明確“統一領導、分級管理”的整體理念，來強化各級管理制度的貫徹效果。在這個過程中，高校一方面應該盡快建成學生檔案管理工作的目標責任制，并加強對每一個檔案管理人員自身工作的多維度考核，利用相應的考核指標全方位展現管理人員的實際工作成效，并將學生檔案管理中出現問題的責任落實到具體主體身上。這樣以后，檔案管理人員在信息化時代下，就能較好地約束自身行為，保障信息化檔案管理的有效性。另一方面，高校應該立足于學生檔案信息的歸檔、流轉等各項內容，制定針對性較強的制度體系，保證學生檔案信息在通過各類信息化渠道的時候，能夠保證信息的完備性與真實性。

（四）加強對學生檔案信息的深度應用。在當前我國高等教育體系不斷變革的背景下，各個學校應該明確學生檔案信息對于自身發展的戰略價值，并利用信息化系統來提煉學生檔案信息，最終能夠形成有利于學校戰略發展的檔案決策信息。這也需要學校不斷拓展信息化系統的自身功能，同時還要強化系統的信息查詢與檢索功能，并能夠對學生檔案信息進行初步的分析，提煉出關鍵檔案信息，能夠給學校的教育管理與后續教學改革提供重要的參考意見。這樣以后，學生檔案信息就能夠通過信息化系統，將原本靜態的信息內容，轉化為動態的信息網絡，直觀展示最有價值的檔案信息，以及在學校不斷發展過程中，學生檔案信息中的各項關鍵點出現的動態變化，充分體現學生檔案信息的價值。

三、結語

綜合來看，我國多數高校在學生檔案管理過程中雖然已經全面推廣使用各類信息化技術，但具體管理工程的成效卻很難得到保證。對于各個高校來說，在下一步運營發展中應該認識到自身在這方面的不足，能夠強化內部檔案管理人員的專業能力與基本素質，并且還要構建相對完善的檔案信息管理系統，細化各項管理制度內容。而對于高校的中高層領導者來說，也應該善于使用信息化系統來提取高校學生檔案中的有用信息，并將其引入到學校發展的戰略決策中，保證學校能夠在當今教育環境中取得優勢的競爭地位。