高職院校檔案工作的發展路徑探討

文/江西建設職業技術學院 楊慧卿 肖婷

目前高職院校檔案工作要推動起來非常不容易，原因在于領導的重視力度不夠，對于檔案工作的人力、物力、財力投入都十分有限，而教職工檔案意識又很淡薄。在這樣不利的局面下要想開展檔案工作，考驗的不僅僅是責任心與耐力，還需要更多立足于現實的策略。要想突破檔案工作的被動局面，就必須從現實困境中去尋找到可靠的出路。

一、構建規范運行的檔案管理體系

筆者認為對于處在起步和初期發展階段的高職院校來說，首先要考慮的是構建能夠延續且規范運行的檔案管理體系，只有把路鋪好了，才能真正走得長遠。而要構建規范運行的檔案管理體系，則需要著力解決以下幾個方面的問題。

（一）讓制度和歸檔流程更加實用和具有可操作性。首先，高職院校在制定各類檔案管理制度時，需特別注意使用頻率比較多的《各類檔案歸檔范圍和保管期限表》要考慮到的實際因素，特別是以下兩點：第一，高職院校具有鮮明的與其他院校不同的辦學特色，其分類體系也與其他院校會有所不同，而根據《高等學校檔案管理實施細則》來的話，有些內容也未能反映到檔案歸檔范圍和保管期限表當中，于是需要根據學校實際結合高職院校辦學特色來制定《檔案實體分類法》及《各類檔案歸檔范圍和保管期限表》。第二，一般在未能明確立卷部門的情況下，各部門在參照《各類檔案歸檔范圍和保管期限表》進行檔案搜集的時候要一項一項歸檔內容地去尋找，沒有方向性。所以最好是能夠根據部門工作職責，明確每項歸檔內容的立卷部門并標注出來，減少兼職檔案員參照《各類檔案歸檔范圍和保管期限表》查找時的盲目性。其次，對于歸檔操作流程，可以通過某一便于大家理解的方式做成可供隨時參考使用的文檔。例如可將檔案管理軟件操作流程、步驟和使用規范以截圖并結合文字說明的方式做成文檔，上傳檔案工作群或其他兼職檔案人員方便獲取的平臺上。

（二）在專兼職檔案員人手少且隊伍不穩定的情況要下分配好檔案基礎業務工作。一般高職院校專職檔案員都不會超過3個，大部分都只有1名專職檔案員，有些院校甚至都沒有專任的。如果各個部門的檔案基礎業務工作都集中到檔案管理部門這邊的話，那專職檔案人員基本上沒有精力再做其他的事情了。所以說大量的檔案基礎業務工作必須由各職能部門來做，但是同時又面臨的一個問題是，部門兼職檔案員本身還有很多其他的工作要做，同時還存在著人員流動性比較大的問題。所以說必須把大量的檔案基礎業務工作分配到各部門來完成，但同時又要使這項工作盡量簡便容易上手。那么可以考慮在檔案管理軟件中建立一個部門錄入的模塊，然后為每個立卷部門單獨建立一個檔案表。各部門將整理好的檔案信息錄入到里面。檔案部門再統一對這些信息進行審核調整，包括檔號都統一調整到沒有問題之后，各個部門再將案卷相關目錄打印出來辦理移交。在各部門剛使用檔案管理軟件或者新接任的兼職檔案員在使用的時候，在他們的檔案表里面錄入一個完整案卷的范例，這樣大家依葫蘆畫瓢地進行操作，遇到不明白的地方再進行個別指導基本上就沒什么問題了。這項工作形成常規以后，即便部門兼職檔案員出現了變動，新任的兼職檔案員參照相關規章制度文件和操作規范也能順利接手了。

（三）保障開展檔案工作所需要的基礎設施設備必須到位。由于大部分高職院校沒有專門的檔案工作經費，因此設施設備每次都得向分管的校領導申請同意了以后才能購置。如果不是在很緊迫或理由很充分的情況下，也很難申請到位。有些內容可以根據教育部27號令《高等學校檔案管理辦法》的文件精神來進行配置，例如檔案工作所需要的基礎用房。而在部門大量的檔案都準備移交到檔案部門保管的時候則可以完善庫房必備的設備。在購置檔案管理軟件并將大部分的檔案目錄數據庫建立完善之后，自此就要為接下來要開展的檔案工作申請到相應的數字化設施，借助因面臨大量的老照片、實物檔案和字跡褪化等重要的老檔案急需通過數字化掃描的方式來保障安全存儲這一時機來配置檔案數字化設備。高職院校不管是在人員配置還是設施設備方面很難一步到位地完全配置到最優或最好的狀況，但至少得保障每一項檔案業務工作都能正常地開展下去并保持有效的運轉。

二、提升檔案的影響力

在搭建好檔案管理體系之后，學校檔案工作就可以正常運轉下去了。接下來要做的就是考慮怎樣將檔案推廣出去，需要提升它的影響力。酒香也怕巷子深，只有將檔案的利用價值充分地發揮出來，而且是能實時地利用起來，才能讓大家真正注意到檔案工作。人們的檔案意識以及對檔案工作價值的認識并不是憑空而產生的，必然是在接觸利用的過程中一點一點累積起來的。因此，檔案部門要做的就是為大家接觸檔案工作或利用檔案創造更多的機會，并在這個過程中為大家提供良好的利用服務體驗。

（一）根據學校利用的需求點來開發利用。高職院校所能收集到的有價值的檔案本來就不多。所以也只能根據現有能收集到的對學校來說具有整體利用價值的檔案來開發利用了。筆者所在學校從學校內部來說利用率比較高的一類就是實物檔案中的各種榮譽，包括獎牌、獎杯、榮譽證書等等。而在設計實物檔案錄入模板的時候，會把一些方便后期篩選查找的字段項都增加進去。例如，不僅包括一些名稱、頒發單位、獲獎者、移交部門等等基本的信息，還通過榮譽類型進行區分（學校教學成果獎、學校黨政獎、教師成果獲獎、學生成果獲獎等等）。這樣在后期利用的時候，通過這些字段項就能直接篩選出所需要的榮譽并導出利用了，而且獲獎的掃描件都會實時地掛接到檔案管理軟件當中。以學校名義獲得的榮譽各部門基本上都會移交到檔案部門來，而以個人名義（不管是老師，還是學生）所獲得的榮譽則是由其本人或部門拿到檔案部門來掃描后立即返還，學校保管其掃描件。目前學校每年的黨建評估、申報文明單位獎、綜治評估等等都需要提供近兩年或三年的學校團體獲獎信息和照片。而系部有時在申報教學科研成果的時候，也會需要提供學校近幾年學生和教師的教學成果獲獎信息和相應的照片。還有教務部門每年都要填報的人才培養工作數據采集平臺中，也要上報上一學年學校獲獎情況，這項工作則由檔案部門來做。以前可能教學的獲獎情況由教務處還和各系部臨時統計再匯總，學校的獲獎則由行辦來統計匯總?，F在，由于檔案部門管理的更加全面和精細，各職能部門或教職工個人在需要的時候只需要直接調出來利用。所以大家漸漸的都意識到存放到檔案部門是最安全和利用起來最便捷的，因此不管是部門還是教職工個人都會將這些檔案第一時間移交到檔案部門或拿過來掃描保管?？梢哉f就這一類別，大家已經形成了對檔案部門的利用依賴了，并且更重要的是讓大家對檔案工作產生積極的印象。

（二）檔案信息化管理過程中融入更多的利用因素。檔案管理軟件是目前高職院校檔案信息化建設的重要平臺。因此應當充分依托檔案管理軟件來提升檔案利用效率，在此過程中，要以利用為導向進行設計利用，各類檔案管理模塊須跳出傳統檔案管理的思維框架，融入更多的利用因素。例如本校在利用的過程當中發現學籍類檔案利用頻率較高，而傳統管理框架下大大限制了利用效率，于是我們將所有學籍檔案都整合到一個模塊下面來進行管理。同時將教務處提供的一些有用的電子學籍信息都納入到錄入模板當中來，在設計學籍卡錄入模板的時候，將高考考生號、身份證號、畢業證編號等字段項都設計了進去，一方面在遇到姓名相同的情況下可以直接篩選到位，另一方面可以一步到位全面地查閱到學生學籍信息，特別是在開具證明的時候，不用往返于各個類別來獲得。提高了學籍檔案的查全率和查準率。以上這些都是一些特別基礎，甚至有些是很微不足道的事情，但是高職院校只有通過這些細微的事情才能逐漸使檔案工作有機會走入人們的視野，通過不懈的努力，可以使學校各職能部門或教職工在一點一點的影響下對檔案工作的價值或者檔案的認識得到有效和正面的改觀，從而建立檔案責任意識，使檔案工作在一個友好的支持環境下順利地開展下去。

三、結語

在推進檔案工作發展的這個進程中，還會面臨著更多的困難和無法回避的問題，需要我們不斷探索和思考更好的措施。千里之行，始于足下。在當前現實情境下，高職院校檔案工作的推動與發展必須依賴于檔案工作者的努力與堅持，在這個過程當中需要足夠的耐心與默默地承受，沒有鮮花與掌聲，也很難得到與所付出努力對等的回報，因而還需要檔案工作者更多的奉獻精神，也唯有執著和堅守才能為學校檔案事業開創出新的局面。立足當下，關注長遠，也許是高職院校檔案工作者需要長期秉持的工作信念。