關(guān)于構(gòu)建國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案室的策略研究

文/沈陽(yáng)渾南現(xiàn)代有軌電車(chē)運(yùn)營(yíng)有限公司 顧嘉

隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)的每一個(gè)領(lǐng)域甚至每個(gè)人的生活都在發(fā)生著變化，以往我們閱讀習(xí)慣借助于用紙質(zhì)媒介工具，如今人們更加青睞通過(guò)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)閱讀文章、查詢(xún)信息、傳輸資料和存儲(chǔ)文件。所以時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，習(xí)慣的改變，也要求企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介向電子化、數(shù)字化模式拓展和應(yīng)用。

目前國(guó)有企業(yè)大多以紙質(zhì)版檔案為主，紙質(zhì)版檔案缺少共享性，不方便遠(yuǎn)距離的利用；字跡材料易腐蝕，不易保存；紙質(zhì)版檔案占用空間較大，浪費(fèi)資源，不方便攜帶，而且國(guó)有企業(yè)缺乏新型檔案管理技術(shù)人才，大部分檔案員還停留在傳統(tǒng)技術(shù)水平，檔案室內(nèi)設(shè)備陳舊，適應(yīng)不了新技術(shù)的發(fā)展需求，檔案工作缺少專(zhuān)項(xiàng)資金保障，企業(yè)檔案相關(guān)的數(shù)字化、電子化管理的制度不健全等等，所以以保障檔案信息安全為前提，要開(kāi)拓創(chuàng)新思維，建立健全相關(guān)規(guī)章制度，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，增加財(cái)政資金投入，提高管理和技術(shù)水平，推進(jìn)國(guó)有企業(yè)數(shù)字化檔案室的建立。

一、健全政策法規(guī)，完善制度

健全國(guó)有企業(yè)數(shù)字檔案室的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系。根據(jù)《國(guó)家檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等，研究制定適合本企業(yè)的檔案數(shù)字化相關(guān)規(guī)章制度，做到有法可依有章可循，在管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)等方面，建立健全的企業(yè)數(shù)字檔案室的規(guī)章制度。如建立《企業(yè)各門(mén)類(lèi)電子檔案歸檔與管理辦法》，明確各部室歸檔范圍和電子檔案保管管理辦法，為電子檔案歸檔提供依據(jù)。建立《電子檔案信息安全運(yùn)營(yíng)維護(hù)規(guī)范》，構(gòu)建安全保障防線，指導(dǎo)日常對(duì)檔案信息安全運(yùn)營(yíng)及維護(hù)的規(guī)范操作，預(yù)防檔案信息泄露、丟失、損壞等嚴(yán)重后果。建立《紙質(zhì)檔案媒介等轉(zhuǎn)化電子檔案方法及標(biāo)準(zhǔn)》，統(tǒng)一檔案信息介質(zhì)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)，在信息采集上把好第一關(guān)，為建立規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)打下基礎(chǔ)。

二、加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高素質(zhì)

國(guó)有企業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍綜合素質(zhì)要不斷提高、業(yè)務(wù)技能要不斷增強(qiáng)，要適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)檔案管理人員加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，充分利用數(shù)字檔案室的優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)提供方便快捷的檔案信息服務(wù)；企業(yè)檔案管理人員要增強(qiáng)責(zé)任感，檔案的收集、整理、保管、存儲(chǔ)、利用、統(tǒng)計(jì)等步驟都要考慮到電子文件格式、元數(shù)據(jù)等，相關(guān)要求同步地完成，整體推進(jìn)，避免風(fēng)險(xiǎn)；企業(yè)檔案管理人員要提高法制觀和安全觀，根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)禁私自竊取電子檔案信息或丟失維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全；國(guó)有企業(yè)檔案管理人員要提高業(yè)務(wù)能力，開(kāi)展數(shù)字化信息采集培訓(xùn)、數(shù)字化信息管理培訓(xùn)、數(shù)字化信息利用培訓(xùn)、數(shù)字化系統(tǒng)維護(hù)培訓(xùn)等，提升檔案管理人員的數(shù)字化信息化技能，培養(yǎng)成優(yōu)秀的數(shù)字檔案室管理人才。

三、增加政策扶持，資金投入

增加政策扶持，加大資金支持力度，建立數(shù)字化檔案室項(xiàng)目資金，統(tǒng)籌資金使用計(jì)劃，加大對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)資金的投入，鼓勵(lì)企業(yè)內(nèi)部開(kāi)展技術(shù)經(jīng)驗(yàn)交流，對(duì)于提出創(chuàng)新建議的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，根據(jù)《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》（GB 50174-2008）、《電子信息系統(tǒng)機(jī)房施工及驗(yàn)收規(guī)范》（GB 50462-2008）等標(biāo)準(zhǔn)要求，為建設(shè)電子信息系統(tǒng)機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，提供資金保障。

四、建立數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)發(fā)應(yīng)用軟件

建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案室原存檔案數(shù)字化：紙質(zhì)檔案掃描、縮微膠片數(shù)字化、視頻資料數(shù)字化、音頻資料數(shù)字化等。接收檔案資料，要求各部室歸檔文件要按照相關(guān)要求，形成電子媒介同時(shí)歸檔。在檔案管理工作的流程中采用電子化、自動(dòng)化辦公，檔案的收、管、存、用通過(guò)信息技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。除建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，企業(yè)還應(yīng)建立檔案檢索軟件、中間件、數(shù)字化加工軟件、虛擬化軟件等，要滿足企業(yè)數(shù)字檔案室開(kāi)發(fā)和運(yùn)營(yíng)的需要。

五、建立數(shù)字檔案室機(jī)房基礎(chǔ)設(shè)施

建立數(shù)字檔案室機(jī)房。數(shù)字檔案室的建設(shè)要參照《電子信息系統(tǒng)機(jī)房施工及驗(yàn)收規(guī)范》（GB 50462-2008）、《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》（GB50174-2008）等相關(guān)規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，機(jī)房的位置、建造結(jié)構(gòu)、空氣調(diào)節(jié)、電氣技術(shù)、電磁屏蔽、網(wǎng)絡(luò)布線、監(jiān)控與安全防范、給排水、消防等方面，在企業(yè)原有的信息化基礎(chǔ)上，通過(guò)改造、添加設(shè)施等方式，建設(shè)滿足企業(yè)檔案信息化要求的數(shù)字檔案室。在數(shù)字檔案室的設(shè)備上，要有滿足工作需要的掃描儀、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)及刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)和錄像機(jī)、光盤(pán)、磁盤(pán)、防磁柜、集線器、交換機(jī)、路由器、光電轉(zhuǎn)換等設(shè)備。

六、建立數(shù)字檔案室安全保障的措施

為保證數(shù)字檔案的安全，按照相關(guān)等級(jí)保護(hù)要求，建立完善的數(shù)字檔案室安全防護(hù)、數(shù)據(jù)資源安全管理和網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急處置措施，構(gòu)筑安全保障防線。每臺(tái)計(jì)算機(jī)必須要安裝防毒軟件，但不需要同時(shí)安裝兩套及兩套以上的殺毒軟件，防止因殺毒軟件之間互相搶奪資源影響系統(tǒng)性能。建立安全審計(jì)軟件，監(jiān)視和控制內(nèi)部的違規(guī)行為、外部的入侵破壞行為。建立防火墻，在網(wǎng)絡(luò)之間、終端計(jì)算機(jī)與服務(wù)器之間構(gòu)造安全保護(hù)屏障，對(duì)服務(wù)器等設(shè)備中流入和流出的數(shù)據(jù)，均要通過(guò)防火墻鑒別、驗(yàn)證。軟件系統(tǒng)可以提供數(shù)據(jù)備份，在線上、離線等都可備份，防止文件的丟失。

數(shù)字檔案室的建立有利于促進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案管理方式向智能化、精細(xì)化、網(wǎng)絡(luò)化方向轉(zhuǎn)變，對(duì)于提高國(guó)有企業(yè)檔案信息化水平，提升國(guó)有企業(yè)檔案管理和利用服務(wù)水平，帶動(dòng)國(guó)有企業(yè)各歸檔部門(mén)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力增強(qiáng)，對(duì)增強(qiáng)國(guó)企的競(jìng)爭(zhēng)力有積極意義。目前，我企業(yè)數(shù)字化檔案室正處于起步發(fā)展階段，網(wǎng)絡(luò)核心技術(shù)有待突破，網(wǎng)絡(luò)信息安全還要提高警惕，所以，作為企業(yè)檔案工作者，我們要進(jìn)一步學(xué)習(xí)電子化、數(shù)字化檔案知識(shí)，結(jié)合工作實(shí)際，扎實(shí)做好數(shù)字化檔案室的管理工作。