論機關(guān)單位檔案管理的規(guī)范化分析

文/云南省昭通市政協(xié)辦公室 王德英

隨著社會經(jīng)濟發(fā)展和工作條件的改變，對于機關(guān)單位的檔案管理工作來說，其工作形式和功能要求需要相應(yīng)地進行調(diào)整，特別是在信息技術(shù)不斷得到引進的情況下，需要改進以往簡單傳統(tǒng)的工作模式，借助于先進技術(shù)，達到機關(guān)檔案規(guī)范化管理的新要求。這不僅需要建立新的工作思維，而且在對于管理工作人員諸如專業(yè)知識、業(yè)務(wù)技能等方面都提出了新的要求，需要有關(guān)部門結(jié)合工作實際，不斷探索經(jīng)驗，著力促進該項工作的開展，提高檔案管理領(lǐng)域的規(guī)范化程度，帶動行政機關(guān)工作規(guī)范開展。

一、影響檔案規(guī)范化管理的相關(guān)因素

（一）對其重要性認識有所欠缺。由于機關(guān)單位的檔案管理屬于是內(nèi)務(wù)性的工作，一直以來都是默默無聞地發(fā)揮作用，所以相對來說受到的重視程度不夠。通常認為對于一個地區(qū)、一個部門的工作成效表現(xiàn)諸如經(jīng)濟規(guī)模增長、形象工程等方面，檔案工作在其中發(fā)揮的輔助作用不大，抓與不抓都無所謂；另外各機關(guān)單位通常把檔案管理看作簡單地收集資料、保存資料，只要可以應(yīng)付日常需要就足夠了。正是由于存在這些思想觀念方面的誤區(qū)，所以以往機關(guān)單位在檔案管理規(guī)范化方面投入有限。不僅資金投入力度不夠，而且信息技術(shù)等設(shè)備配備不到位，檔案處理條件落后，檔案保管存在一定的安全隱患。

（二）相關(guān)制度貫徹有所欠缺。具體表現(xiàn)在：一是由于條件限制，對于及時收集、整理檔案資料的制度要求難以落實，在一定程度上出現(xiàn)了檔案資料缺失的情況。這不僅使得檔案處理的規(guī)范性難以保證，也影響機關(guān)單位檔案資料儲存的完整性。二是在機關(guān)單位檔案資料的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出方面以及檔案保管中涉及的查（借）閱等相關(guān)手續(xù)方面難以做到按有關(guān)制度進行履行，造成檔案管理過程中的混亂。

（三）人才隊伍建設(shè)上有所欠缺。一是工作人員配備不齊，一般達不到相關(guān)規(guī)定對于檔案工作人員要求的配備比例，個別單位甚至沒有確切負責檔案管理工作的人員，造成一些檔案資料難以做到及時整理和歸檔。二是安排從事檔案管理工作的人員缺乏專業(yè)能力，相當一部分人員對檔案業(yè)務(wù)不熟悉，而且在工作上應(yīng)付了事。三是檔案工作人員待遇不高，這在一定程度上影響了檔案工作人員的業(yè)務(wù)積極性和工作水平的提升。

二、改進檔案管理規(guī)范化的相關(guān)建議

（一）抓關(guān)鍵，做到領(lǐng)導重視到位。為了推動檔案管理工作的開展，改進規(guī)范化程度。首先需要讓有關(guān)領(lǐng)導充分認識到對檔案管理進行規(guī)范化的意義，關(guān)心檔案工作的開展，在資源、設(shè)備等方面加大投入，從而提高檔案管理的現(xiàn)代化程度和規(guī)范化程度，在人事、經(jīng)濟待遇等方面給予相關(guān)工作人員的崗位認同，從而切實提高機關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化水平。

（二）抓規(guī)范，做到基礎(chǔ)工作到位。對此需要做到“四化”：一是做好資料的收集歸檔工作，力爭達到程序化。借助建立健全該項工作中的歸檔制度，尤其是在諸如人事變動等方面的重要資料，力爭及時準確地收集、存檔。二是力爭在資料整理方面達到規(guī)范化。根據(jù)相關(guān)標準，細致、準確地對資料進行鑒別、收集、分類、整理，根據(jù)資料價值、收集情況等分門別類地進行歸檔。三是在設(shè)施建設(shè)方面達到標準化。根據(jù)檔案管理內(nèi)容，按照有關(guān)工作要求，采購標準的相關(guān)辦公用品以及電子計算機等信息處理設(shè)備。四是在管理工作方面達到制度化。要求檔案管理人員在工作中嚴格執(zhí)行各項規(guī)章制度，從而保證檔案管理各項工作內(nèi)容有序開展。

（三）抓素質(zhì)，做到隊伍建設(shè)到位。隨著檔案管理理論和實踐的推進，日益向現(xiàn)代化、科技化方向轉(zhuǎn)型，相應(yīng)地，需要切實提高檔案管理要求，提高工作人員的綜合素質(zhì)，使其充分做到知識化以及專業(yè)化，讓相關(guān)工作適應(yīng)社會經(jīng)濟發(fā)展需要。具體措施有：一是抓基礎(chǔ)。各相關(guān)單位需要明確管理，通常由一名領(lǐng)導班子成員分管，同時需要配備專職工作人員，對于兼職人員，需要保證其不缺崗以及有效的工作時間。二是抓培訓。通過開展不同層次、不同類型的培訓，開設(shè)檔案管理人員培訓班，幫助其更新觀念、更新知識結(jié)構(gòu)、提高業(yè)務(wù)能力水平。三是抓待遇。切實重視檔案工作相關(guān)人員的各項待遇，采取行之有效的措施，打造專業(yè)的檔案管理人才隊伍，提高檔案管理的規(guī)范化水平。

（四）抓服務(wù)，做到信息開發(fā)到位。一是借鑒現(xiàn)代化管理方法。借助于信息技術(shù)，不斷充實機關(guān)檔案的數(shù)據(jù)庫，創(chuàng)建檔案資料的查閱平臺，推進其社會化程度，對于不涉密的檔案信息開放共享。二是進行開放式的管理。充分開發(fā)信息資源、網(wǎng)絡(luò)資源，特別是根據(jù)社會熱點、公眾需求等，讓相關(guān)檔案資源切實有效開發(fā)。三是開展服務(wù)式管理。不斷改進檔案管理規(guī)范化程度，促進工作實效，適應(yīng)不同人員的檔案需求，采用先進方法，提高資料使用效率。

三、結(jié)語

綜上所述，在機關(guān)單位各項工作的開展過程中，檔案管理工作發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。所以需要機關(guān)單位充分認識到該項工作中落實規(guī)范化管理要求的意義，采取加大資源投入、培訓工作人員等有效措施，不斷改進檔案管理規(guī)范化水平。從而富有成效地開發(fā)利用檔案資源，提高對其內(nèi)容的有效利用率，為機關(guān)單位各項工作更好地推進提供保障。