淺析黃陵礦業(yè)鐵路運(yùn)輸公司現(xiàn)階段檔案管理存在的問題及應(yīng)對策略

文/陜西陜煤黃陵礦業(yè)有限公司鐵路運(yùn)輸公司 趙媛媛

黃陵礦業(yè)鐵路運(yùn)輸公司自籌建初，就形成了一定的企業(yè)檔案規(guī)模，但由于檔案制度規(guī)范不完善，檔案定位不合理、檔案職責(zé)劃分不清晰、監(jiān)督不到位等因素，導(dǎo)致現(xiàn)階段公司檔案管理存在諸多問題。

一、當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀及產(chǎn)生原因

1.鐵路運(yùn)輸公司自身產(chǎn)權(quán)的變動(dòng)，造成企業(yè)檔案流向和歸屬不明確，導(dǎo)致部分檔案長期堆積或無人管理、不知所歸，有的甚至造成檔案的丟失、損壞。

2.鐵路運(yùn)輸公司下屬黃陵礦業(yè)有限公司，原則上應(yīng)遵循煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類原則，但由于“煤炭建設(shè)，鐵路先行”等因素造成一部分檔案仍執(zhí)行鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，使檔案分類標(biāo)準(zhǔn)存在分歧。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案工作存在的問題

（一）制度體系建設(shè)亟待規(guī)范和統(tǒng)一。由于公司組織機(jī)構(gòu)和部門職能的轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致舊版檔案制度體系不能適應(yīng)新的管理要求；檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范需要參照新標(biāo)準(zhǔn)重新統(tǒng)一制定；有些制度隨著領(lǐng)導(dǎo)、管理人員的不斷更換而無從執(zhí)行。

（二）硬件投入不足，管理設(shè)施落后。公司密集架的購置雖然讓檔案室告別了占地面積大，存儲量少，以及查找不方便的存儲柜的管理模式，但仍缺乏相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施，如掃描儀、防磁柜等。

（三）管理人員更換頻繁，專業(yè)水平不高。公司改組改制造成檔案管理人員流動(dòng)頻繁，一些兼職人員由于未從事檔案管理工作，缺乏足夠的專業(yè)知識，造成文件材料整理不及時(shí)，文件材料之間缺乏有機(jī)聯(lián)系，檔案收集不完整。

（四）檔案信息資源的開發(fā)利用工作力度不夠。當(dāng)前，公司的檔案還停留在手工整理和簡單的Excel表格統(tǒng)計(jì)和查找等淺層次服務(wù)上，缺乏對檔案深層次利用，如檔案的信息開發(fā)、資源整合、編研等工作。

（五）企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。受觀念、資金、設(shè)施、人員等方面因素的影響，公司的檔案信息化工作還處于起步階段，尚未形成完整的文件級目錄數(shù)據(jù)庫。雖有OA辦公自動(dòng)化的利用，但檔案信息化依然薄弱。

三、新形勢下公司檔案管理的特點(diǎn)

（一）進(jìn)室檔案涉及生產(chǎn)技術(shù)方面增長迅速。隨著公司對新設(shè)備，新工藝的引進(jìn)，以及換軌工程的實(shí)施，涉及生產(chǎn)技術(shù)、基建、運(yùn)輸方面檔案數(shù)量明顯增多，隨著技改工程的推進(jìn)，公司技術(shù)類檔案資料已從原有的400卷增至1200多卷。

（二）歸檔的內(nèi)容在不斷豐富。隨著近幾年公司倡導(dǎo)科技興企，增加許多了工作，并在企業(yè)工作中有不同程度的體現(xiàn)，如：循環(huán)經(jīng)濟(jì)、節(jié)能減排、自主創(chuàng)新、知識產(chǎn)權(quán)等。

（三）檔案利用的目的和形式有了新的變化。企業(yè)的檔案利用更多地集中在生產(chǎn)技術(shù)、科研、設(shè)備儀器、經(jīng)濟(jì)等方面。從利用的形式上看，除了提供傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案服務(wù)外，利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和相應(yīng)設(shè)施提供相應(yīng)服務(wù)的情況越來越多。

四．針對當(dāng)前檔案管理問題的應(yīng)對策略

（一）及時(shí)與上級檔案部門溝通，匹配相應(yīng)的檔案分類細(xì)則，對現(xiàn)有檔案進(jìn)行歸類和整理。細(xì)化檔案的收集，統(tǒng)計(jì)，歸檔、應(yīng)用等制度和準(zhǔn)則，將文件積累工作納入公司管理制度與相關(guān)人員的績效考核，通過“全程化”積累，保證文件歸檔完整齊全。

（二）加強(qiáng)檔案宣貫工作，糾正錯(cuò)誤認(rèn)識，優(yōu)化檔案管理策略。提升和加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視，強(qiáng)調(diào)檔案的重要性；同時(shí)檔案管理人員不能孤立、被動(dòng)地等待歸檔或是埋頭于“書山文海”中一味單純地整理，要順應(yīng)社會(huì)和企業(yè)發(fā)展，尋求合理規(guī)范的管理方法，提高檔案工作效率。

（三）抓好企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)工作。抓好基礎(chǔ)制度規(guī)范建設(shè)，完善檔案工作程序和管理方法；按照 “精之又精，慎之又慎”的原則，做好文書檔案的收集、整理和歸檔工作；全方位進(jìn)行庫房管理，消除各種安全隱患；及時(shí)到位檢查，清點(diǎn)庫存并修復(fù)破損檔案，將安全隱患排除在預(yù)防工作中。

（四）參與現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理的信息化。實(shí)現(xiàn)軟件編程人員與檔案員的有效溝通，確定每一個(gè)流程節(jié)點(diǎn)上的記錄、每一份產(chǎn)生的審批文件、每一份訂單合同的流程，實(shí)現(xiàn)“前端控制”，從源頭上保證歸檔文件的質(zhì)量，為各類電子文件的管理打好基礎(chǔ)。

（五）多渠道收集檔案，豐富、全面檔案室藏。拓展接收面，尤其是加強(qiáng)檔案征集工作，尤其是生產(chǎn)設(shè)備等重要和長期使用的生產(chǎn)技術(shù)檔案資料。增加接收門類，根據(jù)企業(yè)發(fā)展實(shí)際接收新的內(nèi)容，增加檔案門類。

（六）加強(qiáng)在檔案信息化建設(shè)方面的工作力度。結(jié)合檔案工作實(shí)際，從建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫著手，對現(xiàn)有的檔案案卷進(jìn)行準(zhǔn)確無誤的分類、著錄、整理、鑒定等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，建立高質(zhì)量的案卷目錄和文件目錄檔案，條件成熟時(shí)，進(jìn)行檔案原文掃描、數(shù)據(jù)檢索等工作，逐步對非電子檔案實(shí)施數(shù)字化。

（七）適時(shí)增加檔案管理的投入力度。增強(qiáng)檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平并定期進(jìn)行在職培訓(xùn)；設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，制定長遠(yuǎn)規(guī)劃，適當(dāng)增加硬件設(shè)施方面的投入，跟上檔案信息化建設(shè)的步伐。

隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，檔案工作的任務(wù)、環(huán)境、服務(wù)對象和管理方式勢必會(huì)發(fā)生新的變化。公司除了健全制度，完善規(guī)范，還需不斷更新觀念，力求創(chuàng)新，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)和檔案信息化平臺建設(shè)。真正實(shí)現(xiàn)檔案的智能化、數(shù)字化管理，為公司的發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。