論提高水利工程檔案管理工作的途徑

文/山東黃河勘測設計研究院 趙德利

水利工程企業的檔案詳細記錄了每一項水利工程的前期策劃和具體施工階段及竣工驗收階段的流程。這當中記錄的文字、圖標、影響等內容對水利工程企業今后的施工具有很大的指導意義。因此，水利施工企業的檔案管理值得我們加以重視。下面我們先來探討水利施工企業檔案管理的重要性。

一、水利施工企業檔案管理的重要性

（一）水利工程的建設與水利工程的檔案存在著密切關系。首先，一個項目想要開始實施，必須先進行前期策劃，而前期策劃，必定會儲存下一些文字、圖表及影像資料。可見，在開始施工之前，我們就已經要開始記錄檔案了。在施工過程中，我們仍需要記錄下每一個階段的工作流程及具體內容，施工結束后，還需要總結記錄本期工程中存在的問題及驗收成果。可見，在我們的整個施工過程中，檔案記錄一直貫穿其中，水利工程檔案記錄對工程建設直接形成的各種體系文件，對工程竣工后進行維護、加固、檢查管理、使用提供了很大價值。除此以外，我們每實施一項新工程，還應當查閱以前類似工程的檔案記錄，從中提取過往經驗，避免在施工過程中再犯同樣的錯誤。綜上，我們可以看出，水利工程的建設與工程的檔案記錄其實是一個有機整體，二者之間密切相關，不可分割。

（二）水利工程的檔案記錄可以間接地反映出整個工程質量的好壞。如今的各項水利工程都講究精細化管理，且對每個項目的評價體系都是建立在工程檔案記錄的基礎上的。因此，水利工程的檔案記錄可以反映出某一個工程整體質量的好壞。如果某一項工程的檔案記錄不夠全面，不夠具體，會直接影響到該工程的評定。有些企業只重視水利工程的具體實施及結果，而忽視檔案的記錄。其實這些檔案中的文字、圖表、影響同樣是判定工程的標準之一，它對整個工程的質量有著重要影響。可見，檔案記錄時全面評定工程質量、查證事故原因就是責任的重要依據。

（三）水利工程的檔案記錄是水利工程建設質量控制的重要環節。水利工程的檔案記錄直接關系到工程質量的好壞，更是整個工程質量保證的重要環節。只有在施工過程中記錄完善詳細的施工過程，才可以在施工現場對各個環節做到全面控制，才可以保證工程的質量。通過上述說明，我們了解到水利工程企業檔案記錄的重要性，首先檔案記錄與工程建設存在密切關系，其次，檔案記錄還可以間接反映出工程的好壞，同時還是保證水利工程質量的重要環節。接下來我們探究當今水利工程企業檔案記錄中存在的問題。

二、當今水利工程企業檔案記錄中存在的問題

（一）企業對檔案管理制度的重要性認識不夠。雖然上文中我們說了那么多檔案記錄對水利工程的重要性，但仍有一些企業對檔案記錄的必要性認識不夠。水利工程的檔案記錄是一份相對較復雜的工作，因為它涉及的方面眾多，記錄起來也比較麻煩。部分企業的檔案管理部門缺乏管理意識，總是重建設，輕檔案，不能夠認真對待檔案記錄工作，使得公司實施過程中的各項信息不能夠被及時地收集起來，直接影響到了水利工程企業的檔案記錄工作。

（二）水利企業的檔案管理制度不夠完善。由于水利企業的施工項目往往是一些施工周期較長、參與單位眾多的大型項目，檔案記錄的工作也隨之變得更為復雜。這就需要說服企業建立完善的檔案管理機制。但現今仍有部分企業的檔案管理機制沒有達到要求。企業對檔案管理的宣傳力度不夠，對相應的信息采集措施缺少相應的規定，設備也不夠先進。這就可能導致企業檔案管理混亂，比如找不見相應的檔案或是檔案不夠完整等，這些都會對水利企業的工程實施產生一定程度的影響。

（三）部分企業缺乏專業的檔案管理人員。檔案記錄工作是一項十分繁瑣卻又十分重要的工作。往往需要專業的人員來開展工作，但現在有許多水利企業不夠重視檔案管理工作，隨便從某個部門調出人員來負責檔案管理。這就造成企業的檔案管理制度不夠完善，信息收集不夠齊全等一系列問題，而這些問題都會影響到水利企業的工程建設工作。

（四）企業的檔案記錄不夠規范。檔案記錄需要詳細，并且分類明確，部分水利工程企業沒有對檔案記錄做出相應的統一規范要求，使得檔案記錄混亂，同一單位的檔案記錄不一致等問題。或者是企業的檔案記錄在竣工后沒有及時找相關的負責人員簽字確認等。部分企業的檔案部門甚至抱著敷衍的態度，在檔案記錄工作上應付做事，這一系列的不規范操作都會對水利企業今后開展工作產生不良影響。

三、提高水利工程檔案管理工作的途徑

（一）水利工程企業要提高對檔案管理工作的認識。企業員工的思想價值觀念與該企業的思想價值觀念具有密切聯系，因此，想要開展好水利企業的檔案管理工作，首先需要企業自身重視起來檔案管理。只有企業重視起來檔案管理，才能夠讓企業員工意識到檔案管理對企業發展的重要性，這才是激勵員工更好地完成檔案記錄的內部驅動力。企業不只要認識到檔案管理的重要性，還要加強對檔案管理的工作的監察力度，用適當的條款來約束員工的行為。

（二）水利企業要規范檔案記錄流程。為避免出現同一單位檔案記錄不一致等現象，水利企業應頒布相應的規章制度，并且明確規定各類事項的相關負責人員，要求所有員工認真完成自己分內的工作。同時企業還應該要求相關人員主動及時地將需要記錄在檔案中的數據提交上去，全力配合檔案管理部門人員的工作。

（三）水利企業應培養專業的檔案記錄人員。明白檔案管理工作的重要性之后，水利企業就不能再隨便從不相關的工作部門抽調人員來負責檔案管理工作，而是應培養專業的人員，打造專業的團隊來負責相應工作。要求這支隊伍中的工作人員必須具有積極性以及自覺性，能夠主動地研究檔案管理的知識并與現場工作人員進行積極溝通。另外，還需要他們具有一定的創造性，可以在日常檔案管理工作上推出創新，改善工作方法，提高工作效率。只有這樣，檔案管理人員才能夠更好地履行自己的職責。

（四）企業應完善檔案管理的制度。為了保證水利企業的檔案管理進度能夠與工程實施進度一致，企業應建立完善的檔案管理制度。從前期策劃一直到后期竣工檢驗，都應制定出相應的制度。除此之外，還應建立監督制度，對水利企業的檔案管理部門進行不定時檢查，以確保檔案管理部門的工作成果。

四、總結

本文詳細地從水利企業檔案管理的重要性及現存問題和提升途徑三個方面進行了論述。首先是企業檔案管理制度的重要性，檔案管理不僅與企業工程實施密切相關，還與水利企業的工程質量息息相關。其次是現今水利企業檔案管理中存在的問題，如制度不夠完善，人員不夠專業，記錄不夠規范等。最后研究了提升途徑，第一，企業應提高對檔案管理工作的認識，第二，企業應完善相應制度，第三，企業應打造專業的檔案記錄團隊，第四，企業還需規范檔案記錄流程。